| 标题 | 浅议如何做好实物档案的收集与管理 |
| 范文 | 夏晓宁 摘 要：在档案管理工作中，除了纸质档案之外，实物档案也是一项非常重要的内容，其对于历史信息的记录作用也是非常明显的，对于实物档案来说，我国的相关部门也已经提高了重视程度，尤其是对其收集工作和整理工作。但是目前来看，我国的实物档案管理工作中仍然暴露出了很多问题，这些都给我国的实际档案工作的开展造成了影响。本文首先探讨了当前我国实物档案管理工作的现状，之后结合实际情况，提出了一些可行的对策，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。 关键词：实物档案；收集；管理 人们在生活和生产中经常会形成各种具有实际证明价值的物品，其中有很多实物都有非常重要的保存价值，对于国家的发展历程而言，都是非常好的鉴证，并且具有很大的保存价值。但是当前我国社会发展速度不断加快，在这种情况下，信息越来越多，值得记录的内容也越来越多。如何选择最为值得收藏保管的实物档案就成为了一个摆在档案工作者面前的重要课题。很多实物档案具有非常宝贵的价值，对于个人或集体的信息独有很重要的记录作用。实物档案往往具有较强的珍贵性和知识性，研究价值很大，所以实物档案的收集工作和管理工作都是非常重要的內容。 1 档案管理工作中存在的问题 在当前阶段的档案管理工作中，很多相关的档案管理部门对于实物档案管理工作都已经提出了一些具体的方法和要求，但是在贯彻执行的过程中效果往往难以达到应有的这效果。主要原因还是在实物档案收集过程中暴露出了很多问题。首先是实物档案收集工作进行得不够仔细，存在着非常严重的档案流失问题，同时在档案收集之后，其管理工作中也存在着很多不足，没有按照相关的工作要求来开展。在这种情况下，收集工作存在严重的不足，管理工作又有很多疏漏，这种情况下，实物档案的价值就会大大折扣，失去了档案管理工作的意义。 （一）归档意识问题 其实实物档案一直以来都是我国档案管理工作中的一个薄弱环节，无论是其收集效率还是收集的范围都存在着明显的不足，其实这个问题是有多方面原因的，首先很多人对于实物档案并不了解，归档意识相当薄弱，这也就造成了很多有价值的档案归档不及时的问题，同时已经归档的档案经常由于保存不当而受到损坏，这无论是对于档案的收集工作还是管理工作都造成了非常严重的阻碍。并且在档案管理人员中，实物档案相关管理规定制定并不完善，也给档案管理工作带来了一定的苦难，信息渠道较为不通畅，直接造成了实物档案归档的延时性，而且还造成了实物档案收集范围的不齐全，完整性难以得到有效地保障。 （二）实物档案的价值体现不足 在很多时候，实物档案的管理收集过程中，由于人们对于实物档案的存在意义并不能得到很好的了解，最后就会导致实物档案的管理利用效果不明显，而且在进行实物档案管理工作的过程中，对于实物档案进行管理的部门较为集中，造成了很多部门以及员工甚至不了解实物档案部门的存在，最后交会导致实物档案的利用率相较于其他的档案较低，不能充分的发挥出其存在的应用价值。 （三）实物档案的保管条件不能满足需求 在实物档案的保管过程中，由于对于库房容量需求较大，所以就导致其在管理的过程中，由于企业占地的问题，保存中出现库房容量严重不符合需求的问题。而且实物的体积、大小以及尺寸形状等各不相同，在保管上也带来了一定难度，如果堆放的话，不可避免的会造成一定程度的碰撞与损坏。 2 做好实物档案收集与管理工作的有效对策 （一）明确实物档案的收集范围 实物档案的收集一定要注意档案的质量和数量。在对这些实物档案进行收集的时候，我们一定要准确的鉴别这些实物档案的各自价值和保存意义，要突出其中具有代表性的实物档案，使收藏的档案能够准确有效的反映单位的发展过程以及取得的成就和荣誉。 （二） 我们必须要健全相关的档案管理工作制度，档案管理工作人员要具有非常强烈的荣誉感和责任感，要及时对实物档案进行收集和保管工作，对于不愿意配合工作的部门要耐心讲解实物档案的管理规定以及重要意义，对于一些拒不配合的要对主管领导进行约谈和劝诫。从而保证实物档案的有效管理和及时收集，防止档案管理中的损坏和遗失。 （三）提高档案工作者业务素质 在档案的管理工作中，档案管理工作人员是活动的主体，是进行档案管理和确保档案管理有效进行的主体，所以，档案管理工作人员的素质直接决定了档案管理工作的质量。作为一名合格的档案管理工作者，我们必须要具有过硬的业务水平以及强烈的责任心，同时还要不断的学习和档案相关的历史文化知识. （四）设立专门的实物档案室 在进行档案管理工作的时候，我们必须要具有与档案管理相配配的档案管理条件，要对于一些形态各异和大小不同的档案建立与之相适应的档案保管装置，有条件的可以建立专门的展览室和展厅，对于一些荣誉类的实物档案进行充分的宣传。使全体员工在了解单位光荣历史的同时形成强烈的责任感和荣誉感，增强凝聚力。 （五）明确档案信息开发利用 随着实物档案建设的速度加快，举办档案展览成为很多档案部门的手段，在对实物档案的展览过程中，不仅可以增强实物档案的重要作用，而且可以有效发挥实物档案区别于纸质档案的不同职能，并且能够满足参观者的需求，可以使得实物档案的档案信息进行充分的利用。 3 结语 结合上文所谈，在进行实物档案的收集工作的过程中，首先应该严格把控实物档案的质量，提高档案信息的质量，这样才能在最大程度上提高档案管理工作的价值。如果没有有效控制档案收集工作的质量，那么就难免会占据有限的档案存储空间，不利于档案管理工作有效性的提高。在收集工作结束之后，就要对其进行妥善保管，并且提高利用率。作为档案管理工作人员来说，应该在工作中注重经验的总结， 不断提高自己的工作水平。当前信息化技术发展非常迅速，但实物档案仍然有其存在的价值，但我们应该创新工作理念，不断提高工作质量和工作效率。 参考文献 [1]耿丽，张振玲，李燕，等.浅议高等农业院校实物档案的管理与利用[J].教育教学论坛，2012（39）：19-20. [2]刘芳.浅议实物档案如何科学管理与分类保存[J].卷宗，2014（8）：55-56. [3]郑小瑜.企业荣誉实物档案管理存在的问题及其管理对策[J].南方论刊，2009（10）：76-77. [4]李晔.浅析高校实物档案管理中存在的问题及对策[J].档案，2017（4）：62-63. |
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