| 标题 | 审核性评估下的高等院校试卷归档建设 |
| 范文 | 摘 要：開展本科审核性评估是高校发展的内在要求，试卷归档是高校教学管理的关键过程，在教学审核评估中起到重要凭证作用。高等院校的二级学院应当提高档案管理意识，制定档案管理制度，规范管理过程。本文将对南京林业大学林学院本科试卷归档中存在的诸多问题进行探讨，并提出了一些可行性改进措施。 关键词：审核评估；本科教学；试卷归档 近年来，全国开展的本科教育教学工作审核性评估是水平性评估后的新一轮评估，它对高校改革和发展起到积极的推动作用。南京林业大学（以下称“我校”）2017年4月10日至4月14日迎接了本科教学审核评估，其中档案管理工作是评估的一项重要内容。此次评估中，档案组加班加点保障档案调阅顺畅，对评估起到了十分重要的作用[1]，达到了“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的效果。 教学档案是衡量高校教育教学质量，科研学术水平和管理水平的重要尺度，在高校本科教学评估工作中起着举足轻重的作用[2]。其中，试卷材料是教师学期授课效果体现，是学生学习结果的反映，是教学评估工作的基础，做好相关归档工作至关重要。我校于2015年底成立了专门的评估办，着重督促试卷归档工作的建设，要求二级学院自查和整改最近3年所有归档的试卷，并先后6次组织全校范围内专项检查。为了更好的迎接评估，达到审核评估目标，南京林业大学林学院（以下称“我院”）积极参与我校组织的试卷归档检查工作。根据审核性评估的五个原则，即目标性、主体性、多样性、发展性和实证性，分析存在的问题，提出改进的措施，建设内涵，提升质量。 1 我院试卷归档情况 我校2005年参与了全国本科教学工作水平评估，取得了“优秀”的好成绩。我院也一直延续水平评估的标准进行试卷归档，同时也依据学校的安排在不断更新老旧规范，实行2015版新的归档规范，形成了我院现有的试卷归档原则、依据和要求。 （1）试卷归档基本原则：不管选修还是必修，不同校区的试卷一律分开装盒，均按上交的时间先后顺序从小到大编号。 （2）档案编号依据：必修课按专业来分盒装，选修课多个专业编入同一个号，如班级多一盒装不下可以分别按班编号后加上-1/-2/-3等。 （3）试卷归档要求：我院根据我校最新归档要求和最新版归档材料制定学院试卷归档材料细则，细则包含整套材料规范归档的所有内容，各表格配有详细说明，材料有：①试卷袋（新版），分装A、B卷；②试卷档案目录；③试卷材料审核表；④试卷分析表，按课程分析；⑤成绩登记表，注明构成明细；⑥考场情况记录表，不同考场分开填写；⑦空白A、B卷（新版）及答案/评分标准；⑧学生试卷/答题册（期末、重修、补考）按学号顺序从小到大依次排放，每份需任课老师签名。重修、补考及缓考试卷/答题册需用红笔做上标记；⑨原始成绩单。期末、重修、补考、补修成绩单分开打印各2份，任课老师签名，补考成绩单审核人处系主任签名。 2 我院本科试卷归档存在的问题 与“水平评估”不同，本次的教学审核评估主要看被评估对象是否达到自身设立的目标，评估结论反馈的重点也将是指出存在的问题，分析产生的原因，提出改进意见和建议。此次评估，我校在档案建设方面高标准严格要求任课教师，目标是规范归档。学院为迎接教育部对学校本科教学工作审核评估，根据学校2015版归档要求，对保管的试卷档案从2015年12月开始至2017年4月开展了无间断的自查和整改工作，前后经历共计9次专项检查。检查人员组成主要有：其他兄弟院系教学专长的老师、本院教学督导员、本院领导、本院系主任。我院虽然各项归档材料基本保存完整，但是离高标准还是有一定距离，存在一些普遍问题和个别现象，下面将对我院9次检查结果进行分析与探讨。 