事业单位人事档案管理信息化建设的研究
成功
摘 要：文章分析事业单位人事档案信息化建设的必要性，总结目前事业单位开展人事档案信息化建设过程中出现的问题，针对这些问题提出了加强此档案管理信息化建设的有效途径，以供参考。
关键词：事业单位;人事档案管理;信息化建設
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.137
1 引言
人事档案管理工作就是通过文件的形式将人事管理活动向主管部门展现的工作方式，在目前的信息时代下，人事档案管理方式也逐渐由原始的实体模型向数字档案信息管理模式转变。在此转换过程中，需要人事管理部门加强对档案信息化管理机构的信息化建设工作，通过电子信息资源中心来收集和储存档案信息资源，便于管理人员对这些信息资源进行阅读和管理，为社会提供更加优质的服务，发挥这些档案信息资源的最大作用，满足时代发展对档案管理工作提出的专业化和电子化等要求。
2 事业单位人事档案信息化建设的必要性分析
由于人事档案记录了人才信息，因此通过查阅人事档案可以了解事业单位内部的人事背景、履历以及德才、工作业绩和奖惩等相关内容，通过了解上述内容便于在人事管理中开展合理的人才开发和使用工作，有助于提升事业单位工作效率和质量，推动事业单位的发展。但是在如今的数字化、信息化时代下，传统地基于计算机进行辅助的人事档案管理模式已经不符合时代发展要求，而需要利用计算机、扫描仪、互联网等现代设备和技术来实现信息化的人事档案管理。在此种人事档案管理模式系啊，可以通过虚拟文字、图片以及音频等电子数据的方式进行人事档案资料的记录，便于通过计算机技术对上述档案信息进行分类、分析和加工。不仅便于保存大量的人事档案信息，而且便于通过互联网进行信息查询和修改，降低人事档案管理成本，提升人事档案工作效率。
3 当前事业单位人事档案信息化建设的现状
1）软硬件基础差的问题。不同事业单位对人事档案信息化建设的要求不同，因此在开展相应管理软件时也表现出较大差异，这就增加了不同管理软件之间的信息互通难度。此外，虽然目前事业单位中开展信息化人事档案管理工作的硬件基本齐备，但是受限于专业技术和操作水平、认知以及重视程度的影响，造成了目前仍然主要采用计算机辅助的人事档案管理方式，阻碍了人事档案信息化建设工作的开展。
2）信息化管理标准不够统一的问题。信息化管理标准是开展人事档案管理信息化建设的前提和保证，但是由于不同事业单位通常结合自己的需求和利益来制定此管理标准，虽然此种方式有利于单位内部开展针对性的人事档案信息管理工作，而由于此管理框架存在较大不同，增加了统一管理的难度。无法通过统一且规范的管理标准来实现单位内部彼此之间的统一管理和档案数据共享等。
3）管理人员专业水平参差不齐的问题。部分事业单位中的人事档案管理人员通常身兼数职，难以有充足的时间和精力投入到此工作中。而针对设置专门人事档案管理岗位的单位，也普遍存在平均年龄比较高、整体学历低且接受新鲜事物能力较弱的问题，加之事业单位通常对此岗位的重视不足，没有做好对此岗位的专门培训工作，造成其不了解相关专业知识，仍然沿用传统的方法开展管理工作，难以接受和应用新知识与新技术，也就阻碍了数字信息化的普及度。此外，此岗位管理人员的流动比较大，新进人员也难以在短时间内掌握信息化建设内容和管理要求，增加了此信息化建设的难度。
4）资金不足的问题。人事档案信息化建设需要大量资金投入来更新设备和技术，而且此资金不仅用于采购电脑、扫描仪等信息化设备，而且还要引进专业人才做好这些硬件设备的维护工作。为了发挥设备软硬件设施的应有作用，还要加强对人事档案管理人员的培训，这都需要大量的资金支持。但是由于事业单位针对此方面的资金预算和投入不足，在单位自行筹集资金的过程中容易由于档案管理工作处于从属地位而具有较大的资金筹措难度，造成资金筹措不及时、资金不足而阻碍此信息化建设的问题。
4 加强事业单位人事档案信息化建设的有效措施
1）健全管理机制。在事业单位人事管理工作中，应针对人事档案信息化建设制定符合单位实际情况的管理制度，在此制度中明确具体的管理工作流程和要求，按照统一领导、统一制度和统一管理的原则由档案部门逐步实施人事档案的信息化管理工作。还要明确档案管理部门不同岗位的具体职责内容和工作、管理机制等，保证此管理工作的全面和规范化开展。此外还要结合不断更新的信息技术及时对此管理制度进行改革和创新，保证此管理信息化工作的有效性和实用性。
2）做好数据库建设和安全防护工作。在人事档案信息入库之前需要基于对方便利用和档案入库成本之间关系的正确理解和妥善处理来做好信息鉴别工作，管理人员应严格执行档案数据库建立的相关规定，保证所建立数据库的准确性和规范性。但是由于在利用信息技术提升档案管理工作效率和质量的同时，也容易由于网络安全等问题而造成信息泄露等安全问题。因此，在此信息化建设中应重视档案信息的安全问题。这不仅需要基于信息化管理的法规和安全标准对信息安全保障体系进行不断完善。比如通过备份和相应恢复机制的方式来确保信息数据安全。而且还要严格管理档案信息的借阅和查询工作，加强对管理人员的职业培训，提升其职业操守和安全意识。此外还可以通过分开存储数据档案和纸质档案的方式，做好数字化档案的备份，保障档案资料的安全。
3）加强对管理人员的培训工作。在此管理工作和信息化建设过程中，人作为主体和核心，在目前推广以人为本的管理模式下，需要基于飞速发展和进步的信息技术，加强对此管理人员的教育与培训，以期转变管理人员的固有观念，同时掌握先进的信息技术，满足此管理信息化建设对人才的需求。具体地说，基于此管理工作和信息化建设工作的特殊性，要求管理人员从思想上重视信息化建设，而且具备较高的专业素质，掌握档案管理和信息化管理技术等。同时还要求管理人员具备良好的品德素质，保护数据不被泄漏，保障此信息化建设工作的顺利开展。
4）整合资源来解决资金问题。在传统的人事档案管理模式下通常由基层单位或上级主管单位进行管理，也就会由单位管理规模来决定资金投入数量，而基层单位中由于人事档案较少，也难以配备足够的专业设备和专职人员开展数字信息化建设。加之此管理工作不直接产生业绩和经济效益，难以引起上级领导的注意，造成单位对此方面工作的资金投入不足。因此就需要扩大档案管理工作的规模，通过集中管理的方式、有专业机构开展此信息化管理工作。而且通过集中管理的方式也有助于实现统一管理，提升此管理工作的地位、引起领导重视，也能争取更多资金，并配备足够的设备和专职人员，推进此信息化建设效率和质量的提升。
5 结语
在事业单位中，开展人事档案管理信息化建设工作有助于推进单位体制改革创新和实现人事档案管理社会化服务。但是在此信息化建设工作中也表现出机制、硬软件、人员和资金等方面的问题。这就需要在此管理工作中要合理利用现代信息技术开展档案信息的信息化建设工作，提高此档案管理工作效率和质量。
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