| 标题 | 新时期档案现代化管理数字化策略和探析 |
| 范文 | 丁润峰 摘? 要：新时期内，传统的信息管理工作需要朝向现代化、数字化的方向创新，才能令信息管理工作与现代化的档案应用需求实现有效对接。基于此，该文首先对新时期档案现代化管理建设的价值定位进行分析，以此确认档案现代化管理的建设方向与基本需求。其次对档案现代化管理数字化策略的建设要点进行探究。最后则以基本需求和建设要点为依据，基于收录阶段内、管理阶段和应用阶段，对具体的档案现代化管理数字化策略进行探析。 关键词：档案管理? 档案信息? 数字化档案管理? 探析 中图分类号：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）02（b）-0042-03 Digital Strategy and Analysis of Modern Archives Management in the New Era DING Runfeng （Cangzhou Hospital of Integrated Traditional Chinese and Western Medicine， Cangzhou， Hebei Province， 061001? China） Abstract： In the new period， the traditional information management work needs to be innovated in the direction of modernization and digitization so as to realize the effective connection between the information management work and the modern file application requirements. Based on this， this paper first analyzes the value orientation of the construction of modern management of archives in the new period so as to confirm the construction direction and basic needs of archives modernization management. Secondly， the paper explores the key points of the construction of digital strategy of archives modernization management. Finally， based on the basic needs and construction points， the collection stage， management stage and application stage， the specific digital strategy of archives modernization management is analyzed. Key Words： File management; File information; Digital file management; Analysis 檔案是人们保存有效信息的重要载体，对档案进行有效、安全的管理，是社会及国家稳定发展的必要步骤。新时期内，伴随网络信息技术的高速发展，信息的存贮有了更加便利、高效、安全的选择。档案管理也需要步入现代化、网络化的发展状态中，从而有效提升档案管理与档案服务工作的整体质量和效率。但传统的档案管理模式都是以纸质档案为主，从实体到非实体的管理过渡，存在一定的风险。因此，新时期内要实现档案的现代化、数字化管理，就需要结合具体的档案管理需求，以及档案管理创新需求，对具体的数字化管理要点进行分析，继而得出更具针对性的管理策略。 1? 新时期档案现代化管理建设的价值定位解析 1.1 可高度符合时代发展的必然需要 国内信息技术不断发展，信息处理的效率也在技术的辅助下得到了进阶式升级。而当服务水平提升后，人们对于工作效率的整体要求也逐渐上升。整个社会的运行模式都得到了通彻改造，而传统的工作模式也必须要与现代技术结合，才能与新时代内社会运行的应需速率达成一致。档案管理也称为档案工作，主要工作任务就是对档案信息进行保存、管理，并提供对应的信息服务。档案管理是国家档案事业的最基本，也是最核心的工作内容，与人们的生产生活密切相关。换言之，档案管理是一个大概率不会被淘汰的工作，且在每个时期内有着不容忽视的积极作用。因此，在新时期社会运行模式得到现代化改造的整体背景下，工作效率的升级必然会提升人们对档案管理效率的基本要求。故而，新时期内对档案管理进行现代化、数字化建设，高度符合时代发展的必然需要，应该得到档案管理人员的高度重视。 1.2 可有效升级档案管理的安全性 传统的档案管理大多是以实体管理为主，也就是在一定的空间内，对纸质的档案资料进行保存。虽然本质上人们可以通过加强安保的方式，充分保障档案资料的取用安全。但纸质资料本身就存在一定的贮存危险性，一旦环境的温度、湿度出现了反常的变化，纸质资料就极易被损坏，更不要说水灾、火灾等大型意外事故存在的负面影响了。但当档案管理能够实现现代化的改造时，档案将同时以实体化和数字化的两种方式呈现，并分别在实体空间内和互联网空间内贮存。即使现实生活中出现了一些意外事故，档案的完整性和真实性也可以被充分维护。同时，网络密钥的使用还能够缩减人力成本的输出。只要档案管理部门能够提升网络环境内的监管水平和安全性，部门便可以缩减人力监管的成本，令资源可以流向服务层面，在不额外输出资源的情况下提升档案服务的整体质量。 1.3 可充分提升档案服务的整体质量 档案服务基本指的是对档案信息的取用。通常而言，为了保障档案取用的安全性，工作人员会对取用者的身份、取用的目标、作用的单位及事件进行充分的调查。整个过程需要查阅和验证的信息较多，且人力检查难免会存在一定的疏漏。但当档案管理能够实现现代化、数字化的改造时，取用者在一般情况下无需再前往档案管理处进行调取。