| 标题 | 以信息服务为中心档案管理制度体系建设的探讨 |
| 范文 | 胡中华 中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-080-02 摘 要 随着近年来我国科学技术的快速发展，基于计算机技术形成的档案信息管理系统在档案管理中得到了广泛应用。在信息技术的推动下，档案管理向网络化、集成化方向发展，档案信息管理系统的广泛应用也给档案管理带来了新的机遇与挑战。 关键词 档案信息管理系统 档案管理 应用 通过人事档案可以了解工作人员的工作表现、背景、简历和重要信息。科学的人事档案管理有利于企业科学利用人才信息，保证人才开发和利用。对于任何组织，人事档案管理都非常重要，排水管理所也不例外，对提高排水管理所工作效率有明显的作用，也对排水管理所发展起着巨大的推动作用。但是，传统的人事档案管理并不能适应当今信息时代的要求，随着数字信息化的日益成熟，人事档案信息化管理成为时代发展的必然趋势。人事档案管理实现信息化后，文件管理变得简单方便。计算机、扫描仪等其他现代专业设备和技术能将人事档案转换为虚拟文本、图片音频以及其他电子数据，大大提高了信息分类和处理的效率。此外，电子数据更容易保存，利用互联网进行查询和修改，既准确又方便，节约了档案管理成本。 一、人事档案管理信息化建设的意义 （一）有利于提升档案管理信息化水平 人事档案信息涵盖了人事管理工作的各个方面，为确保及时更新和处理这些信息，保持档案的完整性和有效性，相关工作人员必须具备信息化管理意识和管理理念，充分利用信息技术进行文件管理，在确保排水管理所档案管理质量的基础上，更好地突出人事档案管理的信息化水平。 （二）有利于提高档案管理工作效率 排水管理所的工作非常复杂，相应档案管理也很复杂，仅依靠传统的人工管理很难达到相应管理效果。因此，为了提高排水管理所档案管理工作的效率，必须进行人事档案信息化建设，相关档案管理人员必须具备一定的信息技术，在日常工作中充分利用各种先进的档案管理系统和技术，提高档案管理效率，促进人事档案管理深入实施。 （三）有利于查询和阅览 人事档案信息排水管理所人事档案管理信息化建设的最终目标是提高人事档案管理的效率和质量，实现数字现代化。在实际操作过程中，工作人员使用信息技术能够有效收集和处理所有人员的信息和纸质文件信息，将信息从纸质文件转换为电子文件格式，实现存储信息数字化，使人们在查询和阅读人事档案时，更加方便、准确、有效，从而更好地发挥人事档案的应用价值。 （四）有利于开发和利用 人事档案信息只有保证人员档案质量和存储质量，才能促进人员管理的全面发展。因此，优化现有人事档案管理模式，不断引入计算机信息技术，实现人事档案信息化，有利于多层次、全方位实现对人事档案信息开发和利用，适应当前社会对档案工作的高要求。 （五）有利于保存人事档案的完整性 在传统的排水管理所人事档案管理中，纸质档案跟不上时代发展，存在很多问题。例如，由于储存条件差，导致纸质文件氧化、霉化、昆虫噬咬等，导致大量信息损坏，不利于准确找到相关信息，浪费很多的时间和人力，但人事档案信息化建设可以有效解决这些问题。根据搜索内容，可以快速、清晰地找到所需文件。排水管理所实施人事档案管理信息建设，有利于保存档案文件的完整性；大量文件信息资源可以存储在网络存储空间，简单方便。 二、档案信息管理系统在档案管理中的應用方式 （一）自动编目 自上世纪90年代以来，随着计算机的普及，档案信息管理系统被广泛应用到档案编目领域，这是目前档案信息管理系统使用最广泛的一种方式。自动编目方式的形成改变了传统的人工检索方式，极大提高了档案信息资源的利用效率，在推动档案信息全面利用的基础上，使档案信息管理系统能准确地为社会各领域用户提供服务。 （二）档案自动检索服务 档案信息管理系统被应用到档案管理中的另一个主要方式是档案自动检索服务，但自动检索服务比自动编目更为先进，档案管理者可随时利用档案管理系统查询档案信息，也可以通过接入档案管理网络精确搜索档案信息。从档案使用范围的大小，可以将档案这种检索服务划分为通报式、追溯式两种；从档案信息管理系统的使用方式来看，这种检索服务可以分为问答式检索服务和批处理式检索服务，使档案检索效率大幅度提升。 （三）档案信息自动管理 根据档案资源的类型以及使用方式的不同，不同用户使用档案信息资源具有不同的目的，当涉及档案信息利用者的情况、使用方式的时候，根据档案管理手续以及档案的密级权限，档案的使用方式被称为利用登记，档案信息管理系统的应用可实现计算机系统对档案使用进行自动管理，档案信息管理者可随时借助系统查询档案的使用情况，对档案资源的损耗情况也可以详细排查，能有效把握档案的使用动态，使档案资源利用效率提升。 （四）在档案编制中实现信息自动管理 在档案编制中，档案管理者可以利用档案信息管理系统辅助完成档案编制工作，可以针对档案主题进行筛选，根据不同的主题对档案资源进行集成，使不同种类的档案资源按照专题聚类到一起，使档案资源的价值最大程度发挥出来。 三、排水管理所档案信息化建设措施 （一）合理制定有效的信息化管理系统 真正实现排水管理所人事档案管理信息化的前提是有效借助科学合理的管理模式，提升人事档案管理信息化标准，并在一定程度上对人事档案管理信息化进行约束和引导。