| 标题 | 档案信息化管理面临的问题剖析及对策探究 |
| 范文 | 谢蕾 摘 要：当前，社会发展凸显了信息化及数字化的特征，在档案管理工作中，信息化水平也逐步提升。在将档案予以信息化管理的同时，随着企业及单位的发展，电子文档、数码及声像资料会不断增加，因此档案信息化管理的难度日益提高，现有的档案信息化管理已经难以满足企业及单位的要求，档案的信息化管理面临着诸多挑战。本文旨在分析档案信息化管理的问题所在，并且就这些问题探讨有效的解决措施，为档案信息细化管理的发展提供建议。 关键词：档案细信息化管理；问题；对策 档案工作的意义十分重大，它有助于记录事实、延续文明、服务大众。目前，社会发展的一个重要标志就是信息化水平，在国民经济的发展中，信息技术所起的作用不容小觑。档案管理也逐渐趋向信息化，细信息化建设时档案管理发展的必然趋势。笔者将对档案信息化的含义加以介绍，在此基础上探讨档案信息化管理存在的问题，进而研究推动档案信息化发展的策略。 1 档案信息化的内涵 利用现代化信息技术，提升各个领域档案管理技术层次期间，针对档案管理必须应对的新形势，对各个方面的因素进行综合考量，需要建立档案管理信息化的理论及规范，发挥现代网络服务技术的作用，构建档案管理及档案服务的结构，进而推动档案管理实现服务社会的目标，这就是档案信息化管理[1]。其内涵包括以下几个方面：第一，档案管理信息化的主要支撑力量是现代化信息技术广泛应用于各个领域的档案管理工作中；第二，档案信息化管理的阶段目标是利用现代化的信息管理方式，从而提升档案管理的信息化水平，从而在网络背景下，制定档案管理及服务的架构。第三，对于档案管理工作人员来说，在推进工作的信息化过程中，需要创新档案管理的方法及观念，将信息化及档案管理有机结合，为档案管理的信息化注入新的元素。第四，信息化的目标在于使得社会各界公平地利用信息，同时保证信息的公开化，这在另一个维度说明了档案信息细化管理的终极目标是保证档案信息化管理为社会服务。 2 当前档案信息化管理的问题所在 2.1 档案信息化管理的观念较为陈旧 对于旧有的档案管理工作而言，利用手工工作进行整理存档是主要方式，旧有的档案管理其发展经历了漫长的过程，最终确定了管理方案，现代化信息技术日益普及，传统的档案管理也在逐步进行信息化变革。然而，转变旧有的档案管理观念需要的时间较长，思想上的改变是第一个步骤，档案管理工作人员需要意识到对档案管理进行信息化改革的重要意义及必然趋势，重视信息化管理方式对提高档案管理效率的作用，有助于进一步降低档案管理工作人员的工作强度。为了实现档案管理信息化的目标，必须极快走出管理误区，避免怀疑利用信息化方式进行档案管理，应该让思想观念与时俱进，保持对档案信息化管理的热情，将档案信息化管理工作扎实地落实，并且不断推广[2]。在当前的档案管理工作中，信息化的应用体现出投入高、产出地的问题。 2.2 没能给予档案信息化管理应用的重视 当前，大多数企业存在的一个问题是，未能对档案进行信息化管理的重要性给予足够的重视，引起信息化管理水平不符合信息化建设要求。大部分企业认为，档案信息化管理只是流于形式，是对信息化建设的积极响应，不能为企业发展及经济效益的提升有所帮助。然而，在我国社会现代化不断推进的过程中，对档案进行信息化管理已经收到社会各界的重视，导致许多管理部门不得不迎合这一发展趋势，勉强开展档案信息化管理工作。其中较为突出的问题是：缺乏对档案进行信息化管理的基础设施，档案信息化管理的资金不到位，并且没有培养和引进档案信息化管理的专门人才[3]。因而，必须提升开展档案信息化管理的重视层次，进而提高档案信息化管理的实际成效。 2.3 利用信息化的管理方式会对档案保密及档案安全产生不利影响 目前，现代化网络信息发展水平不断提高，已经实现了联网技术的各行各业，档案信息化管理也包括在内，信息化管理水平的提升对档案保密及档案安全形成了很大的威胁，主要原因有两个，即人为因素及技术因素。