| 标题 | 企业档案信息化建设探究 |
| 范文 | 钱伟 中图分类号：F273 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-107-01 摘 要 在企业运营和发展过程中，档案详细记录了企业的历史进程，能够为企业制定战略目标、开展各项业务活动以及内部管理等提供参考依据。在信息化时代，传统档案管理模式已经无法满足企业发展要求。企业需要推陈出新，不断加快档案信息化建设步伐，进一步提升档案管理质量及效率。基于此，本文对企业档案信息化建设进行了综合性分析，并提出了相关建议，以供参考。 關键词 企业档案 信息化 环境 一、档案信息化建设概述 所谓的档案信息化建设主要是指在国家档案管理部门组织、规划以及指导下，在档案管理活动当中通过应用现代化技术，实现档案信息资源数字化管理，让档案信息资源得到充分利用。档案信息化建设转变了传统档案管理模式。以往档案管理工作重心会放在档案实体保管及利用上。通过档案信息化建设将让档案管理工作重心逐渐向数字化存储以及数字化服务利用偏移。如此一来，能够实现档案工作规范化、网络化、数字化以及社会化。在档案信息化建设过程中，设施是基础条件，标准系统是有效手段，信息资源是建设核心，信息利用及开发是建设目标，安全管理是重要保障，人才资源是关键要素。以上各项内容相辅相成，缺一不可。对于企业而言，加快档案信息化建设步伐意味着能够对日常业务活动当中生成的信息数据进行整合、归档，并将企业以往留存的历史档案、纸质档案等进行数字化处理，形成一个数据库。如此一来能够扩大企业档案应用范围，为企业内部各项活动提供信息支持。 二、企业档案信息化建设存在的问题 很多企业对档案信息化建设愈来愈重视，也取得了一定成果，但在部分环节上还是存在着一些问题：（1）宏观规划不足。一些企业在档案信息化建设过程中，并未将其与整体发展目标关联起来，导致档案信息化建设出现方向性偏离，与生产、经营、营销等活动产生通脱节，无法充分发挥实际价值。（2）档案信息化基础环境有待完善。很多企业将发展重心放在经济效益产出上，对营销、生产等活动投入较大，但在档案信息化建设方面投入不足，未能针对企业实际情况开发出一套专门的档案信息管理系统，且硬件设施较为陈旧，导致档案信息化建设滞后，整体效能不足。（3）信息安全隐患。某些企业在档案信息化建设过程中在信息安全建设方面存在不足，一旦受到外部非法侵入，档案信息就可能丢失，甚至被窃取机密信息，可能会让企业蒙受巨大的损失。 三、加强企业档案信息化建设的相关建议 （一）加强统筹管理 一方面，行业机构或相关部门要积极引导企业档案信息化建设，予以适当扶持。另一方面，企业之间应该加强沟通交流，相互学习，互相借鉴经验，可将一些优秀的档案管理工作人员外派至其他单位进行专题学习，不断提升专业能力。除此之外，企业内部要做好档案信息化建设宏观规划。档案工作者要摆脱传统观念，将档案信息化与企业发展目标充分关联起来，并设置相应的机制，及时从营销、生产、经营等活动中摄取档案信息，做好归档整理，让档案工作更接地气，将档案信息化的价值充分发挥出来。 （二）改善基础环境 企业在档案信息化建设过程中要加强基础环境建设，及时更新软硬件设施，为高效实施档案工作奠定良好基础。在硬件方面，企业需要配置计算机、扫描仪、打印机、服务器、交换机、路由器等成套设备，对陈旧设备及时更新，确保设备性能。在软件方面，企业要结合自身实际发展情况，构建专门的档案信息数据库、档案信息处理软件等。企业可聘请第三方专业机构为自身定制相关软件，为档案工作者处理档案信息文件提供方便，实现对档案的高效化、高质化管理。另外，企业档案部门要善于利用云存储技术储存档案信息数据，将部分信息保存至云端，确保其安全性；利用数据分析技术对档案信息进行深度挖掘，将其中一些有价值的信息挖掘出来，为企业决策提供可靠依据。 （三）完善安全体系 企业在档案信息化建设期间还要重视安全体系建设。首先，要保证硬件设施安全。档案部门可指派专人定期对计算机、扫描仪、打印机、服务器、交换机等硬件设施进行检查，确保设备的可靠性。一旦发现问题要及时反馈并处理，对于老旧设备要及时更新，将设备安全隐患排除。其次，要确保档案信息安全。企业档案部门可利用系统加密、数据加密、硬盘加密、云端储存等技术，充分保护保密文件。在调用档案文件的过程中要设置相应的权限，还要定期进行档案信息备份，防止档案信息遗漏、丢失。另外，在网络安全方面，要及时更新企业级防火墙、杀毒软件等，对外来数据进行有效监控，避免非法侵入。还要制定一系列制度，规范档案借阅行为，保证档案信息的安全性。 参考文献： [1]黄欣欣.现代企业档案管理工作的信息化建设探析[J].兰台内外，2019（19）：79-80. [2]孙勇军.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].现代国企研究，2019（08）：30. [3]吴尹.新形势下企业档案管理信息化建设探究[J].居舍，2018（31）：156. |
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