| 标题 | 基于勘测设计企业档案管理的研究 |
| 范文 | 刘少凤 摘 要：在目前经济增长迅猛的今天，安全保护成为了各行各业关注的焦点，档案管理存储保密工作同样也面临着严峻的挑战，其资料涉及面较广，内容资源丰富，关系影响着部门、企业甚至国家利益与安全。做好档案资料管理工作是每个档案从业人员所必备的职业素质，本文基于勘测设计企业档案管理的基本思想以及管理制度分析，探讨了现如今勘测设计企业档案管理现状问题，并为今后更好的进行企业档案管理提出了参考建议。 关键词：勘察企业；档案信息；管理办法 当前，我们所处在一个现代化进程快速发展的时代，越来越多的人开始重视价值保护，其中也包含勘测设计企业对于档案价值的利用与保护。档案是由文字、图表、数据等多种信息构成的文件材料，用于记录数据资料、文件报告、历史活动等信息。在知识经济形势下，勘测档案管理面临着一系列新的问题与挑战。在企业管理中，档案管理占据着重要位置，它关系着企业基础性、涉密性以及服务性等多种信息资料。目前，企业通过完善档案管理制度，科学规范档案管理工作，更好的为企业经营服务，实现各类档案经济、社会价值。 1 勘测设计企业档案现状分析 在市场竟争激烈的当前社会，勘测企业的业务正在不断拓宽，测绘、岩土、地质灾害以及地理信息等各个方面，同时我们的档案信息也在逐渐增多，如何有效及时地将信息整理归档并为接下来工作提供参考帮助显得尤为重要。勘测企业档案特点：原始性、真实性、专业性。资料数据来源于实际的操作整理，综合对比。但在档案管理过程中交接、查询、调档、借阅、审批等一系列活动中往往会出现这样或那样的问题：（1）资料机密泄露问题增多。随着多元化市场格局的改变，档案工作的服务对象、内容以及存储方式等都在发生改变，资料的收集归档各个环节也存在的漏洞，导致泄露资料的可能性增大；（2）科技的进步，推出了一系列高科技产品，如U盘、硬盘、光盘等，网络信息技术发达的今天也造就了资料信息被窃取，病毒，黑客的出现让网络安全出现了隐患；（3）档案管理人员安保意识不足，缺乏责任心，并没有完全按照相应的规章制度进行归档、保管、借阅、登记、监控等，没有严格履行保密制度。各部门之间沟通交流信息传递不规范，导致档案资料归档存在隐患，影响之后的工作。 2 完善勘测企业档案服务利用工作 2.1 建立档案约束管理保密机制 档案信息包含着企业核心技术、方针政策、员工资料等，是具有涉密性、专业性特点的文件，档案管理工作同样也是一种长期性、保密性的工作。依据市场环境以及企业自身实际情况的需求，建立档案约束管理机制，完善管理约束规范，同时具有较强的实践性，符合企业自身实际情况，主要用于资料的保管和利用。只有在嚴格的约束管理机制下，资料的保密工作才能提升。勘测设计企业在正常经营运行中会涉及到多种信息资料的整合存储，例如设计图纸、测量数据、合同文件等等，都会需要不同程度的保存管理，尤其是涉及到技术文档类、核心图纸等，是企业的品牌标识，同时也是核心竞争力。这就要求我们档案从业人员依据企业自身状况建立档案统计制度，严格规范各个环节信息资料的收集、转移、鉴定以及归档，保障信息资料的完整性、精确性。完善企业档案使用规范，明确各方权力职责所在，严格监管把控档案资料的查阅、调取行政手续，规范从业者职业行为，培养责任意识。制定细致全面的借阅、复制、汇交制度，形成相对于外部环境的保密性。制订档案保管机制，明确保管原则，加强档案库房管理，对各种形式档案资料，如纸质类、电子类档案载体进行合理的保存，对已经受损的档案制订妥善的修复、整理以及销毁工作。确保工程勘测、设计、实施各个进程环节有所依据，为今后工程验收、纠正以及预防提供参考依据。一般而言，企业的档案工作主要是以企业利益为价值参考使用的，其使用的对象理所应当也是企业内部人员为主体，这就要求从事企业档案管理人员要培养高尚的思想情操，提高自身良好职业素养，严格约束自己行为准则，遵守企业档案管理规章制度，配合相关监督机构管控，在工作中的各个阶段时刻保持警惕，做好档案保护工作。 2.2 提高人员综合素质素质 在整个市场大环境经济增长条件下，每个企业经营管理的目的都在于实现盈利，勘测设计企业也不例外。