| 标题 | 刍议人防档案管理工作存在的问题及优化措施 |
| 范文 | 张伟纯 摘 要：人民防空的主要工作内容是人民防空工程建设和维护管理、指挥通信系统建设以及开展人防知识宣传教育等，在其长期运作过程中必然会产生大量信息资源。这些信息资源主要是通过图像、文字、声音以及其他载体来保存的原始记录，是人防各项工作开展的真实历史记录，在人防未来的各项工作开展以及领导决策等方面发挥着重要的作用。受多种因素影响，当前人防档案管理工作存在着诸多问题，因此，在新形势下人防档案管理工作者必须要认清不足之处，从工作实际情况入手，不断总结，不断优化，促使人防档案管理工作得到进一步提升。 关键词：人防；档案管理；存在问题；优化措施 结合当前人防部门档案管理工作现状来看，基本上已经实现了立卷归档操作的规范化，能够在第一时间针对人防各项工作所产生的资料进行收集和整理，确保档案载体齐全，并能够依照《档案法》相关章程要求开展档案管理工作。但随着时代的进步和发展，对人防档案管理工作也提出了更高要求，在此背景下人防应着重分析自身档案管理工作中存在的问题，并在切合自身实际情况下对现有档案管理工作进行优化，确保人防档案管理工作的高效性、系统性、完整性及准确性。 1 人防档案管理工作存在的问题 1.1 档案管理意识淡薄 就当前现状来看，由于部分人防领导缺乏对档案工作的认识，不重视档案工作，忽视档案管理，甚至对于他们而言，档案管理的规范化是可有可无的；加之，缺乏科学且有效地考核评价标准以及相应的业务培训，因此导致人防档案管理工作效率差强人意。 1.2 管理制度尚未健全 管理制度的健全完善与否直接关系到各项工作最终开展的效果。对人防档案管理工作来说，建立健全、切实可行的管理制度是保障人防档案管理工作有效开展的先决条件。结合当前人防档案管理现状来看，档案管理存在的问题也日益突显，这主要是因为缺乏健全完善、切实可行的档案管理制度，在具体的管理工作中没有一个明确方向和具体操作标准，严重影响档案管理工作的准确性，常会出现一些失误，比如资料收集不齐全、不完整，分类错误、保管期限划分错误等等，导致人防档案管理工作无法有效有序地开展。 1.3 档案资料欠缺完整 资料收集的齐全完整与否将对资料的分类、归档、保管、编研、检索和利用等各个环节造成直接或间接的影响。人防档案管理对于日常工作所产生资料的收集整理比较注重，但是对时间跨度较大的人防工程建设和维护项目的资料难以做到收集及时、齐全，并且难以保管、易丢失；再加上档案员不能深入到人防工程项目的缘故，在资料收集过程中时常会有“数量多、质量低”的情况出现，名义上收集的资料都有，但是针对重要原始记录、关键技术的核心内容却不足，甚至档案中还会出现不属于归档范围的资料，以致于档案参考、查阅时受到影响。 1.4 资金投入严重不足 档案管理工作的发展与资金投入之间也有着十分密切的联系，倘若缺乏资金投入，档案管理工作中电子信息技术就难以得到实现和应用。由于部分人防办针对档案管理工作不重视，在档案现代化管理所需设备、人员方面未投入足够的资金，过于简陋的档案管理设备条件极易出现档案资料老化、霉化的问题，如此一来档案资料也就难以得到妥善的保管和有效的利用。另外，即便部分人防部门添置了现代化档案管理设备，然而因缺乏能对设备熟练操作的专业人员，以致于设备长期处于闲置状态，利用率降低。 2 人防档案管理工作优化措施 2.1 提高档案管理重视程度 为了更好地做好人防档案管理工作，首先要做的是从根本上转变态度，提升档案管理员对档案管理工作的重视力度。第一，人防部门领导必须要高度重视档案管理工作，深入研究人防档案管理工作，制定科学且有效的档案管理的指标任务，并且加强对档案管理工作的督促和各项规章制度的落实，以便从整体上提升档案管理工作效率。