| 标题 | 信息时代事业单位档案管理工作新思路 |
| 范文 | 高春晖 摘 要：随着国民经济的不断发展和科学技术的不断进步，社会各行业领域及市场均呈现出多元化的发展趋势。基于事业单位自身独有特征和职能性质，要想实现可持续发展，必须在拓展外部经营渠道的同时，着手优化内部管理。档案管理是单位的重要信息库，优化其管理效能，对于提高全局管理水平、实现有序发展有着重要现实意义。本文简要阐述了信息时代推进事业单位信息化建设的意义及作用，并以此为基础提出了改善事业单位信息化管理的相关建议，以期有益于事业单位档案管理效能的提高。 关键词：信息时代；信息化建设；事业单位；档案管理 1 推进事业单位档案信息化建设的重要作用 档案部门是负责资料信息收集管理和提供查阅、利用服务的重要职能部门，也是单位存放内部资料的重要信息库，对单位科学决策、实现有序发展具有重要作用。立足于信息时代，档案管理工作已从过去纸质、人工管理模式逐步转变为数字化、电子化处理模式。全面推行和应用信息化管理模式对事业单位档案管理的作用不仅是能有效解决档案储存空间不足的问题，还能够从根本上提高档案借阅、查阅、利用的效率，突破了过去档案利用在时间和空间上的束缚。而且，在将单位档案资源信息化处理后，同一份档案能够同时被多人利用，能够有效提高档案部门的服务效能。此外，简单、便捷的档案查询系统，相较于以往人工查档而言更加准确、全面和高效，对提高档案整体管理效率亦是助益良多。具体地说，推进事业单位档案信息化建设的作用主要有以下两点： 信息化是单位档案管理工作的重要手段。经过信息化处理后的档案资料，能够以各类电子化存储格式为载体，不仅改变了以往纸质档案耗时、耗力的管理现状，还能够依托互联网平台的高速传输，快速实现查借阅。因此，在事业单位档案管理中合理应用信息技术，不仅能够极大程度上提高档案的利用效率，还能使得档案资源共享和利用成为现实。身处于信息交融的时代，各界对档案的查阅利用需求日趋复杂，因而全面推进档案管理信息化建设不仅是提高档案利用效率的有力措施，还能够在更广范围、更深层次内满足受众需求。 信息化是提高档案利用效率的有效措施。时下，信息化建设已是档案管理工作的必由之路。高效的数字信息技术为事业单位管理建设提供了坚实的技术基础，也为单位的运营发展提供了丰富的资源信息库，对单位内外管理和发展皆具重要作用。具体地说，在日常管理实践中，绝大多数工作均需借组计算机系统的辅助，需要用到大量电子数字和信息技术，自然也会形成大量的电子信息文件，所以说，推进档案管理信息化建设是适应管理与工作需要的必然措施。其次，面对每日形成的大量电子信息文件，加速档案管理信息化建设能够极大程度上帮助档案管理人员实现档案收集、归档管理工作的规范化、有序化，从而更好地发挥资源作用，服务单位上下。 2 事业单位档案信息化管理的完善建议 2.1 全面认识档案信息化管理的重要意义 事业单位档案管理部门要想工作取得实效，显然不能持有固有观念，将档案服务的定位仅限于档案资料的查询借阅，而应糅合互联网发展思维，运用前沿的信息存储技术将各类媒体相关信息加工整合成计算机能识别的电子信息资源，以此形成数字文献，避免以往纸质资源由于年久而造成的破损问题。而这一转变也是各行業领域发展、革新的必经之路。即，要求事业单位档案管理人员在夯实档案管理专业知识的基础上，进一步学习并掌握当下信息数字技术，树立信息化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等系列工作的开展。同时，要基于信息建设的工作实际，设定明确、可行的档案管理岗位职责，健全单位档案资料安全管理权责机制和档案资料安全管理个人责任制，以确保档案资料的安全储存，保障档案管理工作自上而下地有序开展，落到实处。 2.2 加大对单位档案信息化建设的投入度 在互联网、大数据等技术构建的信息化平台上，各式数据资源库不断产生，知识更新速度相较于以往，有了极为明显的突破。基于这一大形势，仍依靠传统单一化的服务方式显然已无法满足各界对档案利用的基础需求，所以说，档案管理服务必须有所突破，才能取得实质意义上的管理水平的提升，切实发挥档案的依据作用。首先，档案信息化建设离不开先进的信息录入系统和管理系统，也离不开稳定、齐全的工作设备，这就需要结合单位实际，配置相应的信息录入设备，以保障信息化建设拥有完备的硬件支撑。同时，要以档案利用实际为依据，科学设计人性化的信息管理系统，发挥信息技术的智能、高速等特性，助力单位档案管理实现现代化、自动化、网络化和文档一体化的目标。此外，还要切实强化档案管理基础建设，围绕日常管理和数据资源库展开。即，在归档阶段要按照不同门类、不同收录载体进行档案的系统收集、排序、装订；在后期，要同步配置电子触摸显示屏、密集架、特藏档案资料柜等现代科技设备，安装气体自动消防设施设备和报警系统，设置电子监控系统，保障档案库达到现代档案管理建设的标准化、规范化和信息化要求，为档案使用提供更便利的服务。其次，要注重以信息化技术引领档案事业发展，全面落实单位内部的档案信息化处理，做好数字档案的异地同步备份，以保障本单位所有档案的安全性，也为单位实现现代化、网络化发展提供基础支撑。 2.3 结合单位实际建立档案信息管理规范 各事业单位的档案数据来源非常广泛，借助信息化与网络的交互平台，推行跨系统查询操作，能够极大程度提高检索效率。对此，事业单位档案管理人员在工作实践中可以单位实际为基础，建立与之相匹配的综合业务档案数据库，以实现档案动态的实时更新与维护。但要注意的是，在将各类数据进行综合归档管理的同时还要保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通。此外，还要合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，进一步完善档案规范管理，切实提高内部档案使用效率，带动单位整体管理水平和效能的提升。 3 结语 随着电子信息技术的日臻完善，互联网时代的到来为事业单位档案管理工作带来了新的机遇，但同时也对其传统管理模式带来了新的挑战。为此，在“互联网+”这一新业态环境下，单位档案管理部门应加快转型升级，适度扩大服务覆盖面，创新服务形式和手段，强化服务辐射带动功能，以满足单位持续发展的档案利用需求，切实推动档案事业朝着数字化、规范化、高效化方向发展。 参考文献 [1]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务，2015（12）：74-75. [2]章研.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].经营管理者，2015（34）. [3]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界，2015（5）：199-199. [4]原旭沛.浅谈新时期事业单位档案管理的创新思路及方法[J].城市建设理论研究：电子版，2015（23）：156-156. [5]杨卉，刘敏.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务，2015（1）：75-76. [6]樊桂美.事业单位档案管理信息化建设[J].企业改革与管理，2015，7（8）：9-9. |
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