| 标题 | 浅谈信息时代高职院校学生档案的管理模式 |
| 范文 | 摘 要：本文从高职院校学生档案管理内容、意义以及信息技术的发展等方面的分析入手，进而分析了高职院校学生档案的传统管理模式存在的种种弊端，比较深入地分析了这些弊端对高职院校教育教学的影响及对各利益主体的影响，进而提出了信息时代学生档案管理模式，这一模式体现在学生档案形式电子化、学生档案管理服务网络化以及学生档案管理服务模式多元化等三个方面。 关键词：学生档案；信息时代；档案管理 高职院校是高校的重要组成部分，它与普通高校一样，是高校的一种类型，高职院校在学生档案管理方面与普通高校很相似，主要是因为高职院校这一高校类型在我国产生的时间比较短，是一种年轻的高校类型，所以其管理模式通常是借鉴普通高校的管理模式。高职院校的管理模式内容庞杂，由于篇幅所限，在此仅以高职院校学生档案管理为例分析高职院校的管理模式。根据《高等学校档案管理办法》，各高校将学生档案纳入了高校档案管理，高职院校也不例外，其学生档案包括了高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料。但是，很多高职院校学生建档材料尚不完善，就罗定职业技术学院而言，就尚未将学生的入学登记表和体检表放入学生档案，这与《高等学校档案管理办法》的规定不符，因而有待改进。根据管理办法，学生档案应进行归口管理，通常是应归档案馆或综合档案室管理，这种管理相对比较专业，可以减少学生档案管理中的错误，经过多年的摸索，高职院校形成了一套固有的，传统的管理模式。这一管理模式在信息化管理的前期，曾经对高职院校的档案管理起到了积极的推动作用，但随着信息技术的发展，传统的管理模式已经难以适应高职院校档案管理的需要，对高职院校的教育教学以及学生干部的选拔也带来了一定困难，因此，本着与时俱进的原则，高职院校学生档案管理工作，需要积极探索信息化条件下学生档案的新模式。 一、高职院校学生档案管理的内容和意义 （一）高职院校学生档案管理内容 高职院校学生档案是指学生在校期间，接受教育、培养和管理的过程中直接形成的，反映学生德、智、体、美、劳和家庭政治、经济情况的档案材料。 高职院 校学生档案管理的内容比较庞杂，根据以往的文献，笔者把学生档案管理内容分为两个方面：首先是对学生实体和信息档案的直接管理。包括学生档案的收集、整理、鉴定、保存、利用到档案的留转全过程的管理。其次是对学生档案工作的管理，主要是指在学生档案形成过程中的转移、审核、监督、归档、指导和协调等工作。学生档案的形成通常涉及到学校的多个职能部门，例如学生的党团关系涉及组织部和团委；实习鉴定材料涉及到具体的系和专业；学籍材料和成绩单涉及教务处；学生参加各种活动的获奖记录涉及学生科等等。为了完善盒规范学生档案管理，以便将来各用人单位调阅学生档案或者因为工作调动时供组织部门或人事部门调阅学生档案，因此必须明确界定各个职能部门有关学生档案管理的职责和任务，设计各职能部门关于学生档案的管理流程，保证学生档案完整、清晰、规范、合理、合法。 （二）高职院校学生档案管理的意义 1、学生档案是毕业生就业的助推力 学生档案管理，充分反映出学生在高职院校中的主体地位。学生是学校的主体，学生的综合素质在一定程度能反映出一所高校的教学和管理水平，学生素质的高低，能力的强弱直接影响着学校在社会中的声誉，学校培养学生的最终目的是为社会输送更多的优秀人才，而相关部门，特别是用人单位对学生综合能力的了解是通过学生档案进行的，因此学生档案相关部门特别是用人单位甄选人才的第一手材料，学生档案管理工作的好坏，直接影响毕业生的就业。 2、学生档案管理，体现了“以人为本”的档案工作理念 学生是学校赖以生存和发展的源泉，为了稳定生源，提高生源质量，学校学院需要采取多种类措施，其中的一个重要方面就是学生档案管理。为了学院和学生的发展以及为家庭和社会负责，学生档案管理应该本着为学生提供优质服务的宗旨，体现以人为本”的档案工作理念，真正使学生受到优质的档案管理所带来的好处。