| 标题 | 如何做好当前单位办公室档案管理创新 |
| 范文 | 郭秋平 摘 要：档案是由具有保存价值的单位内部管理的重要文件记录、资料以及单位各部门工作过程产生的需要归档保存的资料构成的。因此档案能够如实的再现单位在特定时间发生的对单位的工作和发展过程具有历史意义的事件，也记录了单位日常运行和管理工作的重要内容、过程及其成果。在当前的社会大环境下，人们的工作、生活与交流方式都发生了翻天覆地的变化。单位的日常管理工作和与各部门工作相关的外部环境的工作方式、信息交流形式也今非昔比。因此单位的档案管理工作也必须与时俱进，在档案管理工作的制度、工作方式、工作内容以及工作手段等方面进行全面的创新。满足网络信息时代单位工作对档案管理的新要求，继续发挥档案管理工作对单位发展与决策的关键作用。 关键词：档案管理；单位办公室；创新；工作内容；工作方式 档案管理是一门具有悠久历史的学问，人们从远古时代就意识到了对重大事件或重要活动的原始记录进行整理、记录和保存的意义。虽然在各个时代的档案资料内容、形式各异，其载体从甲骨到简牍、再到后来的纸质，但是不变的是档案对人类文明和社会发展起到的促进作用。具有重要历史价值的档案资料是人类文明和智慧结晶得以传承和不断进步的关键力量和历史的见证。因此在信息价值越发重要的现代社会，档案管理成为了机关团体、企事业单位日常工作的组成部分，为其发展繁荣提供了重要信息資源。 1 单位档案管理工作及其时代特征 1.1 档案管理概述 档案管理历来是单位办公室工作的重要职能，为单位的日常运转和繁荣发展提供有力的信息资源支持。通过对单位档案进行科学有序的管理，可以帮助单位内部的人员根据新的工作需要，对与之相关的单位档案进行查阅和研究，从中获取对开展新工作有价值的信息和启示。而单位的管理和决策人员也可以在单位面临重大的战略决策时调取相关的档案资料，研究单位的相关业务发展过程，了解单位工作的历史成果和资源信息，做出对单位发展和建设有利的正确决策。传统的单位办公室档案管理工作需要根据单位的相关管理制度，按照国家对相关单位档案管理工作的法律法规要求，对单位日常管理与运行过程中产生的需要归档保存的原始文件、资料进行收集、分类和保 存[1]。并按照工作制度的要求，根据单位内部或外部人员的具体需要，提供所需档案信息资料的查询、借阅服务。这些工作虽然意义重大但通常繁琐而枯燥。 1.2 单位档案管理工作的时代特征 由于单位的日常工作内容随着我国经济与政治体制改革发生了改变，单位员工的工作方式也因为现代办公设备的使用而更加高效。与此同时，办公室作为单位信息交流和汇聚的中心，办公方式和档案管理工作也都相应的出现了变化。其中档案资料的载体开始出现多元化的倾向。传统的文件、合同文本、会议纪要和员工档案等的载体都是纸质。而多媒体技术和计算机技术的普及，先后出现了软盘、硬盘和光盘等数字化的多媒体信息资源。并且这些多媒体载体内的信息资源往往是与纸质文件相关联的信息，给档案整理和保存工作带来了新的课题。一些单位的档案管理人员会把相应的纸质文件也进行数字化处理，然后将数字资料载体与纸质载体分别存放。而已经归档保存的档案查阅方式也因为计算机和网络技术的使用发生了变化，查阅和调取储存在计算机硬件或网络设备中的档案资料更加的便捷高效。由于网络化、信息化和智能化技术的普及应用，获取有效的信息资源已经成了当代社会企事业单位开展工作和赢得竞争的关键[2]。因此当前单位的办公室档案管理需要创新，建立起基于网络信息技术的科学的档案管理体系。根据单位自身的工作特点需求，探索新的信息管理工作内容和工作方式。 2 新时期单位办公室档案管理工作急需解决的问题 2.1 工作人员及主管领导对档案管理工作的正确认知 单位的办公室档案管理往往被视为是一个单位内部最为清闲和没有技术含量的工作，只是一项需要机械化的按照规章制度把各种资料、文件进行归类和存放。