| 标题 | 关于加强医院声像档案管理措施的探讨 |
| 范文 | 庞一明 摘 要：在这个信息大爆炸的时代，声像档案已成为人们日常生活必不可少的活动，声像档案是医院档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现医院医疗、教学、科研及各方面工作成果，真实记录医院各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有現实的查证和利用作用，对历史研究具有重要的参考利用价值，是医院重要档案资料和宝贵财富。 关键词：医院；声像档案；管理措施 医院声像档案是指医院在各种社会实践活动中，通过摄录手段形成的，具有保存价值的照片、声像、录音、唱片、磁盘、缩微片、幻灯片等各种载体。虽然医院声像档案数量占医院档案总件比例很少，但所起档案佐证作用却是其他类型档案实体无法代替的。但是，声像档案又是在医院档案管理中较容易被忽视的。 1 声像档案在医院管理工作中的重要性 声像档案具有现代信息、声像技术的形象性强、信息量大、资源宽广等优点，具有其他载体档案不可替代的作用。第一，直观性。声像记录和文字说明是形意结合的整体，它们互相依存、互相印证、互相补充。声像档案以画面的可视形象，生动地展现在人们面前，而且配有音乐、语言，便于利用者理解和接受，使利用者具有身临其境之感。声像档案的形象性与直接感受性超过其他类型的档案。第二，形象性。声像档案由于依赖于先进的科学技术和快速的传送手段，时间感与空间感比一般档案强烈，甚至可以进行超越时空的远距离传送，这是一般档案望尘莫及的。声像档案可以把一瞬即逝的“容貌”记录下来并予以再现，可以把人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。第三。易复制。声像记录品容易复制，而且难以区分原件与复制件。一般的纸质档案、原稿与复印稿是很容易区分的，而要区分原版磁带与制作精良的磁带复制件、区分原版底片与制作精细的翻版底片是十分困难的。同时，纸质档案的文字记录与文字载体之间的关系是难以分割的。而记录在声像档案载体上的信息，可转录到感光胶片、磁带和光盘上。而且作为声像档案载体的磁带可用来多次记录，使它成为各种相互依存技术的产物。 2 医院声像档案管理存在的问题 2.1 归档率不高 声像档案的制作多为业务部门，随机性强，收集上难以控制。重要日常活动资料的拍照、录音、录像等工作一般由院办或负责医院宣传的科室完成，到每年度完成后才将声像资料上交档案室。而医疗单位各科室自行拍摄活动资料也是较为普遍的，如开展新技术、新业务或者接诊到特殊病人等。声像资料形成部门的工作细致程度、对档案工作是否支持便成为影响声像档案上交质量的因素。声像资料其档案价值不容忽视，但是往往最容易被忽视和遗忘，致使声像档案归档率不高。 2.2 声像档案管理手段滞后 声像档案在保管过程中对于温度和湿度具有非常严格的要求，同时还要采取必要的防磁、防光及防污染等措施，要想满足声像档案的保管条件，则需要投入大笔资金。但这对于当前各医院来讲，大笔的资金投入到声像档案管理工作中不现实，很多医院自身资金较为紧张，也很难拿出大笔资金用于声像档案保管设备的购置。 2.3 制度不完善，管理不规范 在声像归档的收集范围和移交时间等方面，没有制订符合案管理模式的具体要求，加之归档不及时，部分声像没有附加文字说明或有些说明则缺少时间或内容，这给日后整体和查找工作带来很多问题。此外，涉及声像档案的部门较多，各部门为了方便自己使用，不愿将声像档案移交给其他部门，任意处置材料，致使声像损伤或丢失。 2.4 档案管理人员自身专业素质不足 对声像档案缺乏足够重视也是影响其工作开展、管理质量提高的原因。个人素质受限或对声像档案管理专业知识掌握不够，导致对声像档案管理的特殊保管条件心中无数，将声像档案与一般纸质档案同等对待，管理方式落后，无法借助现代手段进行声像档案管理，多数停留在简单收集保管阶段，影响了声像档案保管和声像档案寿命。 3 声像档案管理研究与对策 3.1 医院声像档案收集和归档 一个医院的声像档案工作，不是一个人或者一个部门就能做好的，实行统一管理，形成声像档案的科室、部门，要按归档要求，努力做好收集、整理、归档工作，及时向声像档案管理部门移交。声像档案管理部门及时对收集的声像档案，以保持声像档案的有机联系、便于利用为原则进行整理，分类在全宗内，按年代--问题进行分类，分类保持前后一致，便于查阅。并对声像档案按规定的要求对内容附以简单的文字说明及做好编目，制作检索目录等相关工作。 3.2 严格制度、加强管理 要改变声像档案目前管理混乱的现状，必须制定一套切实可行的管理办法，建立健全各项规章制度，并严格付诸实施。从声像材料的形成、收集、整理、归档到移交档案室统一保管，以及日常保管、借阅、利用等，都必须要有一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。建立健全制度后，必须狠抓落实，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使声像档案的管理逐步走上良性循环的轨道。 3.3 加强档案管理人员业务培训，提高专业人员素质 档案室是“没有围墙的大学”。自学是声像档案管理工作者提高自身专业水平的主要途径。声像档案管理工作者要通过订阅档案报刊、书籍等形式加强自身业务学习，在干中学，在学中干。此外还可通过报考电大、函授、进修等多渠道、多形式的继续教育，不断进行专业技能的填补和提高。作为单位领导者，要支持鼓励档案管理人员参加上级档案部门组织的档案培训班及档案管理交流活动，扩大视野，增长知识，并为其创造良好的工作环境和发展环境，从而提高声像档案管理水平。 3.4 加大投入力度，应用现代手段管理声像档案 声像档案的保管需要一定的设备投入，声像档案管理部门争取单位领导的重视，在经济上给予投入，购置必需的设备，如防磁软盘音像柜、智能光盘柜等，改善保管条件，完善硬件设施。随着当前计算机技术和网络技术的快速发展，医院需要加快实现声像档案数字化，在对声像档案保管方面采用现代化技术。利用扫描仪来对照片进行扫描，实现照片档案数字化，同时加快推进录音和录像档案数字化的进程，这不仅有利于声像档案的保管，而且为声像档案的利用也创造了良好的条件。利用现代化手段来对声像档案进行管理，有效的延长声像档案的寿命，加快实现声像档案资源的共享。 4 结束语 无论是声像档案还是其他类型的档案，其管理的最终目的都是是为了实现档案的有效利用，充分的发挥出档案自身的价值。因此对于医院档案管理人员来讲，需要加快推动声像档案开发利用的步伐，利用各种渠道及途径来提高声像档案的利用率，确保声像档案能够更好的发挥出真正的价值。 参考文献 [1]林红.医院图书与档案管理整合.当代医学.2011；12（3）：16-17. [2]王亮.浅谈医院声像档案的管理创新[J].中国卫生产业，2011；13（21）. [3]贺焰.重视医院声像档案管理[J].现代医院，2011；11（3）. |
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