| 标题 | 提高办公室档案管理工作效率的思考 |
| 范文 | 赵容 摘 要：社会经济在快速发展，传统办公室的档案管理方法逐渐跟不上社会发展的步伐，因此办公室档案管理工作也面临着创新改革。在工作单位中，办公室是工作人员开展工作的重要场所，办公室档案也与办公室的工作有着紧密的联系，所以办公室档案的管理是办公室工作开展的重要保障。通过对办公室档案进行管理可以促进各项档案相关工作的顺利开展。但是在现在的办公室档案管理工作中还存在着诸多问题，本文通过对诸多问题进行分析并提出相应的策略。 关键词：档案管理；办公效率；问题和对策 1 办公室档案管理工作的重要意义 事实上，办公室档案管理具有非常重要的作用。就该项工作而言，提高其效率具有非常重要的意义。首先，提高档案管理工作效率，是适应时代发展的体现。档案是信息产业的重要部分。办公室档案管理工作的实施，其实就是为人们查询信息资源提供便利的一项工作。而这就是办公室档案管理工作最为直接的价值。在信息时代快速发展的过程中，办公室档案管理工作的重要性进一步突出。其次，促进档案事业的持续发展。从档案工作的本质来看，其具有连贯性、持续性与不间断性。正是由于档案管理工作具有这几方面的要求，就需要高度重视档案管理工作。最后，有利于档案事业与国民经济、社会协调发展。社会的快速发展，档案在其中起着非常重要的作用。社会中的各个行业都离不开档案。可见，办公室档案起着无法替代的作用。做好档案管理工作，有助于推动社会的发展。档案将历史发展的轨迹记录下来，具有借鉴与参考的意义。 2 办公室档案管理的弊端 2.1 淡薄的管理意识和落后的管理方式 管理意识的疏忽和淡薄很大程度上来自我国参与办公室档案管理的工作人员，该工作人员中大多数都是来自兼职人员且专业素质较低的人群，从而导致工作效率以及工作水平相对较低，不仅对档案管理工作的建立健全和完善产生不利因素的同时，也间接造成了管理方式越来越落后。我们应该与时俱进，为了办公室档案管理工作正确、高效的进行，有必要引进现代网络信息技术。 2.2 专业水平有待提高的管理人员 目前，办公室档案管理人员专业水平有待提高，而且专业知识存在缺乏使其在办公室档案管理工作中越来越不能高效的完成，因此提高管理人员的专业素质变得尤为重要。传统的办公室档案管理模式不能满足现代办公室的要求，网络信息化时代对办公室档案管理提出了更高要求，也就是需要管理人员专业水平必须提升上来，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员结合起来，才可以在效率上有所突破，使我国的办公室档案管理工作更上一层楼。 2.3 档案管理工作方式比较传统 档案管理工作的方式对于档案管理工作效率也有重要的影响。随着信息技术的发展，当前的一些企业逐渐实现网络化办公，这不仅仅能搞提高工作效率同时还可以减少工作中的失误。但是当前的档案管理工作并没有实现网络化办公，传统的人工档案管理工作难免会造成工作效率不高，甚至还会由于员工的失误导致档案管理工作中的错误，这样会更加影响档案管理的效率。 3 如何提供办公室档案管理效率 3.1 对办公室档案管理制度进行不断健全和完善 更好地进行办公室档案管理工作，需要档案主体的领导者要增强重视程度，有效推动档案管理机制的完善，强化办公室档案管理制度的建设。要根据需要，设立专门的档案资料室，对档案进行有序分类，保证其有序地存储，同时，要进行标注，以方便后期进行查阅。在进行存放的时候，不让将其存储在安全性不高的低楼层，要对门窗进行加固，安装护栏，保证存放的安全性。对于内部关键性文件，要进行单独保管，对保密期限进行及时更新。随着存放时间的久远，要进行档案机密程度的调整，根据需要升高或者降低保密级别。对于一些不具有保密性质的文件，要进行及时处理，进行重新存放和标注。对于这些工作，为了强化监督，要两个以上的人员同时在场，达到良好的互相监督。在档案管理的楼层，须臾按照监控器，目的是方便调查。 3.2 培养专业化人才 档案管理人员的素质不统一，相互之间没有配合，团队工作不一致，严重影响了工作效率。首先要重视引进专门人才，一个具有一定规模的单位，应当配备接受过专门训练的專业人员，作为档案管理工作的骨干力量。二是要加强档案管理人员的业务培训，定期参加国家档案管理综合管理部门的调训，通过培训取得档案管理资格，提升专业技能。三是要注重强化档案管理人员的综合素质，重点是对本单位专门业务的了解掌握，可以通过轮岗交流，到业务部门跟班锻炼等方式，在工作实践中提高对档案材料的辨识能力。四是要引进专业机构，对单位的档案管理工作进行评估和业务指导，同时对档案管理人员的工作实际进行客观考核。五是要将档案集中管理，这样做既可以避兔工作人员精力分散，又能保证档案管理系统化，有利于档案管理工作的顺利开展。 3.3 实现办公室档案管理的现代化 事实上，就当前社会发展形态与科学技术发展趋势来看，办公室档案管理的现代化是必然的发展趋势。而所谓的现代化其实就是改进传统的管理方式，更新管理模式，这有助于促进办公室档案管理工作适应当前社会发展的趋势。就当前发展形势来看，档案管理工作需要立足于实际。而面对社会发展的变化，档案管理工作也将面临着新的要求。因此，在组织开展该项工作的过程中需要根据具体的要求，制定工作目标。唯有如此，才可提高办公室档案管理的效率。现代化的办公室档案管理模式，会影响整个档案工作。而所谓的现代化，就需要从档案收集、整理与储存、保管等各方面都需要体现出来。应用计算机技术，音响技术、缩微技术、静电复印技术以及激光光盘技术等技术均是先进技术的直接体现。在科学技术快速发展的过程中，将会不断出现先进的技术。实现办公室档案管理的现代化，有利于提高办公室档案管理工作效率。 4 总结 提升办公室档案管理工作效率是加强单位内部管理，推进事业发展的必然选择二本文通过对档案管理工作的思考，表明档案管理工作的重要性，督促单位完善档案管理工作的制度，健全管理队伍，加强对档案管理的工作支持。相信在单位领导人员、业务部门与档案管理工作人员的相互配合下，办公室档案管理工作必然能够得到稳步提升，有力推动各项事业快速健康发展。 参考文献 [1]徐洪涛.办公室档案管理工作效率的提升做法及重要性的若干研究论述[J].经营管理者，2017（10） [2]林俊.转变工作思路提高管理效率——浅谈街道办事处的档案管理工作[J].办公室业务，2016（22） |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。