| 标题 | 信息技术在加强机关事业单位档案管理中的应用 |
| 范文 | 摘 要：在科技进步和社会发展的趋势下，信息技术渗透和融入到人们的工作各个行业和领域，在机关事业单位的档案管理工作之中也融入了信息技术和手段，它给机关事业单位档案管理工作带来了极大的便利，提升了机关事业单位档案管理工作的质量和效率，使机关事业单位的档案管理工作流程更为优化。然而，我们还要分析信息技术在机关事业单位档案管理中的应用缺陷，并针对性地采用相应的解决措施和策略，探索信息技术在机关事业单位档案管理中的创新应用路径，更好地提升机关事业单位档案管理的效率和服务质量。 关键词：信息技术；机关事业单位；档案管理；应用 随着市场经济的快速发展，机关事业单位在管理工作中会生成大量的信息资料，这些信息资料复杂多样，给机关事业单位档案管理工作带来了极大的挑战和困难，为此，要在机关事业单位档案管理中引入先进的物联网、云计算、大数据等信息技术，使机关事业单位档案管理由实体保管向全新的虚拟保管模式转变，更好地推动机关事业单位档案管理的信息化、规范化和数字化建设。 1 机关事业单位档案管理信息化建设的概念及意义 互联网给机关事业单位的档案管理工作带来了新的发展机遇，彻底转变了机关事业单位档案管理的面貌，在物联网、云计算 、大数据等先进的信息技术应用于机关事业单位的档案过程中，较好地实现了档案管理的统一规划和部署，实现了档案信息化采集、整理、分类、立阅和归档。其应用意义具体表现为以下几个方面： 1）提升了档案管理的效率。由于机关事业单位在新的市场经济环境下，必然生成纷繁复杂的文件资料，这些千头万绪的资料覆盖机关事业单位中的各个方面的内容，如果还采用之前的传统档案管理模式和方法，则会因人手不足、资料繁杂、外部环境等诸多方面的干扰而难以实现档案的充分利用和管理，导致档案资料浪费或遗失的情况。而在先进的互联网信息化技术之下，可以将纸质的档案资料进行电子化存储、打印和输出，较好地实现对档案资料的修正、拷贝、重置、携带和传递，极大地提升了档案管理的质量和效率。 2）更好地实现对历史档案的整理和开发利用。由于机关事业单位的档案管理活动是一个历史的发展过程，在长期的传统管理方式之下，许多档案都处于尘封的状态之中，这些珍贵的历史档案资料长期处于“沉睡”状态，难以得到充分合理的开发和利用，无法发挥其自身的价值。而在互联网信息技术应用环境之下，这些陈旧的历史档案可以得以“重见天日”，在大数据、互联网等信息技术的整理、开发之下，可以较好地实现对这些珍贵的历史档案资料的查询、检索和调用，充分发挥这些珍贵的历史档案资料的现实利用价值，扩充信息化档案开发存储及利用的空间，方便了档案信息资料的查询和利用。 3）更好地促进档案信息资料的共享。在传统的纸质档案管理模式和方法之下，纸质档案受囿于物质环境及空间的限制和约束，长期处于封闭、分散的状态，难以实现对档案资料的整体规划和综合性运用，限制了档案资料的有效发挥。而在信息技术的应用条件下，利用档案信息资源管理系统平台，可以极其便捷地实现对信息档案资源的日常条件查询和检索、统计分析、数据报表制作、数据交换等，满足档案信息资源的共享和无纸化查询需求，实现对档案信息资源的专业化管理和统一化整合利用。 2 机关事业单位档案管理中存在的问题分析 2.1 信息化基础设施相对落后 机关事业单位长期以来采用人工档案管理和纸质档案利用的方式，缺乏信息化档案管理意识和观念，没有充分重视档案局域网的建设，这就使机关事业单位中的信息化档案管理必备的软、硬件设备缺失，有的单位尽管有计算机设备，然而配套设施却跟不上，显现出信息化基础设施相对落后的状态，这就在较大的程度上制约了机关事业单位档案管理的效果，没有充分发挥出档案信息化管理的价值和效能。 