| 标题 | 基于机关文书档案整理存在的问题及对策 |
| 范文 | 杨宝芳 摘 要：机关文书档案整理是一项重要的机关工作，当前机关文书档案整理工作中存在着诸多问题，本文通过分析文书档案整理存在的问题，提出通过加强工作人员的重视程度、提升工作人员专业技能水平、完善文书档案管理信息化建设等措施改善文书档案管理水平。 关键词：机关；文书；档案；问题及对策 文书档案管理工作是党政工作、行政工作等管理活动形成的重要文件材料，记载着机关职能部门相关人员及其部门历史的信息。按照一定规则对档案进行排列、组合、分类、编号及基本编目，使档案管理有序化就是档案管理工作的意义所在。当前，机关文书档案管理还存在诸多的问题，对这些问题必须有清醒的认识，并及时改善。 1 机关文书档案整理存在的问题 1.1 工作人员重视程度不高 当前，机关文书档案整理工作存在工作人员重视度不高的问题，部分工作人员在文书档案管理工作中心生懈怠，认为文书档案管理工作不重要，只是随便敷衍了事。比如，有个别工作人员在进行档案编制页码时，为了省事将多份文件集中起来一起进行流水编页码，这就导致单独一份文件的页码无法确定，一旦需要查找必须重新进行编页，造成重复工作。而还有一些工作人员在收集文件时，没有进行分类归档，不管文件性质类型全都归置一处，一些不需要歸档的文件也混杂其中。这样的处置方法不仅造成了工作量加大，也增加了档案管理的成本。 1.2 种类繁多，整理不易 当前，大部分文书档案还是以纸质的方式进行归档的，纸质文件存放对环境有着硬性要求，室内空气湿度、温度都会影响纸张的保存寿命。而随着机关文书内容愈加复杂，形式越来越多样化，文书档案整理工作也面临着更大的挑战，文书档案管理人员必须耗费大量的精力对文件进行分类归档，如果工作人员此时心生懈怠，文书档案整理的质量更加得不到保障。 1.3 管理不够专业化 机关单位中的文书档案管理人员并非都是档案管理专业毕业的人员，一些非专业的工作人员在没有经过系统的培训前，就盲目的进入、从事了文书档案管理工作。这就造成文书档案管理人员缺乏专业知识，对档案分类整理、汇总等工作没有头绪。一般情况下，由于对文书档案管理工作不重视，档案室成为了流动性极高的科室，大部分工作人员没有留下的意愿，这导致一些新人刚刚熟悉了文书档案管理知识就调离转岗，导致无法培养出专业的管理人才。这些问题都给开展文书档案管理工作带来很大的难度，因此，建立一支专业的、稳定的文书档案管理队伍十分重要。 1.4 信息化安全管理有待加强 因信息技术的发展，办公自动水平提高，增强了文书档案整理效率与质量。不过因信息化办公平台的升级换代，在设备更替时极易导致部分文档数据丢失，发生安全隐患。 2 强化机关文书档案管理的措施 2.1 加强工作人员的重视程度，完善机制 在强化机关文书档案管理时，首先要做到的就是思想观念的转变。必须从思想上认识到文书档案管理工作的重要性，文书档案整理工作不仅是档案工作人员的责任，更是每一位工作人员和每一位在职领导的责任。各部门的领导应该做好带头工作，督促自己部门按时、高质的上交档案材料。同时，各个机关单位都应不断创新机关文书整理的模式，完善机关文书档案整理机制。 以云南省为例，该省为了加强民生档案制度建设，要求各州市、县于2015年年底完成机关材料归档范围和文书档案保管期限的修订工作，并建立民生档案工作机制。同时争取在“十二五”期间完成州市涉民电子档案向备份库的专线远程或者脱机传输。从全省高度重视机关文书档案整理工作，使所有机关单位都重视文书档案整理工作。 2.2 建立专业化队伍，加强内部管理 做好文书档案管理工作，离不开专业的管理人才。首先，必须要提升档案管理人员的专业水平，引进专业档案管理人才。档案管理工作专业性极强，从收集、整理到分类、编研再到开发档案信息以利用各个环节，都要求熟悉档案管理人员高效的开展，所以必须及时引进专业管理人才。