这就说明勘测设计企业管理中的档案管理工作已不再仅仅是保存历史资料，更多是对系统资料的分析、开发以及利用，突显出企业档案工作的服务作用，既是满足了企业各项活动在信息凭证方面的导向需求，又满足了企业档案工作开发的基本构成，实现企业利润最大化，推动企业快速发展，在市场中占据一席之地。勘测设计企业档案类型多数为科技档案，其要求保密程度相较于其他档案信息要高很多，原因在于其涉及到企业、国家的利益，是企业未来发展的重要保障及方向，是推动国家技术方案进步的重要手段，对维护企业、国家重大经济安全利益起到决定性作用。企业档案信息资源的积累为企业发展提供基础的档案信息服务和工具支持。在政策制定、产品设计、科学研究与宣传报告等方面，企业档案能够提供最基本的素材工具。不断积累的企业档案信息资源，是企业重要的无形资产和信息保障，因而企业要注重自身档案工作的发展。作为一名档案管理员，应热爱自己所从事的事业，及时掌握新技术新方法，对档案信息提高自身敏感度，找到自身的价值所在，发挥主观能动性，通过档案信息资源整合与开发利用，在档案利用方面做到及时响应和有效配合，完善专业知识与技能，参加形式多样的专业培训，不断增长自身能力，随着高科技的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，我们的服务方式也应随着形势的变化不断创新，更好地适应工作需要。对于那些被贿赂后而泄密的工作人员，要进行相应的惩罚并且进行责任的追究，要避免贪污腐败风气的滋生。通过加强科技档案保密法制教育，使公司各级档案管理人员及其他涉密人员掌握管理科技秘密的法律知识和相关技能，是依法管理公司科技秘密不可缺少的重要条件。 2.3 定期对档案资料鉴定销毁 定期对存储的档案鉴定并销毁。档案的整理工作，包括机关文件的平时归卷与调整，文件组卷、案卷排列、案卷目录的编制、档号的编写、局部案卷或保管单位的调整等项工作内容。在一般情况下，上述工作主要由机关文件处理部门与档案室共同完成，其大部分工作由文件处理部门或有关业务部门来完成，作为档案室只负责对有关具体工作的指导和业务检查以及进行局部的加工处理工作，有时档案室也接收和征集到一些比较零散的文件，这就需要开展全过程的整理工作。 建立一整套完善的档案鉴定销毁规章制度，规定鉴定工作的组织成员、部门职责、鉴定方法、鉴定时间以及销毁要求。成立专业机构，监督指导鉴定销毁工作。专业从事鉴定销毁工作，定期对企业过期档案鉴定销毁工作进行监督指导。把档案的鉴定销毁工作纳入企业内控制度，每年按内控流程定期开展对过期档案的鉴定销毁工作。在流程中，明确规定各环节人员的工作职责和应承担的权利和义务，通过程序的合理性、科学性，尽可能地减少人为因素对档案鉴定销毁工作产生的风险。由于勘测设计长期会有大量专业报告文件生成，不能一味的只进行归档存放，这样数据资料便会无休止的增多，对今后资料查阅、标识检索工作造成繁琐程序。这就要求档案管理人员及时进行资料筛选鉴定、整理归档，归档文件采用年度加保管期限的分类方法进行存放。根据档案保管期限表，定期对库存档案进行鉴定，确定档案资料价值，判定存毁。对已到保管期限、无继续保管、使用价值的档案，由档案管理人员列出销毁清册，提交领导审批。 3 结语 综上所述，勘测设计企业所形成的档案是企业生产经营活动中直接形成的重要历史记录，档案资料的约束保密工作无论对于企业自身还是市场良性竞争来说都是十分必要的，勘查企业要加大对档案管理工作安排。为了适应新时代的发展，档案工作人员应加强对这些档案信息资源进行管理制度与思想的探讨研究，树立起档案服务创社会效益与创经济效益并举的新观念，及创新意识，增强档案服务的预见性，有针对性地制定适合新形势需要的开发利用选题，保证服务的时效性。以期指导日常的档案管理实践工作，发挥企业自主管理优势，实现对传统档案管理的创新与突破，保障企业自身经济利益的同时，推动我国档案行业的蓬勃发展。 参考文献 [1]谢丽华.地质档案资料保密工作问题的思考[J].西部资源，2014（3）：132-133. [2]樊艳霞，王影.地质资料管理与保密工作的思考[J].经营管理者，2011（8）：227. [3]王建.试论地质资料档案的保密工作[J].资源与人居环境，2011（7）：49-50. |
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