| 标题 | 公文通用格式中版记项目不宜取消 |
| 范文 | 范铮 摘??要：文章针对公文格式中设置版记项目有无必要进行讨论，兼对郑彦离同志的“格式中印发机关和印发日期项目应该取消”和“公文文尾部分不宜称版记”提出质疑，认为应把国家标准《党政机关公文格式》中的“抄送机关”列入“主体”部分，并明确版记是通用公文格式的必备格式要素。 关键词：公文;格式;版记 Abstract：?The?paper?discusses?that?whether?it?is?necessary?or?not?to?discuss?the?edition?mark?of?the?layout?for?official?document.?At?the?same?time，?this?paper?questions?Zheng?Yanlis?writing?“the?projects?of?issuing?organ?and?date?in?the?format?should?be?cancelled”?and?“the?ending?part?of?official?documents?should?not?be?named?as?the?edition?mark”.?The?author?thinks?that?“the?ccd?organs”?should?be?put?into?“the?main?part”at?the?Layout?Key?for?Official?Document?of?Party?and?Government?Organs??and?determine?the?edition?mark?as?necessary?element?of?the?official?document?which?uses?the?general?format. Keywords：?Official?document，?Layout，?Edition?mark 《档案管理》2013年第1期刊登郑彦离同志的《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文，认为公文格式中的印发机关和印发日期项目没有必要设置。《档案管理》2014年第3期又刊登了郑彦离同志的《公文文尾部分不宜称版记》一文，提出公文版记部分应称为“文尾”，不宜称为“版记”。 党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。[1]为了保证公文的规范性和权威性，规定“规范体式”是非常必要的。 国家标准《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）在“公文格式各要素的划分”部分，规定：“本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。”[2]往上追溯，国家质量技术监督局1999年发布的国家标准《国家行政机关公文格式》（GB/T?9704-1999）中就已引入了“版记”概念，2012年发布的国家标准《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）继续引用这一概念，是沿用了出版业多年以来行业约定俗成的说法，并已为广大文字工作者所熟悉，笔者赞同郑彦离同志认为的抄送机关“不属于公文的‘印制版记内容”?[3]这一观点，但不赞同为涵盖“抄送机关”将“版记”部分改为“文尾”的看法。笔者认为，应将国家标准《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）中的?“7.4.2抄送机关”列入“7.3主体”部分。因为《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关”，[4]抄送机关与作为公文主要受理机关的主送机关不同，可以认为是需要执行或知晓公文内容的“次要”受理机关，故将这一条目从“7.4版记”中分离出来，列入“7.3主体”比较恰当。至于抄送机关在公文格式中的位置，可以表述为“编排在版记之上一行，上加一条分隔线”。这样，当出现7.4.2中提到的“需把主送机关移至版记”的情况时，可以改为“需把主送机关移至版记之上，上加一条分隔线。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线”。这样，就明确了主送机关、抄送机关都是公文“主体”的一部分，避免出现“将主送机关移至版记”后，不易确定主送机关是作为公文主体，还是作为版记内容。以上建议如果可行，版记内容可以明确为“主要包括印发机关、印发日期，如果是经过翻印的公文，版记还包括翻印机关和翻印日期”。这样，就解决了郑彦离同志在《公文文尾部分不宜称版记》一文中提出的“到底用什么称公文文尾区域合适”的困惑。笔者认为，郑彦离同志提出的用“文尾”称谓涵盖“抄送机关”和“版记”区域也有不妥，因为一般认为“文尾”是文章的末尾，与公文主体的末尾部分很容易混淆。因此，笔者还是认为把抄送机关与主送机关同样作为公文主体，版记还是沿用这一约定俗成的说法比较妥当。 至于版记有无设置必要，笔者认为，版记可以作为一份公文的结束标识，加上版记更能体现公文的严谨和美观，也就是“有头有尾”。尤其是当一份公文正文内容、附件较多的情况下，用“版记”作为公文的结束标识，可以使公文更加完整、规范。