只需要通过线上的档案管理平台，通过验证身份的方式便能够快速完成审核。而网络审核可以通过电子水印、身份验证等一系列防伪方式，快速高质地核查来访者的身份，更能够快速有效地辨明身份造假、虚假材料等违规问题，并将违规资料加以记录。这种信息处理、信息核查方面的整体效率，远超于人工处理的效率。因此，新时期内对档案管理进行现代化建设，能够充分提升档案服务的整体质量。 2? 档案现代化管理数字化策路的建设要点 2.1 管理程序及步骤的充分“数字化” 从上文研究的檔案管理现代化建设的价值定位来看，对其进行现代化建设的根本目的，就是要提升其整体的效率，令档案管理工作能够与新时期内其他由数字化策略驱动的工作内容，实现效率上的高度匹配。由此来看，档案管理工作便不能够在某个上进行现代化改造，而是要从整体的视角入手，将档案管理的每个程序、每个步骤都进行充分的数字化改造。才能真正实现对档案管理观念、方法、模式的完善更新。同时，与档案管理工作对接的其他工作，也需要完成对数字化端口的建设。争取在一个工作团队内部，实现以数字化为媒介的工作高效化对接。这是因为假设某一个工作内容并未实现数字化改造，那么数字化信息到该工作所负责的区域内时，便需要额外完成从数字化到实体化的信息转码。这无疑会拖慢工作处理的速率，反而令档案管理的信息化建设失去了效率提升的积极作用。因此，必须实现充分的数字化，才能完成对档案管理现代化的建设。 2.2 重视对数据库的建设和应用 新时期内，信息技术的发展只是时代内其中一种新的变化。而另一种“新”，指的是大数据。信息技术的发展使得网络环境内，信息生产的门槛降低。致使网络环境中每时每刻都在产生大量的数据信息，这些数据信息整合构成了“大数据”这一概念。而档案管理工作在完成现代化改造后，网络环境内存在的档案信息也会不断增加。那么为了实现对巨量数据的有效管理和高效管理，就必须建构一个完善的数据库。该数据库不但要能够妥善贮存巨量数据，更要能够实现对数据的有效分类。该数据库也应该具有与其他应用单位在网络层面上对接的功能，这样才能尽可能地实现对工作效率的整体性升级。 2.3 高度保障档案信息的安全性 档案信息不同于其他的信息类别，许多档案对安全性、保密性的要求极高。这是因为档案在一定程度上可以代表人的“生平”，是对人的状态进行判断的重要依据。例如，国家在处理就业、刑事等问题时，就会特别对档案进行调取，从而对某个人或某个群体进行细致且有效的判断。同时，档案还可以证明一个人的某个身份或某个行为，一旦档案丢失或被损坏、恶意修改，就会对其生活、工作造成不可预计的严重影响。因此，在档案管理现代化建设的过程中，安全性必须成为重要的考量因素。档案管理团队可以将预算尽可能地放置在安全建设的过程中，同时也要积极提升档案管理者的数字化信息素质。令他们能够在安全的环境下，使用安全的手段去处理档案信息。这样才能在提升档案服务效率的同时，有效保障档案处理的安全性。且档案管理团队还应以现代化为思路，建设范围全面、力度较强的管理制度，从而进一步保障档案管理数字化改造的安全性。 3? 新时期档案现代化管理数字化策略 3.1 收录阶段：完善采集，妥善编排分类 档案管理团队需要建构一个安全的档案收录与管理系统。该系统分为管理层、通用层两个层级。普通的工作人员可以凭借身份验证完成对档案信息的收录，但信息的调取则需要拥有更高的身份权限。在档案信息的收录阶段，工作人员可以通过扫描、文本录入、照片录入等方式，将实体的档案信息录入计算机中。录入期间，工作人员需要对图像进行查阅和纠正，避免录入的图片出现黑边、污渍等影响查阅质量的问题。再根据具体的档案分类将信息置放到不同的管理空间内，并标好对应的搜索关键字，保证后期档案查找能够实现快速检索。一般而言，档案的录入工作都是在特定时间内，统一完成对一批档案的录入。那么在依照一系列的方法实现数字化录入后，建议工作人员要采用不同的标签，对档案进行有序的编排分类。 3.2 管理阶段：实时监控，不断完善与充实 通常而言，为了全方位实现对档案信息的有效管理。一般会同时对实体档案和数字档案进行管理，且二者的管理要受到同样的重视。对实体档案的管理要采用外围安全、内部温度湿度和基本状态的双重管控，尽可能保证纸质资料的安全性。对数字档案的管理，则需要利用安全的系统软件来完成。数字化软件也需要实时进行监控，监控重点分为两点：一是要实时记录每一个查阅档案或采集档案的用户身份以及作用时间。二是要采用防火墙等技术，对非法来访进行摒除和监控。一旦发现反常现象要立即进行记录，供管理者们进行检查。 3.3 应用阶段：多级管控，确保档案安全 档案在被成功加工成数字档案形式后，要通过局域网与政府的官方网站或系统建立联通关系。如此一来，档案信息不但可以在本地内进行检索和查阅。政府人员需要调用档案信息时，也可以直接在政府信息管理系统中调取相关的档案信息。但调取期间，也需要通过身份核查。具有调取资格的身份，才能浏览和取用信息，而其他身份级别未达到标准要求的，则不具备查阅或调取的资格。阅读和调用期间，网站将进行详细的日志记录，信息的传输也会通过加密信道进行运送，系统运行的安全性和高效率可以被有效保证。而一般民众需要调取档案信息时，可以通过官方网站通过身份证号或其他有效证件的号码进行登录，登录后可查阅自己的身份信息。这种一对一的身份核验，能够最大程度保障档案信息取用的安全性。 4? 结语 档案管理现代化、数字化创新的目的，不仅仅是为了提升档案管理的质量和效率。创新建设更是新时期内应对高速发展的必然举措。同时，对档案管理的信息化、数字化建设，也说明了国内绝大多数与档案相关的工作内容，都已经基本完成了现代化建设。而档案管理的创新，属于后期的辅助性举措。因此，档案管理工作必须要建立时刻更新的观念意识，要明确档案管理创新的时代意义，明确创新以内的根本动因。继而要基于档案管理的基本步骤，逐一完成现代化更新，保证过程和步骤不遗漏、不疏漏。这样便能通过现代化的技术改造，令档案管理工作能够更加稳定、高效地发挥信息服务功用。 参考文献 [1] 刘冉.档案数字化管理意义、环节及质量控制论述[J].兰台内外，2020（9）：18-19. 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