在高职院校中，学生的任务不仅仅是学习文化知识，更重要的是要掌握实践和操作的能力，为自己的人生树立远大的目标。学生在校期间体现文化素养和各种技能的各种材料都必须在学生档案材料全面反映，这是学院评估，上级检查以及用人单位甄选人才的有力证据，因此，我们必须本着“以人为本的”优质、高效地做好学生档案管理 3、学生管理是高職院校档案部门不可推卸的责任 《高等学校档案管理办法》中明确规定：高校档案部门有档案业务指导和保管、利用各类档案及有关资料的双重职能，二者是紧密联系、密不可分的。因此，学生档案是高职院校档案馆藏的重要组成部分，不仅要加强对学生实体档案的管理，还要对形成学生档案的相关职能部门进行业务指导、监督和检查。 二、信息技术对学生档案管理的影响 信息技术特别是管理信息系统给高校学生档案管理带来了新机遇的同时也给高校档案管理工作带来了重大挑战。 （一）信息技术对学生档案管理带来的机遇 首先，信息技术提高了档案部门对学生档案管理的效率。信息技术的应用方便档案管理人员对数据信息进行采集、鉴定、转换和保存，从而减少档案管理人员的工作量，提高工作效率和效能。其次，信息技术使学生档案资源得以共享，降低工作成本。信息技术的推广应用，使学生档案信息资源达成共享，有效的降低了学生档案的管理成本。例如，学生档案信息管理系统中建立的学生信息数据库，可将在校生的各项资料纳入电子数据库，为学生信息的再利用提供了方便，节约时间，降低学生档案管理的成本。第三，信息技术为档案部门能以更方便快捷的方式管理学生档案信息资源提供了保障。由于校园网覆盖了全校各个职能部门，并且各部门都使用计算机进行管理，这就保障了档案部门与相关职能部门和系部之间的信息链接，从而对学生档案进行更高效的管理。 （二）信息技术对档案管理带来的重大挑战 首先，信息技术改变了建档方式，从纸质档案转变成虚拟的电子信息，促进了数字档案馆的建立。这就要求参与档案管理的人员熟练掌握计算机以及互联网相关的专业知识。其次，信息技术使档案的纸质载体与档案中所记录的内容分离。实体档案馆对二者实行双重管理，即纸质档案的建立与管理和数字档案馆的丰富与更新，无形之中增加了实体档案馆的压力。第三，信息技术改变了以往档案材料收集整理方式的弊端。以罗定职业技术学院为例，档案管理仍然由学生处负责，具体收集工作由学生处的档案员完成，辅导员和相关职能部门协助完成，档案工作始终得不到重视，信息管理工作一般是草草完成，往往是毕业前突击的方式进行。信息技术彻底解决了这一问题，高职院校电子档案的建立需要根据电子档案的特征，按步骤统一填写统一格式的信息，系统时间的限制杜绝了各系部突击整理的方式，要求各系部必须在规定的时间内汇总学生的相关信息，保证档案管理工作的顺利进行。 三、高职院校学生档案传统的管理模式 （一）学生档案管理模式的定义 传统的管理模式即集中管理模式。所谓的集中管理是指由专门学生档案管理部门负责接收、整理、分类、统计和保管国家招生计划内的学生档案，在学生毕业时，负责学生档案的转递环节以配合相关部门的学生就业工作；提供学生档案的日常查询利用等等，这属于在高职院校档案部门中设置专门的档案室对学生档案进行集中管理的管理模式。比如罗定职业技术学院采用的是集中管理模式。 （二）集中管理模式的内容 不同的高职院校的集中管理模式是不完全一致的，以罗定职业技术学院为例，在实际工作中，罗职院对学生档案的管理实行分阶段集中管理。首先，入学阶段，主要是对学生档案（主要是其入学前的高中档案，包括学生的高中学籍档案、以及高考成绩、体检表、党团组织关系等）进行接收、登记、和初步整理工作。这一阶段的工作主要由系部完成。学生档案室主要负责学生在校阶段和毕业阶段的学生档案管理，因此，在学生档案管理过程中，学生工作部门和各系部与学生档案室有着密切联系。首先，学生在大学期间获得的各种奖励、处分、组织材料等都要及时整理归档，按时归入学生档案中并随时按照新的归档范围和要求，收集、整理有关学生的各种材料；在校期间，学生转专业、休学、复学、退学、入伍、退伍等相关方面的流动性材料也要及时整理归档。