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成为异化力量的档案规范

范文

洪佳惠

摘??要：异化被理解为事物的本质向其对立面演化，并反过来被其对立面吞噬和压制。将这样纯粹的理论概念运用于档案管理这样的实用范畴，其目的是为了使人们摆脱规范的框限，真正回到档案的本质。作者以实际工作中遇到的书写工具、案卷质量、“双套制”问题等为例，层层推进，对规范中的档案本质产生质疑。

关键词：异化;规范;档案管理;书写工具;案卷质量;双套制

Abstract：?Alienation?is?considered?as?a?form?of?deviation?of?essence，and?the?deviated?form?swallows?the?essence?on?the?contrary.?Applying?the?pure?theoretical?concept?to?archives?management，?the?purpose?is?to?break?the?limit?of?regulation，?and?back?to?the?essence?of?archives.?The?author?uses?the?practical?problems?as?examples?such?as?writing?instruments，?file?quality，?dual?filing?system，to?query?the?archives?essence?in?regulation?gradually.

Keywords：?Alienation，?Regulation，?Archives?Management，?Writing?Instruments，??File?Quality，?Dual?Filing?System

异化原本是属于宗教范畴的概念，意指与神的脱离，到了近代社会，启蒙思想家将之运用到哲学、社会学领域中，意义引申为关系的疏远、意义的丧失等。黑格尔在其著作《精神现象学》中第一次明确地使用了异化的概念，意指事物的本质向其对立面演化，并反过来被其对立面吞噬和压制。将这样纯粹的理论概念运用于档案管理这样的实用范畴似乎略有些大而无当之嫌，但哲学作为一种对世界整体的观照方式，能够帮助人们真正回到事物的本质来观照事物，使事物呈现其自身。万事如是，档案不能例外。

按照一般定义，档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。[1]档案首先是一种历史记录，档案真实是最原始的，应用的是未经加工的第一手材料。但这种所谓的档案真实却不如字面上看起来那样不言自明，在这些浩如烟海的历史记录中，哪些能够被作为历史真实保存下来，这种真实以何种方式被保留下来，必须依靠某种规范来框定。我们必须承认的是，任何一种规范都有其时代局限，尤其在科技快速发展的当下，信息载体、保存方式都发生了质的变化，这种时代局限带来的矛盾尤其激烈。为了确保历史真实能够被保存下来的档案规范，却反过来危及了历史真实，这是现时代档案工作者必须面对和思考的现代性困境。

1??碳素墨水：一种被规范异化的真实。

在现行各类档案规范中，碳素墨水一直是主流的公文书写材料，如《民政部归档文件整理办法》中规定：“归档文件应……使用钢笔、蓝黑墨水或者碳素墨水填写有关内容。”[2]这当然是出于档案保护的考虑，碳素墨水的稳定性和对纸张的不易腐蚀性，是其流行于公文书写中的原因。但这种流行却是一种“被流行”，在实际档案收集过程中，我们无法判断文件上的黑色字迹究竟是否来自碳素墨水，于是这项规定很容易被简化为“归档材料的书写必须使用黑色墨水”。但事实上，有很多种墨水的书写字迹会呈现黑色，这些墨水的耐久性和酸碱度都不尽相同，我们对多种常用墨水的耐水性和酸碱性作了测试（见文后图及附表），测试结果显示，字迹呈现为黑色的黑墨水其耐水性极差，酸碱度呈现为酸性，而同样呈现为黑色的中性墨水，其耐久性极佳，酸碱度呈现对纸张无腐蚀性的碱性。从另一方面来看，各色中性墨水的耐水性都是极好的，并且也呈碱性。

从以上测试中，我们可以得出如下结论，将简单化的“归档材料的书写字迹必须为黑色”作为标准，是很难真正符合归档要求的。事实上，《中华人民共和国行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）》中是这样规定的：“整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。”[3]而各色中性墨水在这个意义上符合档案保护要求，作为文件的书写材料并不会对档案造成腐蚀和危害。

进一步来说，《规则》中对档案书写材料的规定，目的是为了保证文件上信息的保存，为了保证档案所记载信息的真实。但这种真实只是内容上的真实，形式上的真实被忽略了。这里，以另一种备受诟病的书写工具圆珠笔为例。圆珠笔是近几十年以来在世界范围内使用最多的书写工具，但由于其不耐久，易发生褪色、渗化等现象，一般不被用作归档文件的书写用笔。相较于碳素墨水的“被流行”，圆珠笔却是“被规定”的流行书写工具。试想若干年后，当书写笔真正成为过去，人们来回顾这段历史时，或许可以在各类文件中看到类似“圆珠笔是当时最为流行的书写工具”的记载，但写下这些文字的却是碳素墨水，人们根本无法在历史文化的意义上感受到圆珠笔的风行。如此来还原历史难道就真实吗？

