标题 | 事业单位档案管理创新路径探讨 |
范文 | 闫立红 摘 要:事业单位作为我国民众服务的基石,其重要性是不言而喻的。但是随着社会的发展,事业单位所需要承担的压力也就越来越大。这就需要事业单位能够按照自身的近况进行有效的改革。而档案管理作为事业单位管理的基石,是首先要考慮的部分,只有建设好档案管理部门,才能让事业单位有序的运行,否则就会造成人员混乱等情况的发生。因此,对传统的档案管理工作进行有效的创新已迫在眉睫。本文就是通过对当前的事业单位档案管理情况进行探究,来浅析如何对事业单位的档案管理工作进行有效的创新。 关键词:事业单位,档案管理,创新发展,部门建设 科学技术是第一生产力,这是当前公认的事实。因此任何的单位想发展都需要借助科技的力量,事业单位想要更好的为人民服务,也需要更合理的运用科技。而在事业单位的档案管理创新中,也必须要大量的有运用科技,才能保证创新的成功。这就需要管理层对档案管理有足够的重视,将大量的资金和人才投入档案管理部门的建设中。有了这两项硬性的保障,才能促使创新的成功。 1 事业单位档案管理现状 1.1 档案管理人员专业水平不够 任何一项工作想要做好,都需要从业人员的努力。但是随着社会的发展,当今工作已经越来越倾向于专业性、科技性,因此原本的苦力行为已经无法有效的完成任务。而在传统的档案管理工作中,其主要采取的是人工录入、整理和收纳的形式,这种形式在当前看来是弊端多,不仅浪费时间,而且整理出来的文件也因为本身材质为纸质,不容易保存,就会造成档案的缺失。因此,档案的改革应当从工作人员的专业来进行,要任用有档案学知识的专业人才进行管理,要用脑力来代替体力。这样才能保证工作的顺利完成。 1.2 档案管理设备落后 另一个方面就是档案管理部门设备落后。这种情况的发生是因为领导层不够重视档案管理部门,因此难以对档案部门进行大量的资金支持。这就导致了档案管理部门难以进行设备的更新,完成信息化的建设。而且就算是设备引进,也是用其他部门淘汰的计算机设备来填补档案管理部门的空缺,这就让档案管理部门的工作效率低下。甚至有些事业单位根本不考虑档案管理部门的信息化建设,依旧采取原始的手抄笔录行为。在当前这个信息爆炸的时代,这种行为无异于让档案管理部门名存实亡。难以起到其应有的作用。 1.3 管理人员离职后档案管理工作效果不佳 人员的交接问题,也是档案管理部门的一个重大问题。一些事业单位不够重视人员交接的问题,就导致了前任离开的时候,接任的人难以对前任的工作做到接盘。这就让一些文件出现了疑似丢失的情况,也就是人们经常说的“死档”。 1.3.1 事业单位对现有档案的运用不够有效 事业单位中通常档案资料比较多,但是这些档案常年被摆在那里,很少得到有效的利用,因此也就导致档案资料的应用有效性不高。甚至还有些档案知识的应用也只是表面,无法充分发挥档案资料的应用价值,这些问题在档案管理中均需要得到有效满足。 1.3.2 档案管理工作规定不够规范 档案管理工作本身比较复杂,关于档案管理工作在事业单位中没有具体的规范,因此在实际管理工作中通常都是管理人员想要怎么管理就怎么管理,这也就导致档案管理工作质量不佳。甚至档案纸张也出现杂乱问题,在进行档案资料应用的时候,寻找非常麻烦,影响档案管理质量,也影响工作效率。 1.4 管理规范性差,应用效率偏低 事业单位虽然一直在对人事档案进行管理,但是实际上管理工作能够起到的作用十分有限,事业单位人事档案并不能够在实际工作中发挥出重要的作用,很多人事档案长期得不到应用,白白浪费了人力对其进行管理和维护。从理论上讲,工作人员职务的变动、薪酬的增减等都与工作人员的档案信息有着密切的关系,但是在实际生活中这些档案信息却很少进行合理的应用,不仅基础的作用难以发挥出来,反而还会对事业单位内部工作带来负面的影响。