| 标题 | 浅谈文书档案管理的问题与对策 |
| 范文 | 顾玉红 摘 要：二十一世纪以来，我国社会经济发展速度越来越快，各个机关单位及组织机构所产生的文书档案数量也在随之增多，不断增加的文书档案管理量也大量增加了文书档案管理工作的难度，且给文书档案管理带来了一些问题。对此，各单位要加大对文书档案管理工作的重视程度，找准管理中存在的问题，并制定针对性解决对策。 关键词：文书；档案管理；问题；对策；信息化 文书档案是机关事业单位或其他组织机构在长期运作过程中所产生的文书资料文件，这些资料能够将单位或机构的运作情况在一定程度上显示出来。单位对于文书档案的管理水平也可以在一定程度上反映出单位档案管理的总体水平。倘若机关事业单位在文书档案上存在问题，势必会对给内部档案资料带来不良影响，从而影响单位正常工作运行。因此单位要加大对文书档案管理工作的重视程度，切实提升文书档案管理水平。 1 做好文书档案管理重要意义 一是有利于机关单位贯彻落实科学发展观。文书档案管理涉及范围较广，是机关单位精神文明重要组成元素之一。做好文书档案管理可以对过去进行总结借鉴，对未来进行规划，使档案变得更具价值，从而有利于机关单位切实落实科学发展观，提升自身运营效率，从而为和谐社会的建构贡献理想。 二是有利于机关单位可持续发展。文书档案管理在信息产业中占据着重要地位，文书档案收集、归档和数字化管理，能够为机关单位提供各种真实、可靠的信息与资料，便于领导制定正确的决策，从而保证自身发展，发挥出应有的社会功能[1]。此外，规范单位文书档案管理还能够使得资料查询变得更加方便与快捷，为极地馆单位可持续发展的实现打下良好的发展基础。 2 当前文书档案管理中存在的问题 2.1 文书档案管理重视程度不足 在机关单位中，档案部门长期以来都是冷门部门，很多铃铎对于文化档案管理工作并不重视，认为其管理简单，并且对机关单位作用不大。因而在实际文书档案管理中，单位将重点放在了提高自身利益和价值方面，对档案管理工作重视不足，还存有对档案管理单位的未来发展认识不够的问题。另外，部分工作人员为了减少自己不必要的麻烦，能简就简，存有少数应付成分，使文书档案管理工作出现问题。 2.2 缺乏健全文书档案管理制度 对于单位文书档案管理工作，还有很多机关单位都满足于做一做形式，并没有建立起完善的文书档案管理制度。有的单位虽然有相应的文书档案管理制度，但却形同虚设，工作人员不按流程办事，导致文书档案管理混乱。虽然档案管理信息化已经在一些单位实现，但由于管理制度的滞后，电子档案管理人才的匮乏，并没有完美的将电子信息技术和档案管理工作结合起来，因此，很难从根本上提升档案管理的效率。 2.3 文书与档案管理的衔接不当 文书档案管理就是单位文书工作和档案管理工作的结合，文书档案管理的前提便是要做好文书工作，针对文书的收集、整理、归档、储存及开发利用方面入手，从某种程度上来说，文书档案管理也可以看作是文书工作的一种延伸。一般来说，文书工作和档案管理应该是分数两个不同的部门，两者之间的衔接配合是做好文书档案管理的关键。如果文书工作人员缺乏档案意识，而档案工作人员也从未了解过文书工作，两者之间衔接不当给文书档案管理带来困难。 2.4 管理方法落后信息化程度低 现今信息技术的不断革新，事业单位文书档案管理中对档案施行信息化管理也提出了一定的要求，但是在实际工作中，文书档案管理仍然存在信息化程度不足的问题，诸多档案管理部门仍缺少信息化档案管理设备，导致难以全面开展文书档案信息化管理工作[2]。此外，当前在文书档案管理中现代化管理的方式与手段不足，一些单位管理方式陈旧，直接影响了文书档案管理工作的效率，质量也不高，最终对单位文书档案管理水平的提升造成阻碍。 2.5 档案管理人员素质有待提高 作为单位文书档案管理的直接操作者，文书档案管理人员的知识储备和综合素养均会对单位档案管理工作的成效造成最直接的影响。