| 标题 | 建设工程档案资料管理的重要性 |
| 范文 | 张婷婷 摘 要：工程资料是反映工程实体最终成果的重要性文件，本文通过对工程档案资料管理中存在的问题论述，为确保工程资料的时效性、真实性、准确性、完整性需注意的事项及有效的控制措施，加强建设、勘察、设计、监理、施工五方单位资料管理工作。 关键词：专业技能资料管理电子声像档案审计与档案 1 熟悉相关规定标准，掌握专业知识 1.1 法律法规 工程资料不符合要求，将导致无法进行工程验收。工程资料的形成与工程质量验收过程有着不可分割的关系，建筑工程质量验收是依据《建设工程施工质量验收统一标准》和配套的工程专业质量验收规范执行的。除了验收规范，还需要平时不断学习并熟悉：《建筑法》、《档案法》、《建设工程质量管理条例》等等。 1.2 建筑材料、施工技术、项目管理、工程预算 熟悉地基与基础、砌体、钢筋混凝土、钢结构、防水等工程的分类、施工工艺流程及施工要点，明确哪些施工节点需要形成资料。了解项目管理的程序、组织机构、目标控制、现场管理的概念和基本内容，结合本工程的建立整套资料的管理体系。熟悉监理资料管理工作流程，熟悉建筑构造、建筑设备及工程预算的基本知识，值得注意的是工程计价方式不同，经济技术签证资料的形成方式也不同。 1.3 计算机、资料软件、公文写作 熟练使用计算机、办公室及资料软件，适应当代新形势下的工程档案资料管理。掌握公文写作与文秘工作的基本知识，在工程实践中，公文写作中运用最多的是通知、函、回复和请示，各申报表、变更单的写作格式也应规范；在资料信息处理中，文件的收发、传递、管理及立卷归档工作都相当重要。 2 五方责任主体项目资料管理中的问题及重点 2.1 建设单位 项目初期，在工程招标与勘察、设计、监理、施工等单位签订合同时，应对工程文件套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料。本单位采购的建筑材料、构配件和设备，应保证建筑材料、构配件和设备符合设计文件和合同要求，并保证相关质量证明文件的齐全完整、真实有效。 项目前期的综合资料办理种类多、周期长，需要办理人员需要细心、不耐其烦，其中要注意施工图设计审查报告还应具备审查批准书及设计单位的回复。另外，在施工中遇到建筑节能、设计方案等变动时，涉及很多资料相应更改，应做好已作废资料的处理，千万不要混淆。 建设单位是编报工程档案的责任单位，大多数都是自行负责监督和检查工程文件的形成、收集和立卷归档工作。在施工期间应督促勘察、设计、监理、施工各单位按规范要求做好各自的资料管理工作，定期检查，建立档案管理奖惩制度。 项目验收合格后，相关资料要移交物业公司。由于大多物业公司资料管理意识淡薄，资料管理混乱，建设方除了要做好资料移交工作外，还应在签订合同时补充资料管理的相关要求，为项目后期的运行、维护提供帮助。 2.2 勘察、设计单位 勘察、设计单位主要是按合同和规范要求提供建设工程的勘察、设计文件。在工程实践中，由于设计单位的人员不稳定，存在设计变更通知单资料混乱，电子文件也无法收集齐全等现象。对此，应及时沟通，加强信息交流。 2.3 监理单位 监理单位的资料相对简单，主要包括监理规划、实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知、监理工作日志、监理工作总结、质量评估报告等。但是监理人员的签字工作普遍滞后，常常出现签错、漏签的现象，导致部分资料跟不上施工现场的进度。 2.4 施工单位 施工日志很重要，天气、工作内容、时间、事件等都有讯可查，容易被大家忽视。 电梯和消防通风不仅仅要具备检验资料，还应有隐蔽资料。栏杆如何固定？塑钢窗的如何固定？均要做隐蔽资料。 分户验收的工作量大、耗时长，如何保质保量顺利完成分户验收资料？