“互联网+”背景下优化档案管理工作的几点策略

    摘 要：随着社会发展与科学技术的进步，互联网技术在社会各个领域得到广泛应用，虽然大大提升了档案管理工作效率，但其中也暴露出了各种各样的问题。在“互联网+”背景下，如何优化档案管理工作，并为人们提供优质的档案服务，已经成为档案管理工作者普遍关注的热点问题。基于此，本文首先简述了“互联网+”背景下优化档案管理工作的重要性，并重点针对档案管理工作存在的问题提出几点具体的优化策略，以期能够为推动档案事业的稳步、可持续发展提供一定的借鉴与参考。

    关键词：互联网+;档案管理;重要性;问题;优化

    DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.133

    1 “互联网+”背景下优化档案管理工作的重要性

    1.1 大大提升档案管理效率

    在“互联网+”的时代背景下，众多企业与单位都积极探寻“互联网+档案管理”的新模式，使企业与单位的档案管理工作效率实现了显著提升。近些年来，随着企业与单位档案信息量明显增加，对其档案管理工作也提出了严格要求，借助互联网平台既能够高效收集各种各样的档案信息，还能显著提升企业或单位档案管理的整体水平。

    1.2 有利于企业或单位的高效运转

    企业或单位档案指的是完整记录企业或单位以往的工作状况，提高企业或单位的档案管理水平，能够高效查询与利用档案信息，进而为企业或单位高效开展各项工作提供重要的信息支撑，既能够使企业或单位档案信息的价值得到充分发挥，又能为企业或单位的高效、稳定运转起到一定的促进作用。

    1.3 有利于建设信息化管理体系

    在“互联网+”背景下优化档案管理工作，能够实现企业或单位档案信息化建设水平的显著提升，通过构建高效的档案管理信息平台，既能够强化档案部门与其他部门之间的相互联系，还能保证档案信息的完整性与全面性。另外，档案信息化建设作为企业或单位信息化建设的重要内容，提升档案信息化建设水平能够为建设信息化管理体系奠定坚实的基础条件。

    2 “互联网+”背景下档案管理工作存在的问题

    2.1 管理问题

    1）未能充分意识到档案管理的重要性。大多数企业或单位往往会忽略档案管理工作，还有部分企业或单位依然使用以往较为传统的纸质档案管理模式，进而导致档案管理水平无法实现显著提升。还有部分管理人员认为档案管理工作无法带来实际的经济效益，因此不必重视档案管理工作。尤其是在“互联网+”时代背景下，部分管理人员由于缺少创新意识，且无法及时引进先进的管理技术，导致档案管理工作由于动力不足而严重影响其工作效率。另外，还有少数档案管理人员工作态度不端正，不愿主动开展档案管理工作，也未能针对档案管理工作提出有效的建议，既导致档案信息缺乏完整性，又导致档案管理效率显著下降。2）工作人员素质不高。通常情况下，大多数档案管理人员都是身兼数职，很难在档案管理工作上集中较多的时间与精力，因此往往会安排普通职工开展档案管理工作，但是这些工作人员往往不具备统筹能力 且管理能力不足，随着档案信息量的大幅增加，这些管理人员仅仅只能够数字化输入大量的档案信息并对其进行存档处理，由于档案管理系统不具备分类与检索等功能，不仅会为今后档案信息的查閱与调档带来很大程度的困难，还会导致档案信息的应用价值无法得到充分发挥。3）人员流动较为频繁。在传统理念的影响下，大多数企业和单位不太重视档案管理人员，导致档案管理工作人员普遍认为没有发展空间，不愿主动承担档案管理工作任务，一旦有岗位调离的机会，大多数工作人员都会紧抓机会调离到其他岗位。而且，在岗位交接时还极易出现交接不力等现象，不仅会导致部分档案信息资料出现不同程度的破损，严重时还会泄露机密信息。另外，部分企业或单位还缺少完善的管理体系，大多数档案管理人员仅仅通过邮件传送档案信息资料，然而部分经验不足的档案管理工作人员会直接复制档案信息内容，在无法保证网络安全的条件下，这一操作极易为不法分子篡改数据信息创造有利条件，由此造成的损失将无法挽回。

