| 标题 | 试论医院建设项目档案管理的方法和措施 |
| 范文 | 张红 摘 要：医院建设项目档案承载着医院发展沿革的历史记忆，是医院可持续发展的宝贵资源，也是社会管理和公共服务的重要信息。近年来，随着医院学科建设水平的高速发展，医用用房紧张”的现状已严重制约了医院的进一步发展和提升。在整个医院项目建设过程中如何收好、管好和用好医院建设项目档案，同样有着极其重要的意义。因此，要做好医院建设项目档案工作，有必要将其作为建设项目管理的一项基础性、保障性工作、管理性工作，引起高度重视。因此，要做好医院建设项目档案工作，有必要将其作为建设项目管理的一项基础性、保障性工作、管理性工作，引起高度重视。 关键词：医院建设；基建档案；管理 1 充分认识医院建设项目档案管理的重要意义 近年来，随着医院学科建设水平的高速发展，门急诊量的极速增长，特别是疑难重症病例和三、四级手术比例的逐年提高，医院的物理发展空间接近极限，“占地不足，医用用房紧张”的现状已严重制约了医院的进一步发展和提升。如上海交通大学附属第九人民医院创建于1920年， 是一所三级甲等综合性教学医院。2016年医院门急诊量426万人次，日门急诊量近1.2万人次，住院人次超过10万人次，住院手术量7.85万人次，门诊手术19.41万人次。虽然2014年新建了总建筑面积42914平方米的门诊医技综合楼，但仍满足不了医院的发展需要。下一步医院将在浦东新区选址用地200亩，建设新的医院院区，以满足国家口腔醫学中心创建的要求。 医院的项目建设是医院发展的重要支撑，在整个医院项目建设过程中如何收好、管好和用好医院建设项目档案，同样有着极其重要的意义。 1.1 医院建设项目档案是医院建设和发展的历史记录 医院建设项目从立项、设计、施工、监理到竣工验收会产生大量的档案材料。其中，在建设项目的立项过程中，既有建设项目建议书、可行性研究报告、初步设计、规划土地等审批文件，也有建设项目招投标过程中产生的大量的招投标文件和项目建设合同；在设计阶段会产生项目总体设计、方案设计、施工图设计等设计文件；在施工阶段，施工单位会产生大量的施工文件，如施工组织设计、施工记录、施工材料的保障性文件、施工质量评定文件和施工总结以及竣工图等；监理过程中会产生监理规划、监理细则、监理签证单、监理工程质量评估报告、监理总结等；到了项目竣工验收阶段，建设单位又会产生大量的建设项目验收材料，如工程质量备案材料和工程决算报告等等。这些档案都是建设项目的历史真实记录，它对于指导项目建设、评估工程质量、审价审计稽查、工程竣工验收、产权确认都具有不可或缺的重要作用。 1.2 医院建设项目档案是医院项目建设后运行、维修、改扩建和管理的重要依据 医院建设项目档案是医院档案的重要组成部分，尤其在整个建设过程中产生的依据性、凭证性的各项记录对于医院的运行管理有着极其重要的意义。如建设项目立项过程中的项目建议书、可行性研究报告批复、选址意见书、用地许可证、工程规划许可证等都是医院房产产权办理的重要依据。又如施工过程中产生的各类设计交底会议纪要、设计变更单、技术核定单、洽商单等变更依据，都是建设项目审价、审计、调整概算、竣工决算的凭证依据。再如，施工过程中由施工单位编制，经监理审核签字的各类建筑、结构、装饰装修、水、电、风等竣工图，各类隐蔽工程验收单，都是医院建设项目运行、维修和改扩建的查考依据。 1.3 医院建设项目档案工作是一项基础性、保障性和管理性工作 医院建设项目管理是一项系统工程，具有如下特点：一是参建单位多。整个项目建设涉及建设单位、代建单位、设计单位、施工总包和分包单位、监理单位等，这给建设项目档案收集带来了难度。二是建设周期长。一般医院的一个建设项目，从开工建设到竣工验收，时跨几年，期间人员变动频繁，从而对档案管理而言，不能仅按年度归档来执行，需根据项目建设的进展，将项目档案的形成积累与项目建设的特定周期紧密结合起来，使项目档案工作与项目建设的各个环节同步管理，避免脱节。三是专业种类广。一个建设项目 既有土建工程文件材料，又有按照施工内容涉及相关专业的安装施工文件、监理文件和竣工图纸。其档案管理既要遵循建设项目形成规律，又要按照档案管理有关要求来确保整个医院建设项目档案的完整、准确和系统。因此，要做好医院建设项目档案工作，有必要将其作为建设项目管理的一项基础性、保障性工作、管理性工作，引起高度重视。 2 做好医院建设项目档案管理的基本方法 2.1 全面了解医院建设项目的开展情况 上海第九人民医院档案部门作为医院的综合管理部门，统一归口医院党委主管，而医院的新建、改建、扩建项目管理主要由医院的基建处负责。为了能做好医院建设项目的档案管理工作，作为档案部门有责任加强对医院各项建设项目的全面了解，主动与医院基建部门加强联系沟通，掌握医院建设项目开展情况，列出建设项目清单。