2.2 信息化管理机制尚未健全 由于长期以来缺乏对档案信息化管理的充分认识，导致机关事业单位的信息化档案管理机制不够健全，存在管理范围不够清晰、职责分工不够明确等问题，这就使机关事业单位的档案信息法律法规体系难以统一和完善，无法推进机关事业单位档案信息化建设。 2.3 信息化档案管理人才队伍素质偏低 机关事业单位档案信息化管理建设进程之中，暴露出信息化档案管理人才相对匮乏的现象，高素质的信息化档案管理人员明显存在不足，大多数机关事业单位的档案管理人员年龄偏大、缺乏应有的网络信息化管理技术和知识，专业档案知识也缺乏更新，这就使机关事业单位信息化档案管理人员队伍素质普遍偏低，难以满足现代信息化档案管理建设的需求。 3 提升机关事业单位信息化档案管理的有效路径探索 3.1 建立健全信息化档案管理的法律法规体系 机关事业单位的档案信息化管理建设进程之中，首先就要建立健全相关的法律法规体系，要制定与机关事业单位实际情况相契合的规章制度，结合《电子文件归档与电子档案管理办法》，完善机关事业单位档案信息化管理制度体系。其次还要加强机关事业单位档案信息化的标准化和规范化，要完善档案信息数据库，确定和设置统一的信息化标准，统一和规范档案数据库的管理软件、硬件文档格式、数据指标、著录项目及格式等，在职责分工明确的前提下，确保档案信息化资源的共享和利用，较好地突破机关事业单位档案信息数据的有效转换和读取的瓶颈，确保档案信息化网络数据安全有序地稳定运行。 3.2 建立信息数据库，推动档案信息化资源建设 要建立和完善机关事业单位档案信息数据库，选取适宜的信息技术和软件，将单位的纸质档案信息转换为电子档案信息，并建立相应的文件夹，实现对信息档案的分类整理、加密处理，并设置信息化档案资源查询窗口，方便需求者进行快速便捷的档案信息查询和检索，提升档案信息化资源查询的效率。另外，还要做好档案信息化归档工作，要实现馆藏档案的电子化、数字化，更好地提升机关事业单位档案信息化水平。 3.3 促进信息化档案的规范化、标准化建设 要使档案信息、电子文件统一于标准化的管理体系之中，包括档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输、管理等方面，都能够在统一的规范下得到共享，依循档案信息化标准规范这一“交通规则”，较好地保障档案信息资源的通畅、安全的管理与利用。 3.4 加强基础设施及人员建设 要加大對机关事业单位档案管理的基础设施的建设，要根据机关事业单位的实际情况，采购和配置信息化档案管理所需的软、硬件设施，建构先进的档案信息网络，成为档案信息化管理利用的物质前提和保障。同时，还要做好档案信息化应用系统的建设，包括开放信息应用系统、权限信息应用系统等，确保档案信息化服务质量和水平。另外，还要加强对机关事业单位档案管理人员的培训，增强工作人员的信息化知识和技能，掌握专业的档案管理知识，整体提升机关事业单位档案信息化管理队伍的素质。 总之，机关事业单位的档案信息化建设是极其重要而不可或缺的内容，单位所有人员要充分重视档案信息化建设和管理工作，充分认识到档案信息化管理的现代化价值，采用先进的互联网技术、信息网络技术，促进档案管理的信息化、规范化、标准化建设。 参考文献 [1]信息化时代单位档案管理的创新路径探析[J]. 刘建玲. 办公室业务. 2015（13） [2]信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J]. 魏一伟. 办公室业务. 2016（10） [3]基层单位档案管理工作概论[J]. 汪泓. 甘肃科技纵横. 2017（11） 作者简介 张溪卉（1969—），女，满族，吉林伊通人，本科，馆员职称，研究方向：档案管理 |
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