| 标题 | 企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施 |
| 范文 | 吴宇嫦 中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-105-02 摘 要 基于对企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施的研究，首先，阐述企业办公室行政管理主要内容与扮演的角色。然后，分析企业办公室行政管理中，存在管理制度有待规范、工作能力有待提升等问题。最后，针对企业办公室行政管理，给出构建管理制度、加强能力提升、划分岗位职责、加强信息化管理等改进措施。 关键词 企业 办公室 行政管理 企业在促进我国更好发展过程中，发挥着不可替代的作用。如果企业想要在激烈的市场竞争当中，取得自身的更好发展，要意识到办公室行政管理工作的重要作用。但是，从目前企业办公室行政管理工作的开展过程中可以看出，在其中仍然存在许多问题。问题的出现，对于企业的更好发展而言会造成严重影响。因此，怎样做好办公室行政管理工作是企业面临的一个重要问题。所以，本文将针对企业办公室行政管理中存在的问题及改进措施相应内容进行阐述。 一、企业办公室行政管理主要内容与扮演的角色 （一）主要内容 从企业的不断发展过程中可以看出，行政管理工作的主要内容通常情况下，会被分为两部分，分别是行政事务管理以及办公事務管理。如果将这两方面工作落实到企业中，主要包含以下工作：第一，文件管理。文件管理主要是对文件的接收、管理以及发送进行有效管理。因为在企业的发展过程中，会涉及到许多不同的文件，在其中不乏许多重要文件，文件内容对于企业的发展具有重要影响。因此，通过文件管理工作的展开，能够实现对文件的分类，对于后续文件的使用打下良好基础。在文件管理过程中，要始终坚持保密原则，在最大程度上避免文件内容被泄漏。第二，会议管理。会议管理主要是对会议上所涉及到的内容进行记录与管理，同时还要加强对会议参加人员的引导与报批等。 （二）扮演的角色 在企业发展过程中，办公室行政管理在其中扮演着重要角色。具体体现在以下几点中：第一，扮演着辅助角色。辅助角色体现在，办公室的工作人员，需要为领导的工作准备相应的文件、实现对数据信息的分析以及保证形成的安排等。所以，对于领导而言起到一定的辅助作用。第二，执行角色。执行角色主要体现在执行领导下达的命令，同时对领导的命令进行传达，这样企业中各个部门可以将领导部署的工作更好执行。 二、企业办公室行政管理中存在的问题 （一）管理制度有待规范 在企业办公室行政管理工作的开展过程中，需要具备一定的管理制度，做好相应的管理工作。因为在行政管理工作中，涉及到不同环节的工作。因此，各环节工作的展开都应该有着一定的管理系统与管理制度可以依靠。但是，从实际的管理工作中可以看出，往往缺乏有效的管理制度，这一问题的出现，对于企业办公室行政管理工作的顺利展开会造成一定影响。 （二）工作能力有待提升 在企业办公室行政管理过程中，工作人员在其中发挥着不可替代的作用。工作人员只有具备较强的工作能力与专业素养，才能保证各项工作的有序进行。但是，实质上工作人员的能力存在不足的现象。比如，对自身工作没有正确认识，也就是说意识不到自身工作重要性。其中有部分工作人员存在缺乏责任心的现象，种种问题的出现，对于企业的发展会产生制约。 三、企业办公室行政管理改进措施 （一）构建管理制度 上文说到管理制度的缺乏，对于企业办公室行政管理工作的有序进行具有重要作用。因此，在企业办公室行政管理工作的开展过程中，要将构建并完善管理制度作为重点与关键。在管理制度的构建与完善过程中，可以从以下几点展开：第一，构建科学合理的工作管理制度，针对各环节工作的展开，加强监督与管理，这样可以及时发现工作过程中存在的问题。针对问题给出有效解决措施，从而避免问题影响范围的进一步扩大。在工作管理制度的构建过程中，要积极鼓励基层工作人员能够参与其中，使得管理制度的完善性得到保障。第二，在管理制度的完善过程中，要明确行政管理部门中各个工作人员的实际工作内容与工作权限，防止权利交叉问题出现。与此同时，可以在很大程度上避免相互推诿问题的产生。促使每一位工作人员，都可以明确自身的工作内容，高质量完成自身工作。第三，构建相应的办公物资管理制度。对于办公物资的采购、保存以及发放等加强管理，避免浪费问题出现。同时防止利用职务之便，出现办公物资滥用问题。第四，构建激励制度。激励制度的构建，主要是激发工作人员的工作热情，促使工作人员能够全身心投入到工作中。在激励机制的构建过程中，要将物质激励与精神激励相结合，始终坚持激励的公平公正。针对在行政管理工作中，能够充分发挥自身作用，保证工作顺利进行的工作人员加强奖励，这样可以在很大程度上提升员工对企业的忠诚度。促进员工自身更好发展的同时，能够为企业的进步打下良好基础。 （二）加强能力提升 为保证企业办公室行政管理工作能够顺利展开，要企业内相关工作人员，能够具备较强的工作能力与专业素养。因此，在管理工作的开展过程中，要将提升行政管理工作人员专业能力，培养更多专业人才作为重点。在具体行政管理人员能力的提升中，要注意以下几点问题：第一，制定严格的招聘制度，保证招聘到的人才，具备较高专业能力，可以在最短时间内适应岗位工作。整个招聘过程，要保证公平、公正、公开，从而为企业行政管理水平的提升打下良好基础。第二，要加强对行政管理工作人员专业知识内容的培训，保证工作人员能够掌握更多的管理技巧，不断提升工作人员的管理水平。第三，因为企业办公室行政管理工作的展开，并不能单纯只依靠一名工作人员，而是需要不同工作人员之间的配合。因此，要不断提升工作人员的团队意识。在日常工作的开展过程中，管理人员要积极鼓励不同工作人员之间能够进行沟通与交流，这样能够在很大程度上保证各环节工作之间的有效衔接。同时可以通过会议的开展，促使各个工作人员能够在会议上将自身的想法与看法充分表达，这样针对行政管理过程中存在的问题，进行更好解决。总而言之，要将提升行政管理工作人员的能力作为重点，从而为企业的更好发展提供动力。 （三）划分岗位职责 在企业办公室行政管理工作的开展过程中，需要明确工作流程，并将工作流程理顺，确保工作人员可以对自身工作与正确认识与了解。在岗位职责的明确与划分过程中，要严格按照相应标准，这样才能为行政管理工作打下良好基础。在理顺工作流程，明确岗位职责过程中，要从以下几点展开：第一，企业办公室行政管理工作具备一定的特殊性，大部分的工作都属于事务性工作，因此，结合工作类型，进行职责以及工作内容的划分非常必要。将岗位工作人员的能力以及特点作为基础，展开相应的匹配与划分工作，保证工作能够责任到人。同时制定相应的规范管理制度，将管理制度更好落实到企业行政管理工作中。第二，企业办公室业务通常情况下，业务内容加多，工作量大并且复杂。在实际工作过程中，还需要與企业内的其他部门进行对接。所以，在实际工作过程中，工作流程较为复杂。因此，在企业办公室行政管理工作中，要将精细化管理作为核心与关键，明确精益管理目标，对各项工作的展开进行标准化与规范化的管理。对企业各项工作流程进行简化，提升工作质量与工作效率。第三，加强企业内部的沟通工作。沟通是行政管理工作以及各项工作开展的重点与关键，因此，办公室行政工作人员需要做好企业内的横向沟通与纵向沟通。纵向沟通主要是，实现与上级领导之间的沟通，将领导的指示以及政策，传达给业务对接部门或者其他工作人员。同时要将企业内工作人员的诉求与建议，向领导表达，在纵向沟通过程中，要保证认真严谨。横向沟通主要是实现与媒体部门、企业相关职能部门以及外部政府机关部门的沟通，在这一过程中，行政管理工作人员需要做好协调工作。 （四）加强信息化管理 在如今社会快速发展背景下，先进科学技术以及信息技术的出现，为人们的生活以及工作带来很多便利。因此，为保证企业能够跟上时代发展步伐，需要加强对办公室行政的信息化管理。相较于传统的办公室行政管理方式，信息化的管理方式具备自身的特点与优势，比如，使得内部组织各要素的灵敏度得到提升，减少工作人员工作量。与此同时，在这一过程中，企业领导者与管理者，可以获取到真实有效的数据信息，为后续决策的科学性与合理性提供保障。除此之外，通过对市场信息的把握，能够明确市场发展动向，从而对企业内相应的工作进行调整与完善，不断提升行政管理工作水平。在办公室文档档案的管理以及电子数据库的管理中，信息化也可以充分发挥自身作用。因此，为实现信息化管理，需要企业能够加大投入力度。促使各个工作人员可以熟练操作计算机，同时能够掌握更为先进的信息化管理方式。 四、结语 综上所述，办公室行政管理在企业的发展过程中，发挥着重要作用。因此，在企业发展过程中，为促进企业的更好发展，要意识到行政管理工作的价值意义。这对办公室行政管理工作中存在的问题要做好分析与研究，从而给出有效解决措施，进而增强企业在社会市场中的竞争地位。 参考文献： [1] 代华.国有企业办公室行政工作精细化管理探讨[J].现代经济信息，2019（15）：129. [2] 颜霞.探讨工程企业办公室行政管理精细化的思路与对策[J].建材与装饰，2019（10）：172-173. [3] 王学智.论港务企业行政管理中的办公室协调艺术[J].办公室业务，2018（18）：48. [4] 徐文.提升企业办公室行政管理质量的重要作用[J].现代国企研究，2018（16）：41. [5] 王波.做好路桥企业办公室行政管理工作的创新途径[J].纳税，2018（05）：129. [6] 朱华英.电力施工企业办公室行政管理精细化的思路与措施[J].企业改革与管理，2017（22）：26. |
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