尤其要理清医院建设项目的基本情况，如建设项目的参与单位、建设内容、建设节点进度及合同标段、单位工程划分情况等等。所有这些情况的掌握其主要目的是为了更好明确建设项目档案重点监管的范围，有计划、有步骤地做好医院建设项目档案的管理。 2.2 制订医院建设项目档案管理制度 档案管理制度是用来明确档案工作各业务环节及重要专项工作管理的基本要求。医院建设项目档案管理制度的制订必须针对建设项目参建单位多、建设周期长、专业种类广等特点，依据档案法律法规，明确各方归档工作职责，尤其要在制度制订中强化对施工、监理等参建单位在竣工验收后档案整理移交责任的落实。要结合专业要求，遵循国家和行业有关建设项目档案管理的技术规范，明确医院建设项目文件材料的归档范围、保管期限、分类方案和整理要求，体现建设项目档案的成套性和专业性。要在制度建设中全面规范医院建设项目档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。同时，要随着国家新标准、新规范的出台以及电子文件归档和电子档案管理的新要求，及时修订和完善医院建设项目档案管理制度，使其依法合规、符合实际、有可操作性。 2.3 建立医院建设项目档案工作监管体系 由于医院建设项目参建单位多、人员流动快，档案来源多元、专业性强，势必增加了医院建设项目文件材料的形成积累和收集归档的难度。如何加强医院建设项目档案管理，建立科学规范的建设项目档案工作的监管体系是值得我们深入研究和推进的。 建设项目档案工作是医院项目建设过程中的重要环节，理应纳入医院领导的议事日程；纳入医院规章制度和工作流程；纳入医院有关部门和相关人员的经济责任制和岗位责任制。一要切实做到医院建设项目立项与医院建设项目档案管理措施落实同步，即在医院建设项目管理的目标、计划、制度建设中要明确档案管理的目标、计划和制度要求，配备档案专兼职人员，落实档案管理必要的经费和设备。在工程项目合同签订中要明示参建单位建档和移交的责任，以合同制管理进一步促进建设项目档案管理工作。二要切实做到医院项目建设与医院项目建档检查、指导协调同步，即在医院建设项目从开工到竣工的整个过程中同步开展医院建设项目档案工作的指导和检查。除了要加强对本医院建设项目筹建部门有关建设项目文件材料形成、积累、整理、归档的指导以外，更要统筹协调好各参建单位如施工、监理等单位有关本医院建设项目文件材料的整理归档和移交接收的指导检查工作，做到提前介入，项目建档与项目建设同步。三要切实做到医院建设项目验收与档案验收同步，即医院档案部门要贯彻执行国家有关建设项目档案验收的规定要求，将档案验收纳入医院建设项目单位工程、单项工程、合同标段工程和项目竣工验收环节，加强医院建设项目档案的验收，凡医院建设项目档案验收不合格，医院建设项目不能竣工验收。 2.4 确保医院建设项目档案的完整、准确和系统 做好医院建设项目档案工作，确保全套建设项目档案的完整、准确和系统，是医院建设项目工程质量的重要体现，也是创建优质工程的重要依据。 所谓完整性是指建设项目的各类归档文件材料收集齊全，档案部门如何把握好建设项目归档文件材料的完整性。一要全面了解本项目参建单位情况，如建设单位、代建单位、设计、施工、监理单位情况，从而明确档案整理单位责任，落实档案验收、移交要求。二要全面掌握本项目建设内容，通过现场查看，听取汇报，调阅项目可行性研究报告、初步设计、规划土地等审批文件，查看施工组织设计方案、施工总结、监理规划、监理细则、监理工程质量评估报告、监理总结、建设单位工程建设管理总结、竣工图纸、工程决算等，从而了解建设项目地址、性质、规模、节点进度及合同标段、单位工程划分等情况，做到有计划、有步骤、按内容、按要求做好建设项目建档的指导、检查和验收工作，避免医院建设项目文件材料的遗漏和减少归档的现象出现。三要全面执行建设项目各类载体文件材料的归档要求。档案部门除了要按照国家档案局颁发的《建设项目档案管理规范》DA/T28-2018标准要求制订医院建设项目文件材料归档制度以外，更要对照标准制度要求，加强医院建设项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件的收集归档，从而保障医院建设项目档案的完整性。 纵观医院的建设发展，档案人员从最初对医院建设项目档案管理的陌生到逐步认识、不断完善，有了较大的进步和提高。但从医院建设项目档案管理总体水平而言，至今仍处于发展不平衡，管理尚不够规范。主要表现为：一是对医院建设项目档案管理的组织领导尚不够有力。有的医院在项目启动之初没有将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，没有将档案管理纳入项目管理的全过程。