鉴于学生档案是学生日后用人单位选拔、任用人才的依据，因此，只将学生的“个性”材料纳入其中，包括学生的实践经历、科研成果以及反映学生思想道德的材料等等。其次，在毕业阶段，高职院校将对毕业生档案进行整理和传递。毕业生的档案转递后还有很多后续工作。包括要求档案接收单位将档案转递回执单寄回学校，做好成功转递档案的记录；对未寄出的档案要重新编号整理，认真做好管理、登记工作；对退回学校的档案做好处理的记录。此外，对遗留档案要定期进行整理、编号，对已经寄出的遗留档案做好登记；对长时间无人问津的档案，应与相关部门和学生本人联系，查找原因，避免发生“死档”、“弃档”的现象。 （三）现行管理模式存在的弊端 1、学生档案原始材料收集不完整 随着我国高职教育的迅速发展，近年来，全国高职院校实行网上招生，学生电子档案也因此而产生，但是入学高职院校的学生在中学阶段采取纸质档案，这就导致高职院校电子档案与中学纸质档案的脱节，使得学生在中学阶段的与高职院校的电子档案管理相对接，使学生的档案材料难以收集齐全，甚至包括中学的最原始、最基本、最重要的纸质档案都无法完整的收集和积累。多年来，我院学生高中时期的学生档案残缺不全，如：高中毕业生登记表、中学生学年鉴定表、中学生成绩表、高考成績、中学期间的奖惩表、体检表、入团申请书等等，这些中学阶段的原始档案的不完整增加了高职学生档案管理工作的难度。一方面原始档案材料不完整，不利于高职院校学生管理部门对学生原来的学校及家庭情况等方面的全面了解，也不利于高职院校班主任对学生干部的选拔和管理，难以进行针对性的培养，直接影响到学生今后各方面能力的培养。 2、学生档案在校期间管理不到位 部分高职院校在新生进校后，不马上建立新生档案，将新生高中时期的档案搁置不理，而学生在高职三年学习期间所产生的各种档案都分散在各部门及个人手中，如分散在：各系系办、辅导员及个别老师手中，导致学生档案平时处于无人管理或者管理混乱状态，直到学生即将毕业离校时，学工处才通知各系和相关部门集中归档，这种突击性的集中收集，必定会影响到学生档案的质量，最终导致学生档案残缺不全、档案分装归类不准、档案的清理、核对等环节出现遗漏等现象。 3、学生档案内容老套单一 当前，高职院校学生档案里大多数存放的都是学生中学时期简单材料以及学生在校三年高职大学期间材料，如：中学学籍卡、中学体检表、高中毕业生登记表、中学生成绩表、高考成绩、中学期间的奖惩表，高职学年鉴定表、高校毕业生登记表、高职成绩表等等，这些学生档案归档形式依然是传统模式，在这种传统模式下，简单的学生档案不能详尽、准确、真实反映学生的综合素质，不能完全展示真实全面的学生个体，不能反映高职学生全面发展的状况，不利于用人单位对学生的全面了解和考察，更不利于用人单位及时准确的选拔和合理使用人才。 4、学生档案管理技术手段落后 目前，我国大部分高职院校学生档案管理仍然还是以纸质材料档案为主体，学生档案仍然处于传统、原始、手工操作的管理模式阶段。随着我国高职院校招生人数的不断扩大，学生档案也随之不断递增，陈旧落后的管理模式已经不适应现代化高职教育的迅速发展，同时也严重制约着学生档案管理工作科学化、规范化、现代化进程。 5、学生档案意识薄弱 大多数学生缺乏档案意识，对自己的档案不太关心，甚至无所谓的态度。以我院学生为例，主要表现在：有的学生在填写自己档案时没有注意，多次出现姓名同音不同形的字；有的学生姓名与自己身份证上的姓名不一致；有的学生随意更改自己的姓名或者更改自己的出生日期；有的学生不注意用圆珠笔填写档案材料，时间长了字迹就会模糊不清；有的学生从不关心自己的档案到底保存在哪里，直到毕业出去工作后用人单位需要时才注意到自己的档案，才开始查找自己的档案。 四、信息时代高职院校学生档案的管理模式 在信息时代，高职院校传统的学生档案管理模式已经不完全适应高职院校发展的需要，并且与国家的档案管理新政策不符合，与各有关单位及部门对学生档案的要求不相适应，因此必须采取新的管理模式。