    2.2 技术问题

    1）信息安全问题。随着互联网技术的飞速发展，电子档案管理模式也发生了明显改变，这一数字化的档案管理模式不仅显著提升了档案管理效率，还为档案查询与更改带来了很大程度的便利。然而，在此过程中电子档案管理对计算机设备与软件的依赖程度也明显提升，在“互联网+”背景下档案信息极易被篡改或删除，进而导致档案信息面临着严峻的安全问题。另外，使用计算机设备对档案信息进行数字化管理，虽然能够批量处理海量的档案信息，但是却无法确保档案信息的原始性，同时还导致档案信息丢失的概率显著增加。2）网络安全问题。网络安全问题是电子档案管理过程中不容忽视的一项重要问题，若无法保证网络的安全性则必然会对电子档案信息管理的发展起到一定的制约作用。在“互联网+”背景下，管理网络化与办公自动化的普及程度显著提升，与此同时，黑客恶意攻击、网络病毒入侵等现象时有发生，对档案信息的可靠性与安全性构成了严重威胁。

    3 “互联网+”背景下优化档案管理工作的几点策略

    3.1 转变档案管理意识

    随着互联网的快速发展，以往传统的档案管理理念已经无法与档案管理工作的需求相适应，因此，档案管理人员应当主动转变其自身的管理理念与服务意识，还应当强化档案管理人员及公众的档案互联网意识，使其充分认识与了解档案管理工作，以促进“互联网+档案”工作的高效、顺利开展。

    3.2 强化档案管理队伍建设

    构建高质量的档案管理团队是高效开展档案管理工作的一项重要条件。档案管理工作作为一项科学性与专业性较强的工作，对工作人员的综合素质提出了严格要求，既要求工作人员具备专业的理论知识，又要具备先进的互联网技术。企业或单位应当定期组织工作人员对新观念与新技术进行学习，以实现其互联网档案管理能力的显著提升;另外，档案管理部门还应当积极引进互联网专业技术人才，以充实“互联网+档案”管理队伍，进而实现“互联网+档案” 管理水平的显著提升。

    3.3 加强档案管理安全保障

    通常情况下，互联网表现出较强的共享性与开放性，“互联网+”与档案管理之间的结合虽然能够大大提升档案管理水平，但是却直接威胁了档案信息的安全性。因此，确保档案信息安全管理必须引起档案管理部门的高度重视。首先，相关部门应当通过构建专业的防火墙以避免各种各样的非法入侵，进而确保档案信息管理系统的正常、安全运行。另外，由于电子档案对计算机的依赖性比较强，因此企业或单位应当针对电子档案的存储及其运行环境制定严格的管理制度，对电子文件的存储载体与格式等进行统一，以方便档案资源的传输与管理。除此之外，档案管理工作人员还应当定期对计算机进行病毒查杀，并做好相关修复工作，还要及时对档案信息进行备份，以保障档案信息的可靠性与安全性。

    参考文献

    [1]谢文杰.“互联网+”档案管理优化策略的研究[J].惠州学院学报（社会科学版），2019，39（2）：125-127.

    [2]盛梅，曹昊洋.“互联网+”下档案管理工作现存问题及优化途径[J].无线互联科技，2019（1）：119-120.

    [3]苗美玲.“互联网+”时代事业单位档案管理的优化策略[J].卷宗，2020（4）：119.

    [4]关颖.“互联网+”时代事业单位档案管理工作的优化策略分析[J].现代经济信息，2019（8）：50.

    作者简介

    李丽娟（1978-），女，汉族，湖北黄冈人，本科，馆员，从事档案管理工作。