| 标题 | 机关事业单位档案优化管理的实施策略 |
| 范文 | 牛雪玲 摘 要：档案管理工作具有技术性强、时间跨度大等特点，是机关事业单位内控管理工作的重点。在新的历史时期，机关事业单位迎来了改革发展的新契机，档案管理工作的深入推进，为档案管理工作的创新、改革发展的推动，提供了切实有效的保障。当前，机关事业单位纷纷推进档案管理建设，在很大程度上提高了档案管理质量。但是，档案管理专业化、信息化建设仍比较滞后，弱化了其在机关事业单位工作中的重要性。为此，如何立足新的发展环境、新的工作要求，深化档案管理建设，是机关事业单位创新改革的重点，应在日常管理工作中有效落实。 关键词：新时期；机关事业单位；档案管理；重要性 机关单位相对于其他单位，有着自身特有的属性。在机关单位里，档案管理扮演着重要角色，工作中有大量有价值意义的资料需要整理收存，档案管理过程要经过多道程序和途径，过程相对复杂繁琐。提升优化机关档案管理，有助于改善机关事业单位工作效率，对机关事业单位人力资源管理和匹配产生重要影响。 1新时期机关事业单位档案管理的重要性 1.1档案管理能够为机关事业单位的工作查考提供依据 档案管理是一项长期而系统的工作，完善的档案资料库能够为机关事业单位的资料查考提供依据。首先，档案管理记录着机关事业单位的人事建设及改革发展等内容。这是对历史情况和过程的记录，能够为单位工作的创新改革，提供资料依据；其次，档案资料是单位在实践活动的产物，有的是当事人的亲笔签署、批示或手稿，这些档案资料可以作为凭证，用于机关查考工作提供依据；再次，机关事业单位工作的系统性、复杂性，需要档案管理工作的开展，为单位工作的情况、成果等内容进行归档、整理，进而更好地反映单位的现状。因此，档案管理工作是机关事业单位的重要工作，需要建立完善的工作制度，确保档案管理工作长期有效的开展。 1.2档案管理是机关事业单位深化内控管理改革的重要内容 深化内控管理改革，是新时期机关事业单位改革建设的重要内容。首先，档案管理工作的信息化，加快了档案管理现代化建设的步伐，为内控管理改革创设了良好的内在环境；其次，档案管理为内控管理改革提供了依据，为改革工作方法的制定及推进，夯实了基础，也保障了内控管理改革的全面开展；再次，档案是宣传教育的主要素材，为单位工作的开展、改革的推进，创设了良好的宣传阵地。因此，在机关事业单位深化改革的当前，应扎实推进档案管理，并逐渐实现档案管理信息化。 1.3档案管理为文书资料管理工作创设了良好的内在条件 文书资料管理是机关事业单位档案管理的重要内容。强化文书资料管理，是机关事业单位档案管理工作有效落实的重要保障。首先，通过文书档案，可以更好地利用档案资料，提高内控管理的质量及效率；其次，在文字资料佐证等情况之下，需要文书档案信息资源作为重要的依据，以确保档案资料的准确性；再次，机关事业单位档案管理的现代化建设，为文书资料管理工作提供了更加便捷、准确的档案信息资料，优化了管理工作的环境。 2机关事业单位档案管理工作存在的不足 考虑到我国机关事业单位档案管理工作存在不足且涉及范围较广，本文仅对其中代表性较强的不足进行简单介绍。（一）管理方式陈旧。虽然近年来我国机关事业单位的档案管理工作实现了信息化升级，但很多机关单位的档案管理工作却仍残留着过去的痕迹，这种痕迹在档案资源开发利用欠缺、不按法定程序擅自销毁应归档保存文件资料等方面均有着较为直观的体现，档案管理工作的有效性自然会受到这类情况的严重影响。（二）认识水平不足。认识水平不足同样属于机关事业单位档案管理工作存在的不足之一，机关事业单位领导、员工将档案管理工作视作后勤类工作便是这一不足的主要表现，这种情况的出现主要是由于档案管理工作不能凸显工作成绩、不能带来实际利益，这一认知下机关事业单位档案管理部门多由水平差、将近退休的员工组成，档案管理积极性降低、档案填写敷衍了事等问题也很容易因此出现。 