因此在这项工作中进行创新时常得不到足够的支持和理解，单位的管理人员把更多的注意力放在日常管理和各部门具体的工作中，认为档案管理无非是把已经完成的工作做一下记录、把相关文件归一下类别。这些是档案管理工作对单位的重要性缺乏足够的认知造成的。鉴于档案管理工作能够创造的巨大价值，做好当前的办公室档案管理创新必须首先解决这个问题。 2.2 现代档案管理工作专业技术力量 要想在档案管理工作创新方面取得实质性的突破，掌握了现代档案管理专业理论知识和工作理念的专业技术人才必不可少。档案管理人员必须具备档案管理的专业知识，还能够运用先进的管理理念和现代化的工作方法提高档案管理工作质量，才能满足新时期档案管理工作创新的要求。 2.3 信息化和数字化时代的档案管理安全问题 单位的档案中存在对国家或单位的利益与安全相关的机密文献。传统的档案管理工作会根据相关法规对这部分文件进行特殊保护，限制调取和查阅权限。随着档案资料中出现越来越多的数字化内容，这些信息被存储在计算机设备或网络系统中。因此，由于档案管理的信息化和数字化，机密文献的存储和保密工作面临新的问题[3]。对这些数字化机密文件以及应限制查阅权限的其它数字化档案资料如何做好安全防护工作应引起足够的重视。 3 单位档案管理工作创新的思路 3.1 普及先进的档案管理工作理念 办公室档案管理工作与单位的管理层、各部门的管理人员和相关岗位的员工都存在着必然的联系。首先档案资料和文件的收集需要各个部门主管及相关员工的配合，资料和文件形式是否符合要求、关键部分是否完整、送交办公室档案管理部门是否及时都非常重要。其次单位的管理层对档案管理工作创新的支持力度决定了创新工作是否能取得实质性的进步。因此在单位内部普及先进的档案管理工作理念，让所有相关人员对现代档案管理工作的价值形成正确的认知，获得各方面的理解与支持，可以及时获取有效的信息资源、聘任升级档案管理工作创新所需的专业人才、添置必要的技术装备。为创新工作顺利开展创造必要的工作环境条件。 3.2 管理工作内容和方式方面的创新 由于有了现代化的网络设备和办公工具，在档案管理工作内容方面要充分发挥管理人员的专业与技术优势，在信息资源的收集、分析整理、分类和储存方面进行创新。首先利用网络资源扩大信息资源的采集范围，利用计算机系统和科学的方法对信息资源进行深度分析和加工，以便提高工作效率和质量。将重要文档进行数字化处理备份，并且利用防火墙技术对存储数字化档案的硬件设备进行保护[4]。其次在档案数字化的基础上将文档分级进行加密，建立具备多重安全防护措施的网络信息平台，给有档案资料查询需求的人员根据其岗位授予不同级别的网络访问权限，确保安全的同时实现用户的远程访问。 4 结束语 在当前信息资源对各行各业的价值都如此宝贵的情况下，必须正确认识档案管理对单位的发展与进步的重要性。充分利用现代科技成果对档案管理工作进行全面的创新，扩大信息资源的来源和提升其使用价值，为单位的发展战略决策和日常工作提供符合时代要求的信息服务。 参考文献 [1]陈梓源.如何做好当前单位办公室档案管理创新[J].科学中国人，2017（21）. [2]卢伟.浅析如何做好当前单位办公室档案管理创新[J].中外交流，2017（41）. [3]陈景军，李成立，崔剑桥.新形势下事业单位办公室档案管理的创新路径探析[J].魅力中国，2017（z2）. [4]李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018（2）. |
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