首先,档案信息的篡改现象较为严重,部分工作人员为了达到自己工作上的目的,会与人事档案管理人员进行串通,对学历或者年龄等进行造假。这就使得人事档案失去了原有的价值,无法为人事管理工作提供有效的参考,致 使档案作假人员谋取了不属于自己的职位,享受了本不属于自己的待遇。其次,档案管理缺乏规范性,致使事业单位人事档案在时效性、可靠性等方面都暴露出较大的缺点,不能根据人事变动进行及时调整。除此之外,事业单位在人事档案传递方面也显示出一定的不足,很多事业单位都没有按照国家规定进行人事档案的传递,在传递过程中随意性过大,经常造成人事档案的丢失、损毁等,对工作人员的利益造成了损害,不利于人事档案的利用和完善。 2 事业单位档案管理的创新策略 2.1 强化档案管理人员培训 在上述的情况中我们发现,事业单位的档案管理改革最重大的问题就是人才的问题。因此,在档案部门的建设中,一定要大量的引入专业的人才,这样才能有效的提高部门运转的效率。而且,现代社会是一个脑力劳动的社会,在不久的将来,人力必然被机械所代替,因此,注重管理的设计和管理方法是非常重要的一个环节。同时,也要努力的培养自己的专业人才,只有自己培养的人才是最为可靠的,也能够有效的避免换人交接的问题,尽量的避免“死档”的情况出现。 2.2 档案管理人员工作落实到人 在事业单位档案管理人员交接工作中,也必须要制定相应的规范制度,如果出现管理人员离职,则首先应该完成交接工作。同时对于离职人员也必须留下自己联系方式,一旦档案管理工作中出现问题,则可以让单位立即和当事人保持联系,对于提高事业单位档案管理质量具有重要作用。 2.3 做好档案管理的工作 在档案管理人员培训工作中,管理人员必须加强对档案管理工作的重视,提高管理人员档案保护意识。对档案管理工作定期进行检查,一旦发现问题立即采取相应措施进行修补。档案管理工作比较复杂,因此在管理工作中需要具有较强的耐心及细心,只有在档案管理工作中足够细心,才能够真正做好档案管理工作,为事业单位发展奠定基础。 2.4 提高档案利用合理性 档案管理工作是事业单位的重要工作之一,同时关于档案资料的合理利用也是其重要组成部分,只有这样才能够有效发挥档案作用。目前正是信息化时代,档案信息的利用也逐渐加大。在事业单位发展进程中,只有定期查阅档案资料,才能够对事业单位信息有全面的了解,这样不但有助于显著提升工作效率,同时也能够对事业单位发展提供资料参考。 2.5 及时更新档案 随着社会的不断发展,事业单位更新发展速度也在不断加快,在这种环境下,事业单位档案也需要发生变动,对于工作人员来讲则需要结合时代发现需求,及时更新档案资料,以能够不断完善档案资料,以此促进事业单位的可持续发展,并能够显著提升事业单位在发展进程中的吸引力,吸引更多的人才服务于事业单位档案管理工作。 3 结语 综上所述,在我国事业单位档案管理工作中还存在一系列问题,但是事业单位人员普遍对其重视不高,因此也就导致我国事业单位档案管理质量偏低。在这种环境下必须要显著提升档案管理工作质量,以此促进事业单位的可持续发展。 参考文献 [1]杨虹.对事业单位档案管理的创新思路的探讨[J].科技资讯,2010,34:125+127. [2]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报,2011,20:198. [3]孙凤玲.事业单位档案管理创新与改革探讨[J].改革与开放,2012,04:6-7. [4]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务,2012,13:116+119. [5]林幼凤.浅论行政事业单位档案管理创新思路[J].现代经济信息,2009,08:235-236. |
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