出于保护档案真实考虑的规定，却在形式上走向了历史真实的反面，这不得不说是一种异化。如此说来，以圆珠笔油墨等易褪色材料书写而成的档案，是否在形式真实和内容真实之中只能选择其一呢？在计算机技术高度发达的今天，数字化为解决这个问题提供了一条有效的路径。我们完全可以将这部分档案以数字形式保存在电脑硬盘中。事实上，这也是目前大多数档案管理机构正在推进的工作——信息化。

2??信息化：一种被规范异化的人类劳动

信息化的目的是造福于社会。在档案工作中，我将其理解为两个方面：一、信息化极大提高了档案的利用效率和准确率，这是信息化给档案带来的最显而易见的作用;二、信息化将变革档案管理的整体工作体系，在逐步降低体力劳动量的同时，实现档案工作向文化层面的转变，这股变革力量是缓慢而隐性的，但也是根本性的、符合整个信息发展潮流的。

我们既有的档案规范却成为横亘在档案工作转型道路上的一条沟壑，甚至辖制了使信息化的深层次优势，成为一股异化力量。依据档案规范来对照档案实体，其中的案卷质量问题在信息化过程中突现得尤为明显。扫描工作是当前档案管理机构信息化推进的主要部分，这项工作一般在文件组卷之后进行。在以往档案归档工作结束后，案卷质量问题往往在利用时才会被发现，甚至有些利用率比较低的文件质量问题，在保管期限之内都不易被察觉。但加入了扫描环节之后，案卷质量问题可能被及时发觉，于是，在收集量本身就成倍增加的同时，又产生了大量需要整改的案卷。以几何级数增加的工作量不仅使档案管理人员难以负荷，也背离了信息化减低劳动密集型工作强度、促使档案工作智性转型的原初目的。

这里，需要区分两种案卷质量问题。一种是明显影响档案利用的问题，另一种是不符合规范的问题。具体来说，在归档文件上乱涂乱画属于前者，而前文所说的圆珠笔书写问题属于后者。前一种问题理应整改，否则既妨碍了档案今后的利用，又破坏了档案的严肃性。但在实际工作中，需要大量返工的往往却是后一种问题。举一个工作中司空见惯的例子，即案卷页码问题——在档案的立卷阶段，都会在页脚处编排页码，编排的一般要求为连续号码，不漏号，不重号，这项工作看似简单，却由于其需要高度精神集中和连续工作，往往容易出错。这样的案卷质量问题在核对扫描张数时会被轻易发现，涂改、重新编码不仅工作量巨大，也影响档案的外观。我们在这个问题上首先应该明确编码的作用。在档案中，我们认为页码有两方面的作用，一是统计一本案卷的页数，以防在档案利用中丢失文件;二是标识文件所在的位置，便于利用检索。在文件数字化之后，页码的这两个作用被完全弱化了。首先，从保证案卷实体完整性方面来说，已扫描纸质案卷一旦入库，被再次利用的可能性就大大减小;其次，已扫描文件一般以一一对应的方式挂接到电脑系统中，页码实际上已经失去了检索功能。

3??电子文件：一种被规范异化的主流

在我们惯常对历史的认识中，延续性被认为是历史真实的第一特性，而档案仅仅是作为历史延续性的佐证而存在。以这种方式来观照既往已经形成的档案，我们或许可以自欺欺人地将大部分档案安置于历史延续性中，并无视那些无法被安插入的文件，甚至将其判断为“错误”。这条一贯畅通无阻的思路却在电子文件这里碰了壁，我们既无法将电子文件生硬地纳入既往档案的范畴中，又无法完全无视这种方兴未艾的信息载体形式，为了解决这个问题，便只有在路的断头之处停滞不前，实行不尴不尬的“双套制”。

“双套制”是目前档案管理机构普遍采用的一种管理方式，但随着信息化程度的提高和计算机使用的普及，电子文件成为比纸质文件更原始的信息载体形式。这种真实情状在档案中却无法完全体现出来，我们无法否认，至少在目前，档案管理中“纸质档案优于电子档案”仍旧是一种流行的观点。

我们究竟是在固守着档案的本质，还是只是被囚囿于既有规范中，反而对档案的本质视而不见？档案在根本上就是信息的记录，从甲骨、竹简、纸质，到电子，档案的载体是变化着的，但其记录信息的本质是不变的。规范的目的是保护在时代主流信息载体中档案的本质，因此，规范必须根据不同的信息载体来进行修正，如果在载体问题上，规范历来抱残守缺，我们现在库房中保存的依旧是一大堆龟甲和兽骨。但“双套制”依循的恰恰是“龟甲兽骨”的思路，在主流信息载体向数字形态转化的时候，档案领域仍旧固守着纸质的阵地。档案管理者们一边感叹着职业的边缘化，一边却又对信息发展的新领地望而却步。