3强化机关事业单位档案管理的应对措施 3.1革新档案工作管理理念 由于一些机关单位档案管理缺乏有效的监督机制，相对于软、硬件不达标而言，档案管理思想理念的转变更加重要，由于机关单位属性特点，应对时代变化能力稍显滞后，档案管理理念受传统思想束缚影响较重，不利于适应新时代发展。因此要改变这样局面，首先要改变现阶段机关档案管理理念，要结合时代发展需求，以新理念、新技术推动机关事业单位实现高效档案管理。由于机关档案大部分有保密价值，在建档过程中要不断提升安全设置，加强对档案的安全管理。 3.2强化队伍建设是做好档案工作的关键 当前机关事业单位干部职工中，对档案管理工作普遍存在“不愿做”和“不会做”的问题。当务之急是必须引导人们走出档案工作的认识误区，全力推进档案管理队伍建设，通过建立激励机制和约束机制的办法，全力解决档案管理人员“不愿做”和“不会做”的问题。档案部门是一个单位的“冷门部门”，多数档案管理人员特别是年轻干部很难耐得住寂寞。对此，单位领导要树立正确的用人观，重视、关心、爱护档案管理人员，要建立行之有效的激励机制，给档案管理人员创造一个建功立业的工作环境和施展才华的优质平台。当前，机关事业单位中，从事档案管理的人员两极分化现象极为明显：从事档案管理工作的要么是刚进单位的年轻干部，要么是临近退休的老同志。年轻干部档案管理专业知识匮乏、老同志不懂现代化办公软件。这些都有碍于档案管理水平的提升。因此，机关事业单位的负责同志，一定要抓住档案管理人员业务培训这个关键，及时报请上级档案管理综合部门从基层的实际出发，建立面向基层档案管理人员的高效优质的教育培训制度，要立足新形势下开展档案工作的实际需要，着眼“补短板”“强效能”，全力提高培训的针对性和实效性。为有效克服工学矛盾，在培训的方式上，讲究“短、平、快”；在培训的方法上，实行在职和脱产相结合，以切实提升档案工作者的专业能力和综合素质。 3.3档案管理库房利用新技术、新设备，全面实现现代化、智能化 机关档案要实现现代化管理，需要全方面对档案工作进行现代化建设，首先是档案库房管理上要实现现代化，要在档案室建立现代化管理系统，要全面应用计算机自动化技术，库房内文本档案仓库内要安装实时监控设备，对室内温度、潮湿、干燥等安全隐患进行自动监控和干预，由计算机智能程序负责，确保整个档案仓库24小时都会在监控下确保安全和防盗，解决了档案室需要工作人员人工监护问题。机关单位要尽量全面推广电子文档，电子文档具有节能环保、内容丰富、易于传递收藏特点，相对于纸质文档来说具有无与伦比的优势，而且电子文档更容易检索应用，使用者可通过移动网络输入相应指令，不受地域限制查阅、下载文档资料，体现了现代高科技带给档案管理使用上的便利。与此同时，机关档案管理工作者要积极将原有纸质档案文件转换成电子文档，通过扫描、影像技术将纸质文档资料转换成电子数据存入相应电子档案目录中，这些措施对机关事业单位档案管理工作起到优化作用。 4结语 机关事业单位档案管理优化过程需要涉及许多复杂的程序，为此需要加强机关事业单位档案管理软、硬件的环境建设，要不断更新管理理念，提升档案管理人员自身的管理水平，这样才能够不断实现机关事业单位档案管理优化目的。 参考文献 [1]王丹.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].统计与管理，2014（8）：130-131. [2]刘劲松.新时期档案管理在機关工作中的重要性[J].兰台世界（中旬刊），2016（12）：00163. |
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