所谓的人为因素产生的威胁，即档案管理负责人员缺乏保密意识及安全意识，对于档案保密及档案安全没有一个深刻的认识，加之在进行档案信息化管理的同时，在该部门的档案网站发表未经过研究及考察的信息，由于档案信息化管理负责人没有对这些信息进行检测及审查，通过所发布的信息暗含的信息讯号，非常容易导致该部门保密档案遭到泄露。在十分复杂的网络环境下，对于档案信息化管理工作来说，电脑病毒及黑客攻击就是造成威胁的技术因素，使得保密档案及档案安全面临着潜在的威胁[4]。 2.4 档案信息化管理任务量较大 对于社会各个领域的档案管理部门来说，一个突出的问题在于，档案部门管理的档案内容十分复杂，并且案卷数量会逐渐增加，每一个案卷的时间跨度大，因此管理工作十分繁重。档案信息化管理的推进没有得到预期效果，主要是因為传统档案管理产生的影响，档案完好是各个档案管理部门的目的所在，此外不同的时间段内档案整理质量的标准都会有所变化，档案管理人员没有将整理标准加以统一，因而影响了档案基础及档案管理的信息化。针对这些问题，必须采取妥善的措施，利用信息化技术展开档案管理，对于现存文书及资料予以数字化处理。 3 改善档案信息化管理的策略 3.1 将档案信息化管理作为终极目标 在现阶段，档案信息化管理工作需要树立为社会服务的管理理念。开展档案信息化管理工作，基本是把数量庞大的档案数据资料，采用信息化的管理方式予以整理和存储，进而为以后的档案管理提供方便[5]。在这个过程中，利用现代化的信息管理方式有利于建构循环良好的数据环境，从而为档案信息化管理的查询工作及统计分析工作创造便捷的途径，为该单位的档案运用提供理论资料。 3.2 改变传统的大难管理观念 信息化社会飞速发展，档案管理工作必须紧跟时代发展的潮流，档案信息化管理是档案管理工作的未来发展趋势。随着网络技术的进步，人们获取知识及信息的一个重要渠道就是互联网，档案管理部门如果不能及时地改革工作方式，必然会在档案信息服务方面处于劣势。因而，档案信息化管理的开展其首要条件就是转变思想观念，必须对思想加以全面的革新，同时树立信息化的管理观念。 3.3 提高档案信息化管理的技术水平 进行档案信息化管理，不论是建设阶段还是开展阶段，信息技术都是极为重要的支撑。因此，必须加强档案信息化管理的技术建设，并且随着管理工作的展开，克服各种问题、打破技术限制。在开放的网络环境下进行档案信息化管理工作，保证实现资源共享及社会化信息服务，使档案信息化管理能够实现智能检索，针对网络环境对档案数据信息形成的威胁，必须对智能检索功能提供技术支持，从而使检索观念得到完善，保证档案的保密性及安全性。 4 结语 建立档案信息化管理的理论及原则利用现代化网络技术，构建档案管理及服务的架构，进而确保档案管理为社会服务。档案信息化管理的过程中，应该利用信息化技术整理档案，对文书及资料加以数字化处理，将档案信息化管理不断推进。 参考文献 [1]贾文琴.试论档案信息化管理面临的问题及对策[J].决策与信息（中旬刊），2015（6）：108-108. [2]韩英.当代档案信息化管理存在的问题及对策分析[J].办公室业务，2014（19）：58. [3]张敏.企业档案信息化管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2015（4）：200-200. [4]宋喜莹.档案信息化管理存在问题及对策建议[J].魅力中国，2014（17）：373-373. [5]林瑞莲.信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].建筑工程技术与设计，2015（19）：1307-1307. |
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