标题 | 信息技术在加强机关事业单位档案管理中的应用 |
范文 | 摘 要:在科技进步和社会发展的趋势下,信息技术渗透和融入到人们的工作各个行业和领域,在机关事业单位的档案管理工作之中也融入了信息技术和手段,它给机关事业单位档案管理工作带来了极大的便利,提升了机关事业单位档案管理工作的质量和效率,使机关事业单位的档案管理工作流程更为优化。然而,我们还要分析信息技术在机关事业单位档案管理中的应用缺陷,并针对性地采用相应的解决措施和策略,探索信息技术在机关事业单位档案管理中的创新应用路径,更好地提升机关事业单位档案管理的效率和服务质量。 关键词:信息技术;机关事业单位;档案管理;应用 随着市场经济的快速发展,机关事业单位在管理工作中会生成大量的信息资料,这些信息资料复杂多样,给机关事业单位档案管理工作带来了极大的挑战和困难,为此,要在机关事业单位档案管理中引入先进的物联网、云计算、大数据等信息技术,使机关事业单位档案管理由实体保管向全新的虚拟保管模式转变,更好地推动机关事业单位档案管理的信息化、规范化和数字化建设。 1 机关事业单位档案管理信息化建设的概念及意义 互联网给机关事业单位的档案管理工作带来了新的发展机遇,彻底转变了机关事业单位档案管理的面貌,在物联网、云计算 、大数据等先进的信息技术应用于机关事业单位的档案过程中,较好地实现了档案管理的统一规划和部署,实现了档案信息化采集、整理、分类、立阅和归档。其应用意义具体表现为以下几个方面: 1)提升了档案管理的效率。由于机关事业单位在新的市场经济环境下,必然生成纷繁复杂的文件资料,这些千头万绪的资料覆盖机关事业单位中的各个方面的内容,如果还采用之前的传统档案管理模式和方法,则会因人手不足、资料繁杂、外部环境等诸多方面的干扰而难以实现档案的充分利用和管理,导致档案资料浪费或遗失的情况。而在先进的互联网信息化技术之下,可以将纸质的档案资料进行电子化存储、打印和输出,较好地实现对档案资料的修正、拷贝、重置、携带和传递,极大地提升了档案管理的质量和效率。 2)更好地实现对历史档案的整理和开发利用。由于机关事业单位的档案管理活动是一个历史的发展过程,在长期的传统管理方式之下,许多档案都处于尘封的状态之中,这些珍贵的历史档案资料长期处于“沉睡”状态,难以得到充分合理的开发和利用,无法发挥其自身的价值。而在互联网信息技术应用环境之下,这些陈旧的历史档案可以得以“重见天日”,在大数据、互联网等信息技术的整理、开发之下,可以较好地实现对这些珍贵的历史档案资料的查询、检索和调用,充分发挥这些珍贵的历史档案资料的现实利用价值,扩充信息化档案开发存储及利用的空间,方便了档案信息资料的查询和利用。 3)更好地促进档案信息资料的共享。在传统的纸质档案管理模式和方法之下,纸质档案受囿于物质环境及空间的限制和约束,长期处于封闭、分散的状态,难以实现对档案资料的整体规划和综合性运用,限制了档案资料的有效发挥。而在信息技术的应用条件下,利用档案信息资源管理系统平台,可以极其便捷地实现对信息档案资源的日常条件查询和检索、统计分析、数据报表制作、数据交换等,满足档案信息资源的共享和无纸化查询需求,实现对档案信息资源的专业化管理和统一化整合利用。 2 机关事业单位档案管理中存在的问题分析 2.1 信息化基础设施相对落后 机关事业单位长期以来采用人工档案管理和纸质档案利用的方式,缺乏信息化档案管理意识和观念,没有充分重视档案局域网的建设,这就使机关事业单位中的信息化档案管理必备的软、硬件设备缺失,有的单位尽管有计算机设备,然而配套设施却跟不上,显现出信息化基础设施相对落后的状态,这就在较大的程度上制约了机关事业单位档案管理的效果,没有充分发挥出档案信息化管理的价值和效能。 