| 标题 | 档案信息化建设与档案管理研究 |
| 范文 | 王玉琴 摘 要：档案资料管理工作是国家、单位制定系统工作计划和发展方向的重要参考依据，所以各单位首先应当引导全体档案管理人员树立正确认知，深入了解档案信息化建设与档案管理的积极意义。本文结合当前档案管理工作中存在的不足（档案数据的异构性与分散性、档案管理的重视程度不够、资金投入不足、制度相对滞后、基层档案专业人才缺乏），对推进档案信息化建设的相应措施予以探讨，以便最终实现档案管理工作现代化、科学化的目标。 关键词：档案管理；信息化建设；研究 档案信息化建设是指根据档案管理的新情况、新原则运用信息技术提升档案管理工作的现代化水平，确立档案管理、服务在网络环境中的基本框架和方法，进而实现档案信息的社会化服务[1]。档案信息化建设的内容包括基础设施建设、应用系统建设、标准化建设、档案信息资源建设、人才队伍建设以及安全保障体系建设等，其注重将档案管理模式由实体保管转向数字化信息归类与存储。随着科学技术的发展和社会对档案管理工作要求的提高，研究档案信息化建设与档案管理主题具有积极价值。 1 档案信息化建设与档案管理的重要意义 计算机信息技术飞速发展的社会背景下，推进档案信息化建设符合时代发展趋势，有助于满足社会要求。具体表现在：档案信息化建设能够根据用户不同需求对档案信息资源进行更加快速、有效地搜索，改变需要查阅纸质档案的复杂程序，从而帮助提高档案管理的工作效率。同时，档案管理人员可以利用计算机信息技术对已存的档案资料进行检索和查阅，为不同用户提供相应的个性服务，进而提升档案管理工作的服务水平。 2 档案信息化建设与档案管理存在的不足 2.1 档案数据的异构性与分散性 目前常用的电子档案传输形式不仅能够减少传输时间，而且可以增强传输安全性，但是不同单位建有各自数据库，而数据库囊括的档案信息众多且属性不同，所以档案分类整理工作的难度加大，档案信息化建设亦受到档案差异性的影响[2]。同时，我国尚未明确档案管理的统一标准，不同地区的档案管理方式和水平存在差异，加之各管理部门或者经济单位用于交接的档案材料并未进行整合优化，易造成数据重复、繁杂，进而影响数据准确性，最终可能阻滞档案信息化建设进程。 2.2 档案管理的重视程度不够 部分档案管理工作人员由于对档案信息化建设的重视度不够，未能及时学习现代化信息技术，仍采用传统人工方式对档案资料进行收集、分类、编号、整理及归纳，导致缺乏有效的电子数据库，既不利于提高档案管理水平，又影响档案信息化建设的顺利推进。 2.3 档案管理的资金投入不足 档案信息化建设的推进过程中需要依靠先进的科学技术和相应设备来建立健全信息网络，如电子档案数据库等，因而充足的资金投入是实现档案管理现代化发展的重要保障。但由于部分单位对该项工作的资金管理不到位，档案信息化建设难以持续、深入施行。 2.4 档案管理的制度相对滞后 精简、优化、重组档案管理流程是档案信息化建设的核心所在，但我国档案目录汇总基本为每年一次，档案移交则为十年一次，现有的档案管理制度相对滞后，难以更好地服务社会公众[3]。 2.5 基层档案专业人才缺乏，整体素质有待进一步提高 人才是重要的可视资源，但实际上大多单位缺乏基层的档案专业人才，而且存在部分工作人员观念意识相对守旧，应用新兴计算机信息技术水平较低，或者工作责任感不强、研究探索热情不高等现象，所以档案管理队伍的整体综合素质仍有待提高。 3 档案信息化建设与档案管理的相关措施 3.1 推进档案数字化和资源共享 推进数字化建设是档案管理发展的趋势，首先应满足不同用户的需求，然后在其基础上构建数字化档案目录，以确保档案信息的时效性。实行纸质与电子文件双档案制度，将文本、录音、照片等资料进行数字化处理和转换后选择关联并存，有利于实现档案信息的快捷检索[4]。