在正式开展各项工作之前，首先要打破传统的工作管理理念，严格遵守排水管理所中的各项规章制度以及管理标准，确保排水管理所人事档案管理信息化建设的稳定运行。 （二）提高管理人员的素质 人事档案管理的核心在于工作人员的整体工作能力，管理人员的素质对人事档案管理信息化建设具有很大影响。第一，必须培养管理人员的信息管理意识。虽然当前的信息技术发展很快，但旧观念仍然阻碍部分工作人员思想进步，因此，在人事档案管理中引入先进的意识与理念非常重要，只有提高意识形态，明确和重视信息化建设，才能从根本上提高排水管理所人事档案管理的信息化水平。为了做好档案管理信息化管理，排水管理所必须培养一批高素质、高专业水平的档案管理人才。随着信息技术的不断发展，对工作人员职业素质的要求也越来越高。人事档案文件管理人员不仅要了解档案管理，还要了解信息化技术。第二，提高工作人员的道德素质。由于人事档案管理的特殊性，要防止涉及个人信息资料的数据泄露，工作人员必须具备良好的道德品质。因此，排水管理所要定期对人事档案工作者进行专业和职业道德培训，使工作人员具有高水平的综合业务能力、良好的思想政治意识和职业道德，顺利实现档案管理信息化。此外，还要加大对人事档案管理人员的专业培训力度，优化从业人员的年龄结构，吸引更多突出的人才到人事档案信息化建设管理中来，从而促使人事档案更加顺畅地开展信息化建设。 （三）不断完善硬件设施 排水管理所进行档案管理信息化建设，基础硬件设施是必不可少的。第一，为了确保在网络环境中有效实现数据共享，排水管理所应增加资金投入，加强硬件设备建设，为人事档案管理提供性能更好的服务系统。第二，人事档案文件的数量非常大，硬件设施必须适合存储大量文件数据，并保证可靠性，防止由于硬件故障而丢失文件信息。第三，大容量存储设备容易受到外部环境的影响或破坏，这反过来对文件存储构成威胁，因此，硬件设施必须具有一定的外部抵抗性。第四，排水管理所应定期安排专业人员对设施进行检查和维护，及时发现设备故障，避免因设备故障造成损失。 （四）做好人事档案管理信息化的数据库建设与安全防护 排水管理所必须做好人事档案管理信息化的数据库建设与安全防护，在存储人事档案信息前进行正确识别。工作人员必须严格遵守人事档案管理部门关于建立档案数据库的各项规定，建立准确、科学、规范的档案人员数据库。需要特别注意的是，信息技术为人事档案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给数据管理带来了安全隐患。确保人事档案信息安全是排水管理所人事档案管理信息建设中必须注意的问题。因此，排水管理所要建立人事档案信息管理的安全标准，不断完善信息安全保障体系；在管理工作中，应备份人事档案数据，设置管理系统恢复机制，从而更好地保存文件信息数据；规范人事档案信息的借用机制，以确保档案信息数据的安全；加强人事信息管理人员的职业道德教育和安全技术培训，提高他们的保密意识和安全使用技能；不断完善管理制度，确保信息安全，为档案管理提供一份重要的保证。 （五）促进档案信息的资源共享 排水管理所档案管理信息化建设的最终目标是使人事档案更好地服务于单位发展，因此，有效利用人事档案至关重要。第一，排水管理所应建立信息系统，实现各部门互相连接、共享信息服务，并根据实际情况进行数据共享。第二，建立一个全面的数据管理信息化服务网站，围绕有效的综合平台，积极拓展人事档案管理信息化网站建设，进一步提高人事档案信息化建设的服务水平。管理人员可以引入存储大量数据的云计算，使用集中存储，克服设备和平台限制，有效提高数据资源利用效率。无论是硬件支持还是软件支持，都需要根据单位的实际情况进行相应管理。因此，在构建系统、开发和利用系统功能以及设置权限的过程中，工作人员必须遵循单位自身的实际情况，提高系统软件操作之间的兼容性。 （六）完善人事档案信息化管理制度 排水管理所人事檔案管理的信息化建设离不开制度制约和管理。人事档案更新快速，信息和资料复杂，档案部门很难及时、全面地收集数据。排水管理所各部门应针对实际情况，制定相关制度，实现人事档案的标准化，提高工作效率。例如，人事部门需要根据标准化的电子文档填写新的人事信息，然后将其传送到档案部门进行保存，其他部门有关人员的最新档案信息（如奖励或处罚）也必须以统一的电子形式填写，并提交档案部门进行档案管理。 四、结语 信息技术快速发展使利用计算机进行档案信息管理成为了可能，档案信息管理系统的应用建设减轻了档案管理人员的工作负担，使档案资源利用效率得以提升，不仅提升了我国档案管理信息化建设水平，也使用户获取查询档案更为便捷，使档案资源得到科学利用。 参考文献： [1]姜美晶.医院档案管理信息系统集成研究[J].办公室业务，2018（16）：71. [2]邝鹏.医院档案管理信息化的问题与对策[J].中国管理信息化，2015，18（16）：202. [3]李海军，赵兰明.档案管理信息系统设计思路与解决方案[J].档案学通讯，2003（6）：35-36. |
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