| 标题 | 城建档案管理数字化建设问题的思考 |
| 范文 | 王迪毅 摘 要：近年来，随着社会的不断发展，各种新建工程、扩建工程和改建工程出现在人们的视线里，从而导致城市建设档案的数量得到了不断增加。在这种情况下，城建档案管理不得不进行数字化的建设，以便在提高自身工作效率和质量的同时，满足国家的城市化建设需求。因此，有必要对城建档案管理数字化建设问题展开探讨，从而为国家城市化发展奠定良好的基础。 关键词：城建档案管理；数字化；建设问题 1 城建档案数字化建设过程中存在的问题 1、数字化管理缺乏稳定性 使用数字化方式进行档案的管理，需要依靠技术设备进行档案信息的存储和管理，所以将导致存储资料的稳定性受到计算机软硬件条件的影响。在一些特殊条件下，一旦计算机受到技术、载体和设备等外部环境的干扰，就容易导致档案信息出现变化，甚至直接导致档案无法使用，继而影响档案管理工作的开展。因此，在城建档案数字化建设的过程中，数字化管理缺乏稳定性的问题将影响其数字化进程。 2、城建档案信息易泄露 不同于其他档案资料，城建档案关系到城市规划建设，所以只有一部分档案资料可以向外流传。考虑到城建档案的保密性，過去都会安排专门的地点和人员进行一些档案的管理，并且会利用法律对档案管理人员的行为进行约束。但是，利用数字化管理方式进行城建档案的管理，不仅档案资料比较容易受到外界的干扰，并且一些档案资料的管理还要承担被篡改和被泄漏的风险。因为，在现代化电子档案中，可以利用一些手段不留痕迹进行档案信息的盗取和篡改。所以，采取这样的管理方式，不仅不能确保原始信息能够得到完好保存，同时档案具有的法律效力也将遭到降低。因此，在城建档案数字化建设的过程中，档案信息易泄露问题的存在，将导致档案数字化管理的风险得到增加。 3、数字档案缺乏标准信息 在进行城建档案数字化建设的过程中，需要将纸质资料转化成数字资料信息，所以需要完成文本的整理工作，并且进行文字的输入、保存和校验。在此基础上，还需要花费大量的时间进行搜索引擎和条目的制作。而在这一过程中，如果不同档案管理单位使用不同的标准进行档案的转化，将会导致同一档案资料库中出现各种不同的档案版本，从而给档案资料的共享带来困难，甚至直接导致一些档案资料无法使用。但就目前来看，城建档案数字化建设尚未形成统一的规范和标准，从而在一定程度上影响了档案信息资源的共享和交换。因此，还需要使数字档案缺乏标准信息的问题得到解决，才能顺利实现档案的数字化管理。 2 做好城建档案管理数字化管理的措施 1、前期的全面规划 具体来讲，就是在实现纸质档案转化之前，开展相应的调查工作，从而对档案室内的存储档案数量和类型有一个深入的了解，根据馆藏档案的重要性和使用频率等制定数字化的先后顺序。与此同时，需要制作出清晰的档案条目，并且做好数字存储档案的分类。在这一过程中，需要进行重点资料的标记，以确保档案整理工作的顺利开展。而通过在建设前期制定全面的管理规划，将能使数字化管理过程中出现的错误得到有效减少，继而使城建档案管理部门的数字化建设效率得到有效提高。目前，泉州市数字档案馆建设纲要初稿已形成，各县（市、区）正有序推进数字档案馆建设。 2、重视专业人才培养 档案管理的数字化建设的实现，意味着档案管理方式和方法的变化，档案数字化虽然可以采取外包的形式，但是还是要以档案馆人才自主管理为主，社会外包服务为依托，所以，需要重视档案管理专业人才的培养，从而通过提高档案管理人员的素质水平使其更好的适应档案管理方式的变化。为此，城建档案管理单位需要对管理人员提出更高的要求，要求其不仅具有档案管理的专业知识，同时还要掌握计算机技术和数字化设备的操作管理能力。为了达成这一目标，档案管理单位需要遵照公开、公正的原则进行档案管理人员的选聘，从而使掌握信息技术的档案管理人员得到重用。