| 标题 | 文书档案管理的现有问题及策略 |
| 范文 | 摘 要：随着当今的社会日益发展，科技不断的进步，尤其是电子网络技术逐渐的完善和普及，文书档案管理的重要性也更加凸显，随之出现的是人们对文书管理方面有了更高的要求。文书档案必须实现更快速、完整、准确和全面的发展。 关键词：文书档案管理；现有问题；策略 文书档案作为一份需要长久甚至永久保存的重要资料，对各级单位都有着重要意义。文书档案的形成为单位领导做出决策时提供依据，也记录了一个单位的发展历程，更为每一个单位员工提供了存在的证明。但如今的文件档案管理还有存在着很多的问题，本文希望通过对文件档案管理过程中出现的问题分析从而提供意见和帮助。 1 文书档案管理 文书档案在我国的历史长河中已经存在很长时间，文书档案的主要作用便是记录各种各样的信息。文书档案的管理就是对各类信息进行分类汇总并通过文字方式进行记录、从而达到资料的完整性，使重要资料得以保存。随着如今科技技术的不断完善，电子信息的全面普及。文书档案的管理早已从纸质载体变为虚拟数字。管理的重点在于对文书档案的收集、整理、保管、利用等工作。而文书档案的管理对于单位尤为重要，文书档案的管理决定了能否反应一个单位各方面的真实情况，一份文书档案的缺失便会影响到整个单位文书档案的实际整合率，文书档案的管理重要性就不言而喻。文书档案管理是一份私密性工作，档案管理通常只有少部分人，但其综合性的特点，又决定了其需要综合管理的本质。一般的文书档案分很多种类，主要包括科学研究、党务工作、人事、财务、设备、基础建设档案等。文书档案一般来源与上级单位派发的文件，以及本单位规定的指导性、规章性、业务性和政策性文件。文书档案管理工作是一项对专业性要求极高的工作，实际工作中产生的文书档案，往往是反应总体工作的依据，所以，文书档案内容具有专业性特点。例如，某单位制定一份未来发展规划或是业务方面的拓展等，都相对有较强的专业性。 2 现今文书档案管理所存在的问题 2.1 文书档案管理制度不完善 据报道，如今大多单位的文书档案管理都存在不规范现象。例如，档案目录编排没有规律，对档案的管理不够科学。甚至一些单位依旧采用落后、传统的管理模式，并没有随着时代的发展加强自身的管理理念，使得档案管理工作变得杂乱无章、不够完善。文书档案不能真正发挥出其特有的作用，导致检索效率不高。目前，我国文书档案搜素方法主要为计算机搜索与人力搜索两种，大多数事业单位和企业还采用着相对效率较低的人力检索方法，浪费了大量时间。随着文书档案的种类的不断丰富，必须要及时更新检索方法，提高检索效率，才能跟上时代发展的脚步。所以文书档案管理人员要在工作中合理采用先进的网络技术进行检索，提高检索内容的准确性，并减少检索时间。 2.2 文书档案管理人员的工作状态问题 由于文书档案管理工作相对比其它工作来说较为枯燥繁琐，所以多数人并不会选择从事这方面的工作。专业性人员的缺失更导致大多数从事文书档案管理工作的人员都不具备文书档案管理能力。而由于文书档案管理方面的专业知识比较乏味，大学生很少会选择学习此类专业，这也导致了具有文件档案管理方面的人才越来越少。现如今，由于专业的文书档案管理人员稀少，许多单位又为了节约管理成本，大多采用兼职方式来对文书档案进行管理，文书档案管理者大多没有管理经验甚至并没有学习过档案管理方面的相关知识。大多数单位的文书档案管理工作都是由秘书负责，而秘书的工作较为杂乱，其工作性质决定了其对文书档案的管理更不会太完善。所以很多单位的档案管理工作都混乱不堪。 2.3 文书收集工作与档案管理工作不协调 文书收集整理工作与档案管理编排工作能否相互衔接，决定了文书档案的完整性和连续性。而文书档案管理工作主要是收集和整理。可档案管理工作对于使用、检索效率、实用性更为看重。往往导致了在具体的实践过程中，这两大系统各自为政，做不到相互贯穿，使得文书档案工作不能连续有效的运行。 3 文书档案管理的策略 3.1 管理人员思想要勇于创新 用传统的思维方式进行文书档案管理，会使文书档案管理工作的发展受到限制。因此在管理工作上，必须要促使管理人员转变思维，摒弃传统管理理念，学习新新的管理理念。管理和处理文书档案时不能再把政治作为主要因素，应从资料本身应用的角度去管理，使其能在各个领域都开花散叶，提高其在现实社会中的作用。 3.2 更新文書档案管理系统 在网络技术全面普及的今天，文书档案管理的工作早已摒弃了传统手工管理的方法，全面借助数字化的技术来进行管理。许多单位对档案管理工作的还不够重视，依旧采用传统的管理方法，导致其远远达不到现今社会需求水平。文书档案的管理要想顺应时代的变迁，就必须将档案管理系统的信息化全面完善，采取的有效对应方法，对单位档案管理的模式进行整改。在加强管理力度的同时，要根据单位的实际情况制定相应的一些管理条例，改变其现有的工作理念与模式。 3.3 加大文书档案的信息化管理 在文书档案管理系统升级完成后，要对信息化管理做出要求。将智能化和规范化带入其管理理念之后总。在提供资料的相关信息后，要统一的文字标准，使用规范化的文字和管理用语。另外还要加强对文书档案的监控，保障其具有安全性，从而对文案工作的创新起着非常重要的推动作用。 3.4 创新工作体制 文书档案管理工作应当顺应时代的潮流，想要提高其现实利益，就要创新工作机制，不能再将文书档案工作封闭起来，更应做好文书档案的宣传工作，使上级领导能够充分的重视，带动各个部门积极主动的参与进来。在充分利用这些资源时，可以促进文书档案管理工作的协调性，从而保障文书档案管理工作的质量。 4 结束语 传统的文书档案管理工作早已被时代的脚步所抛弃，其管理模式早晚会被时代淘汰。所以一定要与时俱进，制定出符合我国国情、适合本单位的完善的管理方式，让文书档案管理工作也能跟上时代发展的步伐，为我国档案管理工作作出贡献。 参考文献 [1]董楠.新时期文书档案管理服务创新的紧迫性与策略[J]. 科技展望，2016（04）：246. [2]吕显伟.谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].人才资源开发，2016（06）：164. 作者简介 文霞（1987-），女，汉族，青海，本科，职称：助理馆员，青海交通职业技术学院，研究方向：文书档案管理 |
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