1、普遍问题： （1）部分签名处，只签上姓名不写时间； （2）试卷袋仍使用旧版未及时更换为新版； （3）试卷袋上内容填写不完整，出现多处空白； （4）未按要求提交课程原始成绩单； （5）学生补考成绩单上审核人处未签名； （6）监考信息表缺副监考信息； （7）分数合计有误，出现多加分和少加分； （8）批阅有误处修改方式不符合要求，且未签名； （9）成绩评定不符合教学大纲规定比例； （10）平时成绩登记表未及时更换，填写不规范； （11）批阅不规范，未根据评阅要求批阅试卷； （12）没有在成绩登记表上登记重修、缓考和补考成绩； （13）试卷分析缺乏针对性。 2、个别问题： （1）不同性质的课程共用一套试卷； （2）试卷批阅有正有负分，卷面批阅修改太多； （3）批阅的一门课程试卷多份出现分数错误问题； （4）已过归档期限却迟迟不交试卷归档材料； （5）未按规定出卷，格式不规范，相邻年份试卷重复率高； （6）考场情况记录未按要求填写； （7）材料审核表勾选的内容自相矛盾，未仔细审阅内容； （8）出现研究生帮忙批阅试卷，修改痕迹多，卷面不整洁； （9）期末考试期望平均成绩与实际平均成绩相差较大，分析不到位。 3 试卷归档问题原因分析 1、教师自身原因 （1）教学投入动力不足。当今高校教师重科研轻教学的风气盛行，科学研究与教师职称评定、绩效考核和奖励息息相关，付出和回报对等，因而更多的教师会选择在科研上花功夫。而教师投入到本科教学的时间和精力普遍很有限，即便是分管教学的领导干部对教学重视度也是不够，相比之下教学中的试卷归档一定会存在问题。 （2）教学归档工作繁琐。教学档案建设推动之所以存在诸多困难，一方面原因是归档比较细碎繁琐，教师常会抱怨把简单的事情复杂化，填写一堆表格用处并不大。教师一时无法真正接受新的归档规范，总会找些借口来解释没有做好的归档任务。但是，经历了第一轮的水平评估之后，我院的教学档案归档工作已经逐步进入规范化。 （3）教学责任意识淡薄。有些老师认为本科生的课程和试卷应付一下就行了，不认真备课上课，期末考试更不会花时间认真批阅，敷衍了事，让自己的研究生随便下笔批改，导致错误连篇，尤其是学生比较关注的分数，动辄少加10分，这对上课的学生极其不公平。 2、教学管理不善 2.1 学校相关管理部分负责人员职责不明确，无法及时处理二级学院提出的相关问题，很难做到统一规范归档，主要体现在以下几个方面： （1）归档标准不统一。我校教务处多次组织专项检查，但是从未给过一个具体的参照文件，每次检查的标准都有所变化，提出的问题也是各式各样，因此整改效率低、耗时长，尤其费精力。 （2）归档材料版本不一。新旧版本适用哪个学期没有统一规定，2015版归档材料出来以前，老版本的归档材料有至少3套，内容、材料大小略有不同的版本。因版本多，加上通知不及时，任课老师无法知道哪个学期该用哪个版本，就会出现同一个学期不同老师使用不同版本的归档材料。 （3）归档表格常变化。老版本的试卷目录上没有材料审核表这一项，但是现在的新版本是有的。之前的材料审核表都是单独存放的，至于现在要不要放進试卷归档材料里，无从知晓，所以管理起来比较混乱；材料审核表上学院审核人签字处应该由谁来签字也没有明确规定。 （4）部分材料意义不清。老师们打印出来的原始成绩单1式2份，按要求报送教务处1份，学院自己存档1份，单具体存档意义不清楚。学院存档多是单独存放，但是检查的时发现，放进各个任课老师档案盒里更利于查阅，相关部门没有统一规定。 （5）试卷归档分工不明确。思政系列的老师教学任务由学工部门负责下发，但是试卷归档学工部门却无人负责，最终材料交到学院教学办统一归档。但是思政系列老师交来的材料却不是按照教务部门新规定整理，学工部门另有归档规定，管理上分工不明确。 （6） 奖惩措施未落实。对于试归档材料做的好的老师，没有贯彻落实相应的奖励措施；对于未按照要求归档、未按时间截点送交材料、档案多处出现错误的老师，没有贯彻相关的惩罚措施。 （7）档案信息化程度不高[3]。教学档案管理上，还采用手工编制目录的方式，没有利用计算机进行档案材料的管理、保存和查询工作；没有建成校—馆—院分层的教学档案网络系统，利用高校教育网络资源提高档案管理水平和进行档案信息资源开发程度不高，这样就容易造成人为的错误。 2.2 学院教学管理人员缺乏系统的档案管理经验，很多具体事情都是口头交接相传，基本没有院级的相应管理参考文件，不利于工作的延续。同时，归档工作量大、任务重、繁琐细碎，却得不到领导重视，容易产生怠慢情绪。 （1）档案管理精力不足。我院教学管理人员有限，没有专门的档案管理人员，此项艰巨任务由教学秘书兼任，教学秘书既要做好日常的教学管理还要做好档案归档工作，确实会造成档案管理工作投入不足。 （2）档案管理经验缺乏。我院的档案管理工作不是一直由哪个专门人员负责的，隔几年会变化一次，但是在交接的时候都没有接受正规的归档培训。交接手续不全，材料不齐，交接无成文的归档制度，档案管理一直处于探索阶段。 （3）档案管理方法陈旧。档案管理一直是纸质化，效率低，工作被动，目前尚未做到像本科毕业论文那样实现网络化管理。手工归档的质量容易造成人为失误，改动大的档案还会丢失真实性。 4 试卷归档问题解决措施 （1）制定可以长期用来参考的归档细则。以此次本科审核性评估为契机，我院制定了相应的归档管理细则，档案归档管理规范等。教师参照细则执行相关规定，可以大幅度提高教师试卷评阅和填写效率，尤其对新进的年轻教师，可以起到促进养成良好的归档习惯作用。 （2）配备专人负责档案管理工作。归档工作不是一朝一夕，一蹴而就的事情，是一项长期不间断的任务，工作量大、强度高，要做好这项工作需有专人负责。档案管理员本人负责试卷的收取和登记工作，认真查阅整套材料是否齐全，该填写的内容是否填写完整，不齐全或者有未填写处应退回重新补齐填写完整再收。 （3）及时再次核查档案材料。收下的试卷档案应安排专门时间再次核查材料，特别是分数方面，如发现有问题的及时做好纸质和电子登记，一周检查一周安排任课教师本人到档案室整改问题。 （4）建立切实可行的奖惩制度。根据检查数据统计，40%左右的教师试卷归档存在分数问题，50%左右的教师试卷归档还存在其他方面的问题，因此建立严格的奖惩制度，如与职称和绩效挂钩，可以提高教师对教学档案归档的重视意识。 （5）优化归档材料和程序。现在的归档材料还是有部分不合理的地方，如成绩登记表上就没有明确标出可以登记重修、补考和缓考的地方；试卷袋上有的内容后面再次出现，应去掉不必要的重复部分。 （6）推进试卷档案建设信息化。在本科教学审核性评估工作中， 由于涉及的内容标准高、要求严、指标体系及其观测点多，依靠传统的手工操作已经难以满足本科教学审核评估的要求，因此要积极推进教学管理信息化进程[4]，实现部分归档材料甚至所有材料的信息化管理，提高办事效率。 参考文献 [1]俞笑春.本科教学工作水平评估视阈下的地方高校教学档案建设[J]新课程研究，2013（4）：170-172。 [2]马玉杰..本科教学评估与高校档案管理工作研究[J]档案学研究，2006，6：22-26。 [3]刘继荣.从本科教学评估看高校档案工作的问题及对策[J]山西大同大学学报（社会科学版），2010，6：101-103。 [4]谢建湘.高校教学档案建设与本科教学工作水平评估的相互关系探讨[J]湘潭师范学院学报（社会科学版），2007，29（1）：206-208. 作者简介 严娟（1988-），女，江苏泗洪人，汉族，硕士研究生，从事高校本科教学管理工作。 基金项目：“江苏高校品牌专业建设工程”（PPZY2015A062） |
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