二是建设项目档案管理制度不健全。有的医院没有制订建设项目档案管理的规章制度，缺乏完善的建设项目档案形成、积累、收集、整理和利用的有关制度，特别是收集过程中人为因素较多，随意性较大，相关制度规定指导性不强，可操作性不够。三是对建设项目档案管理的程序控制不到位。有的医院没有将建设项目档案管理纳入参建单位的合同管理内容之中，工程完工，项目档案未整理归档的现象屡有发生。有的医院重视项目建设，忽视项目档案管理，没有按照建设项目档案管理规定，落实建设项目档案管理的“三纳入”“三同步”的要求，导致建设项目档案管理失控。四是档案管理人员的业务素质和能力尚不适应档案工作发展的需要。有的医院档案人员配备不足、兼职过多，缺乏档案业务知识培训和进修的机会，仅能满足医院文书档案、医疗档案等常规档案的一般管理需要，对建设项目档案等科技档案管理缺乏相关的专业知识和业务管理经验，尚不能胜任对建设项目档案管理开展业务指导和检查，导致医院建设项目档案不够完整、准确和系统，影响了医院的长远发展。 3 推进医院建设项目档案管理的主要措施 医院建设项目档案管理是否科学、规范和高效，离不开医院相关人员的档案意识，离不开医院建设项目档案管理的体制机制建设，离不开档案管理制度的建立健全，更离不开档案管理人员业务知识和管理能力的培养和提高。 3.1 加大宣传力度，不断提高医院全体人员的档案意识 医院建设项目档案来源于相关职能部门和参建单位，其质量的好坏与相关人员的档案意识强不强有直接关系。当前在医院项目建设中要克服那种把档案管理看成软任务，用时需要，做时次要，忙起来不要，挂不上号，排不上位的现象。医院档案部门应通过多种渠道，采用形式多样的方式方法，加大档案法律法规的宣传，使医院全体员工进一步增强对档案工作重要意义的认识，提高依法治档的意识。在建设项目管理中做到人人关心档案工作，养成自觉积累相关文件材料并移交归档的习惯。医院的工程管理部门应加大对参建单位的档案工作考核，落实档案管理兼职人员，确保建设项目进展到哪里，档案工作跟踪管理到哪里，使医院的建设项目真正做到创一流工程，建一流档案。 3.2 加强统筹协调，不断理顺医院建设项目档案管理的体制机制 档案工作是一项管理工作，医院档案部门是医院档案管理的职能部门，当前要克服档案工作仅仅只是“抄抄写写、包包扎扎、装装订订”的错误认识。在医院建设项目管理中档案部门应主动介入，争取医院领导的重视和关心，协调八方，理顺医院建设项目档案管理的体制和机制，切实担负起医院档案管理的主管责任，行使好依法治档的监督指导职责。要加强对医院基建管理部门档案管理的指导，并依靠其管理职权加强对参建单位建设项目档案管理的监督指导，形成齐抓共管的医院建设项目档案管理的新局面。 3.3 加紧制度建设，不断完善医院建设项目档案管理的规章制度 依法治档，规范管档不是一句空话，需要有配套的档案法律、法规、规范、标准。当前，医院档案部门要根据新形势下档案工作的新要求，结合医院档案工作的实际，加紧制订和修订符合医院建设项目档案管理的规章制度，要突现建设项目档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用的基本要求，明确医院建设项目档案的套数、归档要求和移交规定，协调好与城建档案部门的关系，在维护好医院作为建设单位档案的完整、准确、系统基础上，依法向城建档案部门移交建设项目档案。要强化医院建设项目档案管理制度的规范性、配套性和可操作性建设，以不断适应医院建设项目档案管理的发展需要，提高医院档案工作水平。 3.4 加快人才培养，不断推进医院档案人员的业务素质提升 档案工作是一项专门业务工作，是一项涉及多种专业，多种学科的管理性工作，要做好医院建设项目档案管理工作，必须有一批具备一定的档案专业知识和熟悉工程项目建设程序和管理要求的档案业务人员。因此，作为医院档案部门的工作人员要积极争取医院领导的重视和支持，创造机会，不断进修，以适应医院档案工作发展需要。档案人员要在本职岗位上刻苦钻研，不仅要掌握档案管理的专业知识，更要了解所管辖专业的档案管理要求，在实际工作中不断学习，不断完善，不断提高。只有这样，才能更好的胜任工作，不断促进医院档案工作的发展。 参考文献 [1]李萍 医院档案管理的现状及对策 中国医药导报 2011（1）；125-126 [2]葛铁 论医院基建档案的重要性与科学化管理体会 2018（1）；83-34 [3]秦红 浅析影响高校基建档案收集质量的因素及措施 2017（1）60-61 |
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