| 标题 | 人事档案归档工作中存在的问题及强化措施 |
| 范文 | 李莹 摘 要：人事档案是人事部门对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现及工作实绩等相关信息的真实记录，是对员工进行全面考察和了解的重要依据。因此需要做好人事档案归档工作，确保材料的及时、准确收信及归档，全面提高人事档案的完整性和可靠性。文中分析了人事档案归档工作中存在的问题，并进一步对做好人事档案归档工作的强化措施进行了具体的阐述。 关键词：人事档案；归档工作；问题；强化措施 人事档案作为人事管理工作中非常重要的一项内容，是对一个人人生轨迹的记载，人事档案与个人工资待遇、社会劳动保障组织存在十分紧密的关系，具有较强的法律效用，是各单位人员选拔、任用及考核的重要依据。为了保证人事档案的完整性和真实性，需要做好人事档案归档工作。 1 人事档案归档工作中存在的问题 （一）归档材料内容更新不及时 在当前人事档案材料中，多为参加工作前的各项材料内容，关于近期情况的材料多以奖励、调资、入党及职称等材料为主，对于个人专业知识水平、科研成果、发明创造、业务能力及工作业绩的考察、考核及个人技术专长的发展趋势等相关材料较少，这就无法从人事档案中更客观、真实、全面的将一个人的实际情况反映出来，不利于人事管理工作的开展。 （二）归档材料内容不完整、不真实 由于档案材料形成部门对人事档案归档材料缺乏明确的要求，这就导致人事档案归档材料上交不及时，而且随时产生的人事档案材料也做不到及时归档，这对档案材料的内容的全面性和完整性带来了较大的影响，导致人事档案无法真实、全面的反映出一个人的实际情况。同时在人事档案归档材料中，部分内容填写缺乏完整性和真实性，部分填写的材料存在前后矛盾的现象。这对人事管理工作带来了较大的影响。 （三）归档制度不落实，缺乏有效的制约机制 人事档案材料归档制度不健全，档案形成部门对归档制度不重视，在具体工作中导致制度执行力度较差，从而使得档案管理部门对归档材料的收集、鉴别、整理工作缺乏有效的制约手段。当前在人事档案工作中人事档案材料的收集、归档工作仍然存在较强的被动性，大量有价值的人事档案材料不能及时、完整的归档，甚至丢失，严重影响了人事档案的利用工作。 2 做好人事档案归档工作的强化措施 （一）做好档案材料的日常收集工作 由于人事檔案是对个人工作状况以及能力的全面反应，为单位的人事管理工作提供重要的依据，所以对于档案的归档工作应该保证时效性，从而能够更加全面的反应出个人的工作状况。为了保证归档工作的时效性，应该建立完善的档案收集、移交转递、归档制度，形成一系列的流程化管理。明确各种类型档案的归档要求、归档时间和归档职责，以确保在规定的时间全部档案归档工作顺利完成。通过长期的档案管理工作，应该对每种类型档案的来源以及归档时间总结规律，为档案归档工作管理提供重要依据，确保档案归档工作的高效运行。人事档案的来源主要有个人形成和单位形成两部分，针对个人形成部分，要做好宣传工作，加强单位职工人事档案归档意识，及时将个人最新档案材料移交档案管理部门。对于单位形成部分，要做好主动收集工作，加快档案归档工作的进程。保证人事档案归档的时效性，是人事档案管理工作的重要基础，也为加强人事档案开发利用创造良好的条件。 （二）明确人事档案材料归档的具体要求 首先，人事档案归档材料必须是完整、规范的正式材料。首先，归档材料内容要真实、文字要清楚、对象要明确、形成部门要有审核意见，并盖章，填写落款时间。各部门对归档材料要严格审核，对各种表格要求填写完整、规范，时间要填写准确，单位盖章要清晰。各归档部门要按档案馆的规定，及时、准确、完整地移交各类人事档案材料。人事部门要按照国家人事部和中共中央组织部的有关规定，严格把关，杜绝一切不合格的档案材料归档。审核合格后，为了档案材料的完整、规范，人事部门还必须制定相关的人事档案材料归档制度。制度中对相关部门应有一定的约束，可把人事档案材料归档工作记入年终考核范围，以引起各部门的重视。 其次，人事档案归档材料必须手续完备。归档材料必须是经本人签字的材料。任免审批材料须注明任免职务的批准机关、时间和文号。改变学历的材料，要有学籍材料，或学历证明；国家教育部门不承认学校所发的学历、未经审核的学历证书不能归档。人事部门在审核材料过程中，如出现这类不合格、不完备或伪材料，要及时纠正，或拒收。必要时，可制定一些细则规范档案材料入档，使其手续更加完备。 最后，归档材料内容必须真实、准确。凡是需要归入人事档案的材料，人事部门要逐一核对年龄、工龄、党龄及学历，如发现前后矛盾、不一致的情况，要认真审核、认定，经本人签字后交档案馆归档。在日常工作中形成的个人德、能、勤、绩等考核材料应严格审查、核对、仔细鉴别，不得接收不符合要求、内容不实、模糊不清、不属归档范围的材料，严格把握入口关，从根本上杜绝人事档案材料内容不真实、不准确现象的发生。各相关部门必须保证人事档案材料内容的真实性、准确性，保证为人事管理工作提供真实而准确的职工个人信息资源。为此，各相关部门要严格按照内容真实、准确的制度执行，经人事部门、组织部门联合审核，严禁不真实、不准确的材料入档。 （三）完善人事档案归档制度 人事档案归档工作是整个档案管理工作中的重要环节，起到承上启下的重要作用，一方面是对档案收集、分类、整理工作的收尾，充分体现出前期档案管理工作的成效。另一方面也是人事档案开发利用的重要基础，只有保证归档工作的时效性、真实性、完整性和规范性，才能够为档案信息资源的开发利用提供重要的保障。所以应该强化人事档案归档的落实执行制度，建立完善的档案管理制度，根据单位的实际情况，对人事档案的材料的内容、范围、要求以及工作流程制定完善的管理制度，在实际运行过程中，确保每个环节的工作都严格按照规章制度执行，为人事档案归档工作的高效运行提供有利的依据。为了更好的落实归档执行，可建立相应的制约机制，将个人工作表现纳入考核范围，以绩效考核的方式制约归档工作，从而提高档案归档的效率和质量。 3 结束语 为了全面提升人事档案工作的质量，需要进一步规范人事档案归档工作，确保人事档案归档材料的完整性、齐全性，这样才能更真实、全面的反映出一个人的全貌，更好的发挥出人事档案的凭证和参考作用，使其成为人事管理工作中重要的依据。 参考文献 [1]马丽.对高校人事档案管理若干问题的思考[J].北京档案，2012（03）. [2]任秀静.新时期加强人事档案管理工作的几点思考[J]. 人才资源开发，2015（02）. [3]董慧.人事档案归档管理存在的问题及改进方法[J].办公室业务，2017（1）. |
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