| 标题 | 事业单位档案的数字化管理探讨 |
| 范文 | 孙晶 摘 要：伴随着互联网时代的到来，电子科学技术实现了突飞猛进的发展，这极大的冲击了人们的日常生活，对于事业单位的档案管理工作也造成了一定的冲击，只有实现事业单位档案管理的数字化，才可以和时代发展相适应，实现档案信息的价值。文章通过结合笔者自身工作经验，分析了事业单位档案的数字化管理，为相关的事业单位档案管理人员提供参考和借鉴。 关键词：事业单位；档案；数字化管理 伴随着时代的发展和进步，事业单位的档案数字化管理逐渐成为社会关注热点。事实上，数字化档案管理的基礎就是计算机信息技术，通过数字化档案管理可以更好的筛选档案和文件，实现事业单位档案管理水平的提高。在现在的社会上，怎样实现事业单位档案管理的数字化是必须要研究的问题。下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。 1 事业单位档案数字化管理所带来的影响分析 1.1 提高档案的使用效率。 通过事业单位档案信息的数字化管理有利于更好的传播信息，可以借助于搜索项目快速得到需要的档案信息，一方面节约了时间，另一方面也提高了准确性。数字化档案管理方式与传统的档案管理方式不同，传统的档案管理需要大量的时间进行整理、筛选和查阅，在一定程度上提高了工作量，降低了档案的使用效率。 1.2 促进单位管理工作的顺利进行。 在电子信息技术的时代，实现事业单位档案管理的数字化有利于更好的建管理工作，让档案可以及时的归档，另外，事业单位的档案管理出了要管理员工，还要管理文件和基础设备。数字化的管理发挥了这些信息的经济效益，让资源得到共享，促进了事业单位管理工作的顺利进行。 2 事业单位档案数字化管理的主要内容 2.1 提供开放服务 伴随着互联网技术的不断发展，事业单位自身可以借助于网络构建互联网主页，向社会公众展示必要的档案管理信息，这样一来公司的员工可以充分利用档案，社会上其他人员也获得了开放性的服务，拓宽了事业单位的发展渠道和范围，也对事业单位的宣传创造了有利条件。 2.2 数据库建设 对于事业单位来说，实现档案管理的数字化必须要做好数据库的建设工作，通过多样化的数据库可以更好的管理档案，举例来看，通过一些综合性质的数据库和专题数据库有利于更好的存放文件，由于数据库是数据管理工作中工作量比较庞大的一项工作，因此事业单位需要严肃对待数据库的建设，以便有利于各种档案的管理和使用。 2.3 档案的安全管理 要做好事业单位的档案数字化管理工作，首先要防止出现网络诈骗，加大安全管理力度，具体来看，要从以下几个方面出发：首先，要保证信息的安全性，也就是说档案的保密工作要做好，涉及商业机密的档案资料不能放在网上提供开放服务；其次，要保证数据的安全性，做好权限的控制工作，设置专门的工作人员进行安全管理；另外，要坚持与时俱进，学习电子信息技术，积极引进拥有较高计算机水平的人才，优化自身的人才资源体系，更准确的认识档案信息管理工作，加强电子信息技术与档案管理工作的融合，确保档案的安全性。 3 事业单位档案数字化管理的改进对策分析 事实上，现在的事业单位档案数字化管理中依然存在很大的问题，必须重视这些问题，做好事业单位的档案数字化管理，下面是笔者进行的具体措施分析。 3.1 创建事业单位档案数字化管理系统 对于事业单位来说，实现数字化档案管理可以更好的开展工作，不过我们必须意识到的是，数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，实现全面的管理。在完善整体的事业单位档案数字化管理系统时，要注重从总体的角度出发，选择合适的设备和管理的软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。 3.2 做好文书处理工作 在整个事业单位档案管理工作里，文书处理工作非常重要，而文书的质量会影响整个事业单位的档案管理工作，对于实现档案信息资源的价值具有重要意义。所以，事业单位必须加大对于文书处理工作的改革力度，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。过去对于文书的处理方式必须要耗费很长时间，而计算机数字化背景下可以更好的解决这一问题，更好的处理档案信息和文稿，对于工作效率提高具有重要意义。 3.3 不断优化性能 对于事业单位来说，实现其数字化档案管理可以促进整个档案管理工作高效率的进行，所以必须不断的优化这个系统的性能，具体来看，要从以下几个角度出发：首先要提高数字化档案的升级能力，在实际工作过程里全面的了解这一系统，发挥其性能的作用，提高整个数字化档案管理的水平，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。其次，要注重提高其可靠性。在实现事业单位数字化档案管理的过程里要选择最佳磁盘，这样可以保证硬件设施到位，提高整个系统的可靠性，有利于下一步的升级工作。对于磁盘阵列来说，要选择不同形式的RAID保护级别，这样可以获得良好的处理效果。对于硬件来说，要支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。 3.4 做好完善衔接工作 在新的历史发展阶段，事业单位在进行数字化档案管理时，要和办公自动化结合起来，在设计具体的方案时要让信息需求者更快的获得信息，实现档案资源之间的有效衔接。对于事业单位来说，必须全面了解进行数字化档案管理的实际需求，及时更新现在的规章制度，与此同时，还要保障数字化档案管理体系的合理性，电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，通过这样的衔接工作可以更好地进行管理，有利于提高其保密性，防止系统被破坏或者黑客入侵。 4 结束语 通过上面对事业单位档案数字化管理的分析可以得知，网络技术的发展促进了数字化档案管理的发展，过去的档案管理模式逐渐被时代淘汰，只有和时代发展相适应，不断提高档案的利用率，实现档案信息的价值。文章通过结合笔者自身工作经验，分析了现在的事业单位档案数字化管理所带来的影响，研究了事业单位档案数字化管理的主要内容，提出了事业单位档案数字化管理的改进对策，为相关的工作人员提供参考和借鉴。 参考文献 [1]张巍.谈事业单位档案数字化管理[J].黑龙江档案，2014（2）：134. [2]郑勇.浅谈新时期事业单位档案的数字化管理[J].中国管理信息化，2015，18（21）：199. [3]毛羽丰.试析事业单位数字化档案管理现状与优化对策[J].办公室业务，2013（1）：104. [4]赵光跃.数字化是档案管理工作的必由之路[J].科技资讯，2015，（17）：89-90. [5]王立宁.浅谈事业单位档案工作的创新.青海师范大学学报（哲学社会科学版），2012，（7）：53-54. |
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