2.2 信息化管理机制尚未健全 由于长期以来缺乏对档案信息化管理的充分认识,导致机关事业单位的信息化档案管理机制不够健全,存在管理范围不够清晰、职责分工不够明确等问题,这就使机关事业单位的档案信息法律法规体系难以统一和完善,无法推进机关事业单位档案信息化建设。 2.3 信息化档案管理人才队伍素质偏低 机关事业单位档案信息化管理建设进程之中,暴露出信息化档案管理人才相对匮乏的现象,高素质的信息化档案管理人员明显存在不足,大多数机关事业单位的档案管理人员年龄偏大、缺乏应有的网络信息化管理技术和知识,专业档案知识也缺乏更新,这就使机关事业单位信息化档案管理人员队伍素质普遍偏低,难以满足现代信息化档案管理建设的需求。 3 提升机关事业单位信息化档案管理的有效路径探索 3.1 建立健全信息化档案管理的法律法规体系 机关事业单位的档案信息化管理建设进程之中,首先就要建立健全相关的法律法规体系,要制定与机关事业单位实际情况相契合的规章制度,结合《电子文件归档与电子档案管理办法》,完善机关事业单位档案信息化管理制度体系。其次还要加强机关事业单位档案信息化的标准化和规范化,要完善档案信息数据库,确定和设置统一的信息化标准,统一和规范档案数据库的管理软件、硬件文档格式、数据指标、著录项目及格式等,在职责分工明确的前提下,确保档案信息化资源的共享和利用,较好地突破机关事业单位档案信息数据的有效转换和读取的瓶颈,确保档案信息化网络数据安全有序地稳定运行。 3.2 建立信息数据库,推动档案信息化资源建设 要建立和完善机关事业单位档案信息数据库,选取适宜的信息技术和软件,将单位的纸质档案信息转换为电子档案信息,并建立相应的文件夹,实现对信息档案的分类整理、加密处理,并设置信息化档案资源查询窗口,方便需求者进行快速便捷的档案信息查询和检索,提升档案信息化资源查询的效率。另外,还要做好档案信息化归档工作,要实现馆藏档案的电子化、数字化,更好地提升机关事业单位档案信息化水平。 3.3 促进信息化档案的规范化、标准化建设 要使档案信息、电子文件统一于标准化的管理体系之中,包括档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、网上传输、管理等方面,都能够在统一的规范下得到共享,依循档案信息化标准规范这一“交通规则”,较好地保障档案信息资源的通畅、安全的管理与利用。 3.4 加强基础设施及人员建设 要加大對机关事业单位档案管理的基础设施的建设,要根据机关事业单位的实际情况,采购和配置信息化档案管理所需的软、硬件设施,建构先进的档案信息网络,成为档案信息化管理利用的物质前提和保障。同时,还要做好档案信息化应用系统的建设,包括开放信息应用系统、权限信息应用系统等,确保档案信息化服务质量和水平。另外,还要加强对机关事业单位档案管理人员的培训,增强工作人员的信息化知识和技能,掌握专业的档案管理知识,整体提升机关事业单位档案信息化管理队伍的素质。 总之,机关事业单位的档案信息化建设是极其重要而不可或缺的内容,单位所有人员要充分重视档案信息化建设和管理工作,充分认识到档案信息化管理的现代化价值,采用先进的互联网技术、信息网络技术,促进档案管理的信息化、规范化、标准化建设。 参考文献 [1]信息化时代单位档案管理的创新路径探析[J]. 刘建玲. 办公室业务. 2015(13) [2]信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化[J]. 魏一伟. 办公室业务. 2016(10) [3]基层单位档案管理工作概论[J]. 汪泓. 甘肃科技纵横. 2017(11) 作者简介 张溪卉(1969—),女,满族,吉林伊通人,本科,馆员职称,研究方向:档案管理 |
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