另外，需要打破信息垄断、封锁现象，可在国家最新颁布的相關政策指导下建立统一档案信息管理平台，设置档案信息资源共享条目，不违反保密原则的前提下公开数据、资料，同时结合办公应用系统帮助实现信息生成、整理、归类等工作的网络全程操作。 3.2 增强档案信息化建设重视度 贯彻落实档案信息化建设工作需要率先转变人员的思想观念，引导其深入理解档案信息化建设与档案管理的基本认识。具体措施为：单位可通过员工手册、公告宣传等多种形式促使档案管理人员意识到档案信息化建设的作用，充分了解开展档案信息化建设的重要意义，增强个人对于档案信息化建设的认知水平，熟记档案管理的目标、要求，重视应用现代化计算机信息技术，从而为档案信息化建设的顺利推进与档案管理工作水平的有效提升奠定思想基础。 3.3 建立专项资金投入保障体系 先进的科技、齐全的设备是推进档案管理工作现代化发展的基础条件，因而充足资金投入是建设档案信息网络的物质保障。单位具体可从以下方面着手：财政预算中设置档案信息网络建设专项资金，统一购买计算机、服务器、数据库、网络安全防御软件等专业设备，同时将年作为时间单位定期划拨基础设施建设及其运维资金[5]。另外，可通过合作开发集服务外包等形式拓展档案信息化建设资金投入机制，以帮助及早建立健全档案信息网络，推动档案管理现代化进程。 3.4 完善档案信息化建设工作制度 针对档案数据分散的特点应完善档案管理制度，制定档案信息化建设工作细则，如档案局可依据相关的国家法律法规行使相应管理职能，在档案信息化建设工作中加强协调力度，在电子政务建设中适当增加档案信息化建设比重[6]。强化监督管理，注重电子文件信息完整性和安全性，及时更新档案管理格式和内容，推广档案自动化管理。改进绩效评估方法如定性考评与量化考核相结合，即将档案管理工作与人员绩效、评优、升职等挂钩以形成激励机制，通过确立具体权责关系发掘工作人员的积极性。 3.5 提升档案管理人员从业素质 档案管理人员的素质水平与档案管理工作质量直接相关，因而单位应当明确新形势下社会发展对档案管理工作的要求，然后有计划、有重点地提升管理员专业知识和技能。首先需要引导档案管理员树立正确的工作态度和服务意识，然后引进业务技能强的档案管理员，积极储备档案管理专业人才。同时定期组织单位档案管理员进行档案管理理论、计算机技术应用、数字化建设等知识培训，或者参加专家讲座或者外派进修，以便为档案管理工作质量的提升提供有利条件。 综上所述，档案是重要历史资源，档案信息化建设是社会发展趋势，亦能促进档案管理效率与服务水平提升。因此各单位应当认识档案信息化建设与档案管理的重要意义，然后结合社会要求与档案管理工作现状查找存在的不足，接着采取推进档案数字化和资源共享、增强档案信息化建设重视度、建立专项资金投入保障体系、善档案信息化建设工作制度及提升档案管理人员从业素质等具体措施，以促进档案管理体系的整合优化，推进档案信息化建设。 参考文献 [1]张如.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].北方文学（中旬刊），2016，10（9）：157. [2]李晓琳，王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理，2016，5（13）：58. [3]林晓娟.基于档案信息化建设研究[J].信息技术，2017，3（22）：179-180. [4]李丛珊.电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用[J].办公室业务，2016，13（7）：48. [5]李云云.浅论档案信息化管理及推动档案信息化建设[J].城市建设理论研究，2014，13. [6]徐频.档案信息化建设与档案的开发利用[J].文学教育（中），2015，6（18）：130. |
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