因此，培养一支专业能力强，综合素质高的档案人才队伍是确保档案管理工作有效开展的重要前提。由于长期思想认识上的不到位，很多事业单位在招聘档案管理人员时都没有太高的的要求，这直接造成檔案人员综合素质普遍偏低的问题。尽管部分单位会组织业务培训，但是效果并不理想。此外，待遇偏低、岗位能力不匹配、硬件设施更新缓慢等原因又进一步降低了档案人员的工作效率，从而导致事业单位档案管理工作开展困难。 3 提高文书档案管理的有效策略 3.1 提升地位重视文书档案管理 要想将事业单位档案管理工作中存在的问题从根本上解决，首先需要在思想上加强对档案管理工作的重视程度。机关单位要提升档案管理人员及全体员工档案管理意识，能够扎实认真开展工作，保持优良作风。同时，加大投入文书档案管理设备设施，建设专门的文书档案库房，并将所需各种应用设备与管理配件予以完善，如空调、除湿机、档案密集架及电脑等。 3.2 建立有效文书档案管理制度 没有规矩不成方圆，一套高效健全的档案管理制度是确保文书档案管理工作效率的重要前提。在完善文书档案管理制度时，单位要和自身实际情况相结合，尤其要注意确保制度的科学性与合理性、可操作性，满足单位实际需求。此外，健全的文书档案管理制度要对单位领导与工作人员形成制约，在档案管理中强调地位的平等性，这也是加强事业单位文书档案管理的一个重要保障。档案部门要严格贯彻落实相关规章制度，保证档案管理制度的严肃性与公平性，保证档案管理工作的有序开展。健全绩效考核机制，运用有效的激励措施，充分调动档案人员的工作积极性。 3.3 做好文书与档案的规范衔接 文件管理工作的好坏是决定单位档案管理质量的关键。因此文件管理相关工作人员必须要具备一定的档案意识，在日常工作中要做好文书材料的立卷归档，并且还要在处理文件时随时注意档案管理工作，不断完善文件管理和档案管理一体化的效果。要做到上述要求，文件管理人员必须要绝对保证文件材料质量。例如，必须要求统一规范的文件纸张大小、书写格式、和文体格式等，同时还要禁止使用复印纸、铅笔、圆珠笔等起草、修改和批阅文件材料。 3.4 加强档案管理的信息化建设 实现文书档案管理的信息化建设已是当今社会对于文书档案管理的普通要求。其一，文书管理人员须学会熟练运用扫描仪、电脑等现代信息设备，以正确将档案信息录入电脑系统，且能对信息进行相关处理，如文字、图片的数据资料转化，档案材料的数字化等；其二，利用互联网网络进行信息传输功能，让各级文书档案信息通过网络进行准确高效的传递，让信息的时效性得到保障；其三，充分运用网络技术对档案管理进行不断创新，创立文书档案归档数据库，提升文书档案资源的利用率。 3.5 提高文书档案管理人员素质 档案管理人员综合素质的高低，对档案馆档案管理工作有着至关重要的影响，不仅要掌握丰富的专业知识，还要能够熟练操作各种计算机软硬件，处理档案管理信息化工作中遇到的各种问题。要想提升文书档案管理水平，需要为档案管理人员提供更多的培训机会，不断提升他们的综合技能，掌握基本的通讯、网络及计算机应用技术。可通过技术培训、研讨及自学等形式，让档案管理人员学习到新的知识，逐步积累起丰富的档案管理经验，提升他们的岗位胜任能力。而档案管理人员也要形成现代化管理意识，积极主动投入到学习中，保证规范开展档案管理工作。 4 结语 总之，文书档案管理是一项政策性、机密性和专业性较强的工作，需要机关单位引起高度重视，解决现阶段文书档案管理工作中存在的问题，加强各个部门之间的联系协作。同时，还需尽快制定完善的规章制度，严格督促档案管理人员认真落实，确保文书档案的安全性、规范化及高效率。 参考文献 [1]岳畅.浅析新时期行政事业单位文书档案管理的现状及对策[J].天津档案，2017（3）：31-33 [2]邓滨华.试析如何做好文书档案收集与归档工作[J].办公室业务，2018（2）：117-118 |
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