况且，如今随着信息化技术的飞速发展，办公自动化系统（OA）已大量在党政机关中广泛应用，版记在公文处理过程中会自动生成，格式固定，不会因此增加排版印刷的工作量，影响公文印制的效率。因此，笔者认为，版记不能轻言取消。 再看郑彦离同志的《格式中印发机关和印发日期项目应该取消》一文。郑彦离同志认为：“公文印制是发文机关的内部具体工作事务，收文机关既不关心，也不需要知晓，因此没必要在正式向外发出的公文正本上显示。况且依常规各机关的工作人员也知道，机关的总文印室设于文秘部门或称办公厅（室），一般发文印制由其承担，公文正本上显示此信息，对收文机关没有实用价值。”?[5]郑彦离同志还认为：“‘送印不是‘送谁印，而是‘谁送印，即发文是由机关的哪个部门起草、承办，交文印部门承印。……如单位关于人事方面的发文由人事处起草、承办，正式发出的文件上就显示‘印发机关（或者说‘送印机关）是人事处。……按照这样的理解，发文上显示‘印发机关是有用的，因为谁也不能保证任何发文的内容任何收文机关都不会有疑问。发文上标示‘印发机关，就为对发文有疑问的收文者提供了询问沟通途径，可减少解疑曲折，也便于保证解疑的质量。”?[6]从以上观点看出，郑彦离同志认为，从实用价值考虑，当“送印机关”不是文秘部门或办公厅（室）时，标示这个部门名字，有利于“为对发文有疑问的收文者提供询问沟通途径”;否则，没有必要在正式向外发出的公文正本上显示“印发机关”。笔者认为，按照《条例》规定，“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。[7]虽然文件是人事处起草、承办，但经过审核、签发、印制、用印等程序，只能由办公厅（室）或以机关名义对外发文，印发机关只能是某某单位办公厅或某某单位，而不能是某某单位人事处。对联合行文，郑彦离同志认为：“其‘印发机关不宜将联合起草承办的部门都标示。”?[8]并将此作为不便标示“印发机关”的情况。笔者认为，联合行文一般由主办机关负责起草，征求相关机关意见，并与相关部门会签后，由主办部门负责印制，发文字号是主办机关确定，“印发机关”应是主办机关的办公厅（室）或主办机关，不存在不便标示的情况。郑彦离同志认为，“印发机关”有无用的、不便标示的情况，从而得出结论：为了格式统一，“所有公文均不需要在正本上标注‘印发机关”。[9]笔者认为，公文不能仅考虑格式要素的实用价值，还要考虑规范化需要。 关于版记中的“印发日期”项目，《条例》规定，“印发日期”即公文的“送印日期”。郑彦离同志认为，因为随着计算机的普及应用，“单位的大部分正式发文在领导签发当日即在文印室付印，从而使在公文正本上标注‘印发日期毫无必要。即使某个发文领导签发在某日下午下班前或某周周五下班前，其文印室付印该文稿也不过错一日、两日而已，没有多大的时间差，形不成在公文正本上标注‘印发日期的必要”。[10]公文的生效日期有以下几种情况：一是以印发日期为生效日期，公文一经发出即可生效。二是以领导签发时间为生效日期，联合行文以最后签发机关领导签发日期为生效日期。三是以会议通过时间或文件规定时间为公文生效日期。可见，“印发日期”在某种情况下，可作为公文开始生效的时间节点。如，有的文件规定，“本文自下发之日起执（施）行”，那么公文“印发日期”就是公文的生效日期，这里“印发日期”与“送印日期”可能时间不一致，存在延后一两天甚至几天的情况，对于一般情况也许影响不大，但对于执行公文或者在法律上需要用公文生效日期来界定某些事项，可能会有一定影响。因此，笔者认为，“印发日期”作为版记的重要内容，对公文执行有一定作用，在特殊情况下，可能起到关键作用，所以不宜草率地一概取消。 笔者也注意到，在国家标准《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）中，除了公文的通用格式外，还列出了公文的三种特定格式：信函格式、命令（令）格式和纪要格式。对信函格式，规定“不加印发机关和印发日期”，命令（令）格式也没有加印发机关和印发日期。笔者认为，这说明国家标准《党政机关公文格式》（GB/T?9704-2012）起草者已充分考虑为使公文更加简洁高效，在采用信函格式、命令（令）格式时可以“不加印发机关和印发日期”。但对于根据发文方向和公文内容，不能或不宜采用以上这两种格式的，如向上级机关的请示，等等，还应采用通用公文格式，把版记作为公文的必备格式要素。 参考文献： [1]?[4]?[7]中共中央办公厅，国务院办公厅.党政机关公文处理工作条例[Z].2012-04-16. [2]徐成华等.GB/T?9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社.?2012：24. [3]?郑彦离.公文文尾部分不宜称版记[J].档案管理，2014，（3）：67. [5]?[6]郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013，（1）：84. [8]?[9]?[10]郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013，（1）：85. |
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