其次，要加强内部工作人员的培训，提升已在职人员管理水平。例如，定期邀请专业老师开展文书档案管理讲座，对培训成果进行考核；并举办机关部门间的联谊，对文书档案管理工作进行沟通和交流，以改善文书档案管理队伍的专业水准。此外，要畅通文书档案管理人员的职业上升通道，对于在岗位上表现优异的工作人员要给予相应的职位和待遇，这样才能稳定人才，避免人才不断流失。最后，应加强内部管理制度，督促工作人员照章办事，杜绝怠工、懈工的情况出现。再比如，安排工作人员外出学习培训，单位应鼓励工作人员参加学习以提高专业技能。 2.3 完善档案整理的信息化建设 随着党政、机关工作越来越多元化、复杂化，机关对文书档案的利用要求也越来越高，完善档案整理工作的信息化建设，已经迫在眉睫。文书档案数字化建设，是利用数据压缩、数据库等技术手段，将影像文件、纸质文件等传统媒介文件和现有的电子档案整理保存，组织成有序排列的数字档案信息库。首先，必须引进先进的信息化技术设备，改革传统文书档案管理整理模式。其次，重视电子档案的整理归纳，计算机网络系统可以存储大量的信息，工作人员在进行文书档案文件录入时，要懂得进行分类、归纳，使档案文件能够被及时查询和修改。同时，要注意文书档案的维护和保管，完善安全措施，避免出现纰漏。 2.4 解决电子文件信息化管理安全问题 数字技术的飞速发展为文书档案信息化管理提出了更高要求，加上保存、记录电子文档的产品更新换代速度快，提高了电子文件数据丢失发生率。还需做好如下几方面工作，提高机关文书档案管理安全性： 1）建立防火墙。防火墙的建构可避免其它网络非法进行信息资源访问，预防信息外漏，还可使信息免受非法篡改，保障文书档案信息安全性。 2）保证文书档案信息管理规范性。（1）档案管理人员应具备信息化安全管理意识，对文书档案信息实施加密，制定科学的密级标准，对档案资料根据公开、内部、秘密、机密等级别实施界定，对档案信息的使用人员实施网络身份验证，结合不同身份的档案使用者予以查询权限，避免无关人员非法侵入系统进行信息访问，保障信息安全性；（2）使用U盘、磁盘等进行信息备份，以便于在档案信息受损后无法恢复的情况下可使用备份档案资料。 2.5 健全机关档案管理制度 一方面，针对现有的《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》《电子公文归档管理暂行办法》等与档案管理相关的法规政策以及机关内部制定的文书档案管理准则等加大宣传力度，使机关单位内上至领导干部，下至职员均意识到档案管理的重要性，从而自觉、积极的配合做好管理工作，做到按时进行文档资料上交。 另一方面，需严格考核制度。机关文书材料归档整理工作任务重、时间紧，故而应制定相应的规章制度与行业标准，并将归档工作的开展纳入议事日程，列进业务工作考核范畴，若因疏忽大意而使文书档案丢失的行为需给予严厉惩处，使机关文书档案管理工作的开展有章可循，并逐渐步入正轨。 3 结语 机关文书档案管理工作是一项重要的机关工作，它记录着机关工作中所有重要的活动，为机关工作高效运转提供着保障。要做好机关文书档案管理工作，就要求相关单位从思想上予以重视，不断提升文书档案管理人员的专业技能，完善文书档案信息化建设，从而提高文书档案的实际价值。 参考文献 [1]刘畅.机关文书档案整理若干问题及对策[J].兰台内外，2014（04）：70. [2]王慧.基于机关文书档案整理存在的问题及对策研究[J].黑龙江史志，201（11）：119. [3]闫冬.机关文书档案整理存在的问题及对策[J].同煤科技，2013（03）：52-54. |
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