这种新的管理模式主要体现在学生档案形式电子化、学生档案管理服务网络化以及学生档案管理服务模式多元化等三个方面。 （一）高职院校学生档案形式电子化 过去高职院校学生档案的载体是单一的纸质形式，但是随着社会电子化工作方式的出现及其推广进程的加快，电子档案逐步产生，高职院校在进行档案管理时也减少了纸质操作方式，电子档案作业方式逐步成为主流。相对于传统的纸质档案，电子档案主要依据的是计算机处理技术，它是以计算机为载体而进行的文件管理，具有制作迅速、存储便捷、容易修正、易于备份、加密后不易丢失等特点。这种电子档案以电子文件的形式归档，既可以满足高职院校学生档案的所有要求，又可以实现快速、海量存储的目的。 （二）高职院校学生档案管理服务网络化 不同地区、不同层次的高职院校之间在办学条件、经费管理上都存在着很大差异，各高职院校在计算机设备配置和学生档案网络管理建设等方面参差不齐。信息化技术的迅速发展，使其在高职院校学生档案信息化建设工作中得到了不同程度的普及，逐渐把纸质档案转变为电子档案进行管理。一般而言，在开展学生档案管理服务模式创新工作时，各高职院校会根据自身情况以及教育教学需要将档案单位局域网与校园网连接，实现校园网与互联网之间的对接。 （三）高职院校学生档案管理服务模式趋于多元化 在高职院校进行管理体制改革之前，学生档案管理服务工作者普遍存在观念陈旧的现象，在工作时往往更加注重档案资料的收集与保管，而忽视了档案资源的开发与利用，档案资源没有得到充分利用，建立在这种传统方式上的服务模式则经常表现为“闭架借阅”的低效率方式。随着高职院校管理体制改革进程的加快，学生档案工作者对学生档案资源的重视程度得到大大提高，学生档案工作者已经不再仅仅拘泥于传统的“你查我调”、“重保管轻利用”的管理服务模式，其服务模式呈现出向多元化发展的趋势。档案工作者在进行档案管理工作时，更加注重档案的开发与利用，适当地扩大了学生档案管理的范围，同时将智能化技术运用于学生档案管理，将学生档案管理工作与高科技手段结合起来，在进行学生档案服务工作时学会了主动服务，树立“以人为本”的服务理念，多途径拓展服务途径。 五、结语 信息时代，随着信息技術的不断发展，为各种档案管理工作提供了强大的技术平台，同时也使高职院校学生档案管理工作日益高效快捷，使得学生档案管理者日益从繁重的体力劳动中解脱出来，积极去思考一些战略层面的学生档案管理工作，同时也使得各学生档案利益主体受益颇多。但是，信息时代的学生档案管理还处于不断完善之中，还需要对现有的档案管理信息系统不断完善，明确信息系统中各个模块的职能，设计系统的操作流程，系统中的各个模块分属于不同的档案管理主体，确定各档案管理主体的操作权限，设计信息反馈机制，以便各档案管理主体进行有效的沟通。因此，学生档案管理还有很多尚未解决的问题，笔者将在继续探索，以期使信息时代学生档案管理模式不断完善，从而切实发挥学生档案管理在高职教育教学中的作用，促进高职院校教学、行政工作的有效进行。 参考文献 [1]段立林.促进高等学校档案工作又好又快发展[N].中国档案报，2008—9 —25. [2]于基伯.侯德伟.高校学生档案的就业服务功能研究[J].兰台世界，2010（22）. [3]牟阳春.学习贯彻《高校档案管理办法》促进高校档案工作科学发展[N].中国教育报，2008—9—28. [4]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报.2007（6）：63-94.67. [5]杨林.高校档案管理工作浅析[J].山东省青年管理干部学院学报.2005（3）：143-144. [6]方图辉.信息化时代高校档案管理服务模式穿新研究[J].江西农业大学学报（社会科学版）.2009（4）：168-170. 作者简介 王月琛，罗定职业技术学院学生处档案室科员，助理馆员。 |
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