实际上，电子文件的产生和繁荣、纸质文件的逐渐衰落，本身就是一个时代信息载体发生变化的凭证，我们也不能简单地认为后于电子文件产生的纸质文件在凭证作用上比电子文件更有优势，两者的对立、并存身后隐藏着错综复杂的时代因素和事物发展本身的规律。这种错综复杂的状况本身，就应该作为一种时代特征在档案中留存下来，而不是以现有规范去规整之，抹杀之，这不啻为一种异化。

4??“大数据”的启示

在档案规范这个方面，“异化”远没有作为现代性特征之一的“异化”来得这么复杂。这其中涉及的可能只是一种工作思路的拓宽和思维方式的转变。

在这里，同样是处理信息的“大数据”思维方式或许能够为我们提供新的思考路向。“大数据”是一种“需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产”。[4]这种“新的处理模式”就是本文所说的“大数据的启示”。“大数据”对思维方式的变革主要有三方面内容。

第一，大数据分析的是所有数据，而非样本数据。以往由于数据收集手段和处理手段的限制，人们往往用随机采样的方法来得出总体性的结论，这种方法依赖的是“确定的随机性”，“确定的随机性”这种提法本身就是一个悖论，一旦这种随机性不那么确定，分析结果就会谬以千里。这就同我们狭义上的档案相类似，具体来说，我们凭什么认为字迹能够保存下来的文件才是真实的，而字迹发生褪变的文件就应排除在外呢？在全数据模式下，样本同总体画上了等号，“通过使用所有的数据，我们可以发现如若不然则会在大量数据中淹没掉的情况”。[5]以这样的方式来比照档案，我们是否也能发现被狭义档案所遮蔽的历史真实呢？

第二，大数据着眼的是混杂性，而非精确性。精确性是对“小数据”最基本的要求，在数据量本身就很小的前提下，精确的数据才能被认为是有效的数据。但在大数据时代，混杂性甚至被看作了一种“标准途径”，[6]在一个标准下被认为是不精确的数据，或许在另一个标准下有着截然不同的重要性。档案规范恰恰无法容忍混杂性，在信息缺乏时代，档案管理机构必须保证每一份进馆的文件是“精确”的，似乎只有这样才能在利用的时候保证是对历史原貌的还原，如此还衍射到了许多细枝末节的“精确”点（比如页码）。但是在大数据的思路下，问题的重点并不在于数量是否精确，而在于处理这些数据的手段是否有效，也就是说，并不在于“档案”是否精确，而在于利用者以何种手段来利用。在信息化条件下，能够进行任意字段的检索，绝不会出现因数据量巨大无法查找的情况，并且能够根据不同的搜索方式，自动归纳新的字段，使得档案管理系统“活”起来，这才是大数据思路下档案信息化的本质功用之所在。

第三，大数据呈现的是相关关系，而非因果关系。这种思维方式和福柯在《知识考古学》中的观点不谋而合，知识考古学不考察事件变化的因果关系，而着眼于变化发生的外部条件，并由这些外部条件，重新构建一个更为宏大的、复杂的历史网络。以这个思路来考察“双套制”问题，我们就不应再以规范的要求来“改造”电子文件，把电子文件硬塞入既有的因果关系中。各类档案规范应该在持守档案本质的同时，放开胸襟，以更宽容的姿态接纳“所有数据”，认可“混杂性”，呈现更为宽阔、复杂的历史原貌。进一步来说，以“相关性”来分析巨量的档案数据，档案就具备了预测功能，这又为档案管理机构从文件管理向知识管理提供了契机。

当规范对档案管理产生异化的作用，使得作为档案存在意义的真实性都走向了反面之时，我们是应该故步自封，还是应该与时俱进，这个答案是不言自明的。我们或许能够将档案的本质和应守的规范分为包裹着的内外两层，内中方方正正的是档案的本质，所谓“守史”，外部的规范却需要打磨得圆润，以和历史的发展相契合，以规范的圆融变通才能守卫本质的刚正不阿，而不应将规范当做一把砍斧，将历史掐头去尾，修改规整后才将其称为“档案”。以这种“外圆内方”的方式来持守档案的本质，或许能使档案在现时中以一种丰富的面貌获得社会的认可，在历时中以一种宽容的态度成为历史的见证。

图：常用墨水耐水性测试

参考文献：

[1]中华人民共和国档案法.?1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过.

[2]民政部归档文件整理办法.民办发[2002]6号.

[3]中华人民共和国行业标准归档文件整理规则（DA/T22-2000）.?2001年1月1日实施.

[4]杨旭，汤海京，丁刚毅.数据科学导论[M]：北京理工大学出版社，2014：9.

[5][6]?维克托·迈尔-舍恩伯格，肯尼斯·库克耶著.大数据时代[M].盛杨燕，周涛译，浙江人民出版社，2012：?38，58.

（作者单位：上海大学档案馆??来稿日期：2015-04-16）

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