第二，人防还必须要加强档案员的思想教育和业务培训，从本质上提升档案员的思想素质和业务素质。第三，全面、有效、长期坚持做好档案宣传工作，加强档案工作同人防各部门的联系、沟通，通力合作，齐头并进。 2.2 健全档案管理工作制度 想要做好人防档案管理工作，就必须要建立健全完善、切实可行的管理制度，唯有这样才能在有序开展工作的同时，进一步提升档案管理标准化执行力度，最大化实现人防档案管理工作稳健长远的发展。人防档案管理部门要在此基础上，严格要求档案员按照相关规章制度执行，让相关责任落实到人头上，科学合理的管理档案资源。同时，人防档案管理部门要深入结合人防工作的实际情况，全面构建人防工作中所产生资料的收集、整理、分类、编目、归档、立卷、保管、借阅、利用、保密等诸多流程的管理制度，保障每一个流程的规范性。另一方面，还要不断完善考评机制，做到奖罚分明，对严格管理人防档案信息资源的工作人员，给予他们相应的奖励和政治待遇，最大化激发他们工作积极性和责任心。 2.3 完善档案收集整编工作 在人防各项工作开展的初期阶段，档案员就必须落实到位，以从始至终跟踪的形式对工作开展过程中所产生的各个文件材料进行收集。人防工作中存在着部分时效性强、形成周期短的文件材料，档案员就必须收集及时、收集齐全，以免资料缺失，从而影响收集质量。针对部分形成周期较长的文件材料，特别是人防工程建设和维护项目、指挥信息系统建设项目所形成的资料，档案员要主动与项目技术员配合，从工程立项到竣工验收，跟踪全过程；另一方面，必须高度重视档案编研工作，有针对性地进行信息资料的编研。应以人防各部门对档案利用需求为根据，合理开展档案编研工作，对各部门档案信息的需求动向、发展趋势深入进行了解，以便将他们需求重点掌握，有目的地收集、分析、汇总。同时，针对档案信息利用率定期展开分析，以便将每个阶段的利用重点明确。 2.4 加大档案管理资金投入 对于档案管理工作而言，良好的档案管理硬件设施是其顺利开展的前提条件及物质保障。人防要想将档案管理工作落实到位、档案资源利用充分，领导的重视和支持是必不可少的，档案库房建设的资金投入也同样十分重要。首先，需要加大档案管理硬件投入。针对档案管理工作配备必需的计算机、硬盘、光盘等硬件与系统管理软件，以便档案管理和开发利用工作得以顺利开展；其次，需要加大对档案员的投入。信息数据时代下，档案员不但需要具备传统档案管理专业意识，同时也需要对电子信息基础知识、网络工程与信息系统知识、计算机软硬件基础知识等各类有关于计算机操作技能知识有所了解。鉴于此，人防部门可挑选毕业于高校、具备较高综合能力的人才进行档案队伍的建设。 3 结语 总之，有效加强人防档案管理工作，充分利用人防档案资源，使之和平时期更好地服务社会，战争时期有效地保护人民生命财产安全，是一项十分重要的民防工作。人防档案员应积极转变思想观念，结合工作实际建立健全档案管理制度和工作标准，从多方面完善对人防档案的收集及整编工作。同时加大档案管理资金投入，督促管理人员及时更新知识，掌握现代化的档案管理手段，熟练使用档案管理的新工具、新技術，不断提高档案管理水平，以此来提升人防档案管理的质量和效率。 参考文献 [1]周淑芝.加强人防工程档案管理的几点思考[J].兰台内外，2017（05）：50. [2]何青.浅析做好人防文书档案管理工作的方法[J].赤子（上中旬），2017（06）：158. [3]赵滨红.浅议加强人防工程档案的管理[J].赤子（上中旬），2016（15）：133. [4]周英.人防档案管理工作信息化刍议[J].档案管理，2015（06）：89-90. |
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