成立分户验收专项小组，分工协作，派专员负责收集分户验收的原始数据、表格填写、各单位签字及盖章等工作。 2.5 常见的主要问题 在工程建设过程中工程项目管理机构、负责人及其变化情况应纳入档案管理。这点容易被忽视，应该在项目中做好记录。 各项资料要完善闭合。如砼的浇灌时间，施工日记，监理日记，旁站记录、砼试块取样时间均要实事求是的闭合。 资料员更换频繁，人员交接工作不到位导致资料遗失、返工，相关负责人员对资料不熟悉甚至不会，水电安装与土建资料完全脱节，造成资料整理成册工作困难。如何稳定专业人才，解决专业人才少？提高要求和薪资，加强管理和培训，增加晋升渠道等等。 3 建设电子文件与电子档案管理 建设电子文件数量越来越大，工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的文件同时归档。目前许多项目的电子文件归档确实没纸质版本做得规范，一些电子文件都存在缺失，这需要平时的积累和良好的收集习惯。需要长期保存的电子文件，载体不宜用移动硬盘、优盘，应采用光盘、磁带、硬磁盘。现在以感光材料、磁介质、光盘为记录介质的电子工程档案也将逐步规范采用。 档案归档应一式三份，一份封存保管，一份异地保存（包括电子文档），一份提供利用，面对突发性灾害，档案有必要异地备份。 4 建设声像档案管理 模块建立：媒体入库、分类管理、信息检索、汇总查询、摄影者管理、用户管理、帮助； 查询方式：专题专项查询、时间分类查询、工程名称查询； 收集对策：统一整理格式标准、尽量避免档案素材“空档”； 目录编制：统一命名标准、注意上传归类疏忽； 安全保管：做好基础备份、定期不定期检查修正、做好软硬件的适时更新、做好系统使用的权限管理； 5 建设工程投资审计与档案管理工作 建设工程投资审计主要针对政府投资的项目，贯穿于整个建设工程：项目规划、勘察设计、招投标、合同签订、质量安全进度管理等。 在立项审批阶段，项目的可行性研究报告容易被忽视，可行性研究报告未被论证，会出现较多的问题，不过大多适用于政府工程。项目勘察设计对工程造价的影响比重很大，对此环节开展跟踪审计可以控制设计质量，从而达到控制建设成本、遏制设计浪费的目的。其实勘察设计现在还处于不成熟、技术处理薄弱的状况，我们可以收集相关单位及人员执业资格记录，整理数据，避免出现相同的错误。在招投标阶段，招标阶段的施工图纸的设计深度往往达不到要求，导致设计变更、签证、核定单数量大。对于投标文件，除了中标单位的相关资料，未中标并排名靠前的单位资料也应该保存，可作为后期的备选，特别是技术标，里面的技术方案都有很好的参考价值，商务标也能在特殊时段做好的对比。在合同签订阶段，合同如果不够规范和严密，可能给单位带来直接或间接地经济损失，给竣工结算埋下隱患。 项目质量、安全、进度管理跟踪审计的资料，大部分由施工单位提供，在工程档案收集整理和管理中应坚持以下原则：1）工程资料必须真实反映工程实施过程的真实情况；2）建设单位作为工程建设项目的所有者和组织者，在工程资料收集整理方面，负有组织和统筹的责任，应当对工程建设过程中的资料档案质量把好关；3）所有生成资料和管理资料的人员，一定要认真履行职责，在关键问题上要坚持原则，抵制弄虚作假的行为。 6 结论 面临建设工程各个领域的档案管理工作，我们应当增强和时代合拍的档案意识，确保工程档案资料的时效性、真实性、准确性和完整性。 参考文献 [1]杜丹.加强建设工程项目档案管理的策略[J].城建档案，2017（11）：58-59. [2]耿维民.谈建设工程档案管理亟待解决的几个问题[J].才智，2017（32）：236. |
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