同时，档案管理部门需要加强对管理人员的培养，通过各种渠道对管理人员的数字化能力展开培养，从而使管理人员成为信息时代的高素质管理人才。在日常的教学活动中，除了进行数字化技术和相关知识的教授，还要结合城建的具体职能加强对档案管理人员的服务意识的培养。此外，档案管理单位还应该实现对人才类型的细化处理，从而通过引进档案采集人才、数据库加工人才和档案系统设计人才等各类人才打造一支高素质和高管理水平的城建档案管理队伍。 3、加大管理资金投入 城建档案数字化建设工在的开展需要大量的资金，所以相关部门和单位还应该加大管理资金的投入，从而为数字化建设工作的开展提供足够的支持。为此，相关部门应该将档案管理数字化建设工作加入到日常工作日程中，并且根据城市建设业务的发展情况实现档案管理工作的共同规划和发展。其次，政府应该加强城建档案管理工作的宣传力度，从而使各部门为相关工作的开展提供支持。再者，考虑到数字化档案管理的实现需要一定的物质基础，所以政府还要为相关单位配备最基本的数字化设备，从而满足城建档案管理数字化建设的实际需求。具体来讲，就是在档案管理基础设施的建设方面投入更多的资金，并且进行硬件投入力度的加大，从而为档案管理单位配备较为先进的技术设备。此外，档案管理单位也应该在数码设备、计算机设备和防盗报警系统建设方面投入更多的资金，从而更好的推动档案管理的数字化发展。 4、加强标准规范和法规建设 之所以进行城建档案的数字化建设，在很大程度上是为了实现档案资源的共享。所以，相关部门和单位还要加强数字档案管理标准规范和法律法规的建设，从而根据一定的标准和法规实现数字档案的共享和利用。具体来讲，就是需要建立一个数字档案规范法制体系，而该体系的建立需要确保完整、科学和合法。在该体系中，应该包含信息化标准规范、数字化档案管理规范和相关法律法规的内容。其中，信息化标准规范因包含信息采集与整理标准、网站架构管理细则、信息安全保障规范和数字档案格式标准等多项内容，数字化档案管理规范应包含档案接收和管理细则，而档案数字化法律法规则需要涉及知识产权、隐私权、电子档案的凭证有效性等。通过不断进行这些标准和法规的完善，则能够建立一个科学的数字化档案管理体系，继而为数字档案的规范管理和广泛利用提供保障。 5、完善档案资料库建设 在实现城建档案的数字化管理时，需要使档案资料库的建设得到完善。因为，所有的城建档案信息都将输入到数据资料库中，所以资料库的建设将起到至关重要的作用。就目前来看，城建档案管理单位主要需要完成目录数据库、目录中心及全文数据库和多媒体数据库的建设。在建设资料库的过程中，档案管理部门可以重点加强特色资源库的建设，并且将各类型和各专业的档案信息资料存放在专门的数据库中，从而使数字档案管理的专业性得到提高。此外，为确保档案数据库的安全，档案管理部门还要建立计算机安全管理制度和信息保密制度等多种管理制度。在档案管理的过程中，还需加强各种安全技术的使用，从而使数据库的安全性得到提高。 4 结束语 总而言之，随着城市化发展的不断加快，城建档案管理工作也急需进行管理效率和质量的提升。而实现档案管理的数字化建设，将能更好的满足档案管理的发展需求。所以，相关部门还要进一步加强对城建档案数字化建设问题的认识，并且采取措施解决这些问题，从而进一步促进城建档案管理的数字化发展。 参考文献 [1]胡淑惠.有关城建档案管理数字化建设问题的分析[J].企业改革与管理，2015，23：67. [2]苗萍，常建法.城建档案数字化过程中质量控制的必要性[J].城建档案，2015，02：31-35. |
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