| 标题 | 卫生计生综合监督机构执法档案信息化管理中存在的问题及对策 |
| 范文 | 彭艳玲 张艳军 摘 要：随着卫生计生综合监督事业的不断发展，卫生计生综合监督机构内的执法档案管理制度得到了健全和完善，其中执法档案信息化管理的重要作用和地位凸显，工作要求日益提升。因此，有针对性地改进和完善执法档案信息化管理，对卫生计生综合监督机构意义重大。 关键词：执法档案，信息化，管理 一、卫生计生综合监督机构执法档案 在卫生计生监督执法过程中，会形成一些具有保存、使用价值的原始资料和历史记录。这些记录包括案卷、全过程记录数据等在内，对国家、社会、监督机构本身或监督员、被监管单位等都具有保存和使用价值。将这些数据资源收集、整理、归档，即形成卫生计生综合监督机构的执法档案。对于卫生计生综合监督机构而言，执法档案可以理解为整个执法活动的历史记录。卫生计生综合监督机构执法档案对于卫生计生综合监督工作意义重大，它是其依法行政和科学决策的依据，能够为监督工作重点的判断提供参考。 作为卫生专业行政执法活动产生的历史凭证，卫生计生综合监督机构执法档案具有两个主要特征。一是专业性强，卫生计生专业执法工作属于卫生法学范畴，综合具有法学的特质和医学的特质，反映执法工作的档案也具有其自身的特殊性。二是行政性强的，卫生计生执法程序要求严格，卫生计生综合监督机构执法档案的形成有着严格的规范，作为行政执法工作的档案，其对行政命令和法规规范的依附性强。 二、卫生计生综合监督机构执法档案信息化 档案信息化是一个长期转变的过程，是指档案管理的模式从实体为主到以信息为重心的过程。档案信息化需要在管理中全面应用计算机和信息技术，需要在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下进行，需要以提高档案管理和利用的现代化水平为目标。 卫生计生综合监督机构执法档案信息化，是档案信息化在卫生计生综合监督机构的具体实践。目前，一般对卫生计生综合监督机构执法档案信息化的理解包括四个方面：一是在卫生计生综合监督机构内，尽管涉及到公众对执法档案信息化的利用，但其执行主体是卫生计生综合监督机构。二是需要按照国家相关法律和档案行政管理部门的规划和要求，不能自成一体。三是运用计算机和网络等技术等先进技术，在对档案信息进行收集、整理、保存、开发和利用过程中进行管理创新。四是最终目的为形成科学分类、方便管理、安全可靠、内容丰富的档案资源，从而能够有序整理并充分发掘、利用执法档案。 通过扫描等手段，使得卫生计生综合监督机构执法档案具有电子资源，以及直接从电子办公系统获得的电子文件，将这些资源以数据的形式进行存贮，即是我们经常说的卫生计生综合监督机构执法档案的电子化。电子化数据的综合应用等需要更多的技术支撑和管理支撑，电子化仅仅是信息化的低级阶段。 三、卫生计生综合监督机构执法档案信息化管理中存在的问题 在卫生计生综合监督机构实现执法档案档案信息化的过程，是传统的档案管理向新型档案管理模式转变的过程。在这一个过程中会存在一些问题，主要表现在人才、管理和技术三个方面。 （一）专业复合型人才缺乏 一方面，开展执法档案信息化管理对人才素质要求高，即要有一定的档案工作基础，又要有一定的信息化工作意识，还要对卫生执法工作有基本的了解，具备高度的责任心和敏感度，复合型人才培养的难度大。另一方面，卫生计生综合监督机构目前多为事业单位，工资福利待遇与专业技术职称挂钩，作为基层医疗卫生机构档案系列职称评定层次低，医疗类不在岗评定难度大，因此档案管理员在单位内弱势化、边缘化，职工入职意愿差、工作动力不足。由于两方面的原因共同作用，造成了目前卫生计生综合监督机构内档案管理人才缺乏。 （二）分散式管理模式落后 目前，卫生计生综合监督机构内档案管理依然未能实现集中管理，多采用分散式管理模式。分散式管理模式中，案卷类文书和影音资料分别由档案室、执法业务科室保管，实际操作过程中案卷沿革较为清晰，但是影音资料连续性不强。随着行政执法全过程记录的推开，这些影音资料将成为行政执法档案的重要组成部分。因此，卫生计生综合监督机构档案信息化工作中，分散式管理模式因其不利于档案的完整性必然会造成不良影响。 （三）软件兼容性考虑不足 由于信息化的推进一般晚于办公自动化的推进，在卫生计生综合监督机构内办公自动化于档案信息系统设计不同步，兼容性差给管理带来很多困难。行政管理的多头化也造成了档案信息化建设中对接不畅，如作为基础档案的医疗单位许可库与手持式执法终端监管单位库的共享，目前依然在实验阶段。 四、卫生计生综合监督机构执法档案信息化管理的改善对策 针对目前存在的问题，卫生计生综合监督机构执法档案信息化管理可以采取以下三方面措施进行改善。 （一）加强人力资源的统筹和管理 人力资源对于目前卫生计生综合监督机构档案工作，特别是执法档案信息化工作是具有决定意义的重大因素。要探索建立适合监督机构档案工作长远发展的人力资源管理制度，在执法监督队伍中适度设立专职档案管理岗位，专业技术聘任方案中适当考虑增加档案类职称比例。同时也要加大培训力度，有计划、有步骤、有针对性地开展培训，努力提高档案管理员综合素养。 （二）实行档案综合管理模式 卫生计生综合监督机构执法档案是无法再生的，因此要认真维护档案的完整性和安全性，实行统一、综合、科学的管理。要在目前檔案室的基础上建设综合档案室，同时在各执法业务科室配备兼职档案管理员。应建立健全档案管理规章制度，形成有效运转的档案综合管理系统，对档案做到统一领导、统一机构、统一管理制度、统一分类编号、统一集中管理。特别是在影音资料等电子数据的保存方面，应特别增加投入，在综合档案室增加电子防磁柜等必要设备，做好物理防护。 （三）加强对档案信息化建设的宏观规划 作为行政事业单位的卫生计生综合监督机构，其开展的很多工作属于从属地位，如在档案信息化工作中，对于各系统、软件的兼容性问题仅具有使用的权限。对于兼容性问题的解决，需要国家和省级卫生计生行政部门和档案行政部门共同进行宏观规划。档案信息化各组成系统的良好兼容，才能够有效提升档案的共享和应用水平。另外，卫生计生监督机构执法档案中纸质档案转化为电子文件的过程，也需要统一的标准进行规范和指导。 参考文献 [1]宋文质.卫生法学[M].北京：北京大学医学出版社，2008. [2]张荣华.水政执法档案管理对策[J].山西水利，2017（10）：47-48. [3]吴美娟，开国花，杨丽萍.浅谈卫生防疫档案综合管理[J].医学动物防制，2025，21（2）：157-159. [4]高金娥.新时期机关档案信息化管理的创新探究[J].办公室业务，2018 （1）：54. [5]王宁.我国智慧档案馆理论研究和实践工作综述与展望[J].档案天地，2016（3）：34-37. [6]丁伟明.卫生监督执法档案数字化管理研究[J].卷宗，2016，11：527. 作者简介： 彭艳玲（1980-），女，承德市卫生计生委综合监督执法局。 张艳军（1967-），承德市卫生计生委考试中心，副研究员。 |
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