《关于太钢电子文件光盘接收与验收要求的几点思考》-管理学论文，图书馆情报与档案管理论文-论文范文参考-科学狗论文网

标题

关于太钢电子文件光盘接收与验收要求的几点思考

范文

常建斌

太钢150万吨改造项目开工以来，太钢档案管理部全体成员精神抖擞的投入到分管的项目中去，为有机会参与这一太钢有史以来最大最先进的技改项目而感到骄傲与自豪。但是如何对这一项目档案进行管理和验收，大家都觉的延续原来的一些方法又不太适应新的形势，档案管理如何做到与无与伦比的150万吨不锈钢改造实体工程相匹配，项目档案工作面临新的挑战，尤其是竣工图纸电子版如何接收更是一个新事物，感到十分迷惘。档案管理部相关专业人员多次深入各项目经理部进行调研，集中学习熟悉国家相关业务标准，汇集大家多年工程档案管理工作经验，提出了项目档案管理太钢电子文件光盘接收与验收要求的一系列思路和方法，完善了档案相关制度，使项目档案管理电子文件光盘接收与验收工作进入了一个新时期，上了一个新台阶。

一、对光盘文件的总体要求：

㈠归档的电子文件的光盘面上必须贴有明显的、不易擦除的标签，该标签由太钢档案管理部负责印制提供。标签上需注明以下内容： ⑴档号：标识本文件的档案编号。由太钢档案管理部编制填写。⑵光盘编号：标识本光盘的序列编号。格式为X/Y，X、Y均以阿拉伯数字表示。其中Y为本项目电子版光盘数量号，X为本光盘的序列号。例如：1/3表示本项目共有光盘3张，本光盘为第1张。由光盘制作单位填写。⑶项目名称：标识本项目的正式工程名称。由光盘制作单位填写。⑷设计单位名称：标识设计单位的全称。由光盘制作单位填写。⑸移交日期：标识移交的公历日期，格式为××××年××月××日，数字均以大写方式表示。例如：二00六年十一月十八日。由太钢相关项目经理部填写。⑹责任人：即光盘移交人，由太钢相关项目经理部具体经办人填写。

㈡光盘里的电子文件不得设密码。图纸类电子文件必须是DWG、PDF、TIF中的一种格式，一张光盘内文件应该为同一类型。DWG格式的文件，一个电子文件里必须存放一张图纸（包含本套图纸的设计变更也应一张一张存放）；PDF、TIF格式的电子文件必须是一个电子文件存放一张图纸，必须保证所有电子文件打印后与纸质文件一致。

㈢电子文件归档移交数量为只读单面光盘两份。

㈣PDF文件，其尺寸与实际图纸的尺寸必须一致，PDF文件必须可在“Acrobat Read 7.0”环境下正常打开、打印。

㈤TIF文件的分辨率不得低于400dpi。

㈥CAD文件必须可在“AutoCAD2004“环境下正常打开、打印，有用特殊字库设计的必须提供相关字库。

二、光盘组织结构：

㈠每张光盘均须按照分级目录的形式进行组织管理。

㈡每张光盘的根目录下须有四个文件和两个文件夹，分别为：1说明文件（readme.txt）2辅助文件（assist.txt）3著录文件（著录.xls）4数据文件夹（data）5其他文件夹（other）。

㈢每张光盘的数据文件夹（data）专业（系统）目录下须有一个著录文件和相应数据文件（夹），分别为：①著录文件（著录.xls）②数据文件（夹）（data）。

㈣每张光盘的其他文件夹（other）内不再建立下级子目录，也不需设置各类著录文件。

㈤光盘目录组织结构详见附件一：《光盘根目录组织结构》。

㈥各文件的文件名、类型及文件内容规定如下：

1说明文件

文件名：readme.txt

文件类型：文本文件

文件内容：有关本张光盘的各种信息。至少应包括光盘参数、项目名称、项目编号、设计单位名称、移交日期、光盘编号、光盘存储内容、光盘制作单位、光盘一致性（指纸质和电子版一致性检查）单位、阅读光盘信息所需的硬件环境。

2辅助文件

文件名：assist.txt

文件类型：文本文件

文件内容：列出读取光盘内各种格式电子文件的环境信息。

3著录文件

文件名：著录.xls

文件类型：microsoft office excel文件

文件内容：记录本光盘内所存放的图纸著录信息。著录信息中登记号按照著录编码规则统一编制填写，具体详见附件2：《关于著录文件中登记号构成的说明》。

说明：当一个电子文件存放一张图时，则需要填写该著录文件，且应保证一条档案记录对应一个电子文件，不能一条记录对应多个电子文件。若一个电子文件存放一套图时，则不需要填写该著录文件

4数据文件夹

文件夹名：data

文件夹说明：

data文件夹用于存储电子图纸及资料，根据专业的不同， data文件夹下设十二个专业文件夹，即：总图运输专业文件夹、工艺专业文件夹、土建专业文件夹、给排水专业文件夹、采暖通风专业文件夹、热力燃气专业文件夹、计控电讯专业文件夹、电气专业文件夹、设备专业文件夹、工程经济专业文件夹、综合文件夹、其他文件夹等，文件夹名称要求统一（见图一），各专业的电子文件有序存放于相应文件夹内。

各专业文件夹内均须设立多级子文件夹进行文件管理，每一套图设立一个子文件夹（包含本套图纸的设计变更）。

如果项目比较大，可以在各专业文件夹内按照单项工程（或系统）建立子文件夹。

如果项目比较小，只涉及到少数专业，也可以按照单项工程（或系统）建立系统文件夹。在系统文件夹下存储相关电子文件，系统文件夹下设著录文件。

十二个专业文件夹（或者小工程的单项工程文件夹）里还应有各专业存放电子文件相对应的信息目录文件即著录.xls文件。

电子图纸文件必须是DWG、PDF、TIF三种格式的一种。

5其他文件夹

文件夹名：other

文件夹内容：存放相关字库、符号库、数据字典、外部参考等保证文件准确还原的环境文件及其他说明文件。

三、光盘根目录组织结构

四、关于著录文件中登记号构成的说明

为了与档案管理软件挂接，在“案卷著录”文件和“文件著录”文件中需填写“登记号”。登记号由单位代码-专业代码-系统编码-流水号组成。以下分别说明各部分代码的构成：

单位代码：由3位阿拉伯数字组成，其定义见下表

五、专业代码：由2位阿拉伯数字组成，其定义见下表

六、系统编码：由3位阿拉伯数字组成，其定义规则如下：

对一个大工程下的若干单项工程（或系统），为建立其档案资料的有机联系，需将各单项工程（或系统）进行编号标记，编号由各设计单位自行编制，从001到999按照顺序排列，文件夹名称前加序号。

例如：太钢4350m3高炉工程有高炉本体系统、热风炉系统、出铁场系统、水冲渣系统等单位工程，可将高炉本体系统编制为001、热风炉系统编制为002、出铁场系统编制为003、水冲渣系统编制为004等（序号由设计单位自行确定），位于各专业文件夹下的“子文件夹”名称为“001高炉本体系统”、“002热风炉系统”、“003出铁场系统” 、“004水冲渣系统”等。

七、流水号：按照图纸套数顺序排列产生的序号。由3位组成，如001、002……顺序下去。

除制定出以上几个方面的规定外，在实施过程中对在光盘上粘贴标签的做法进行了修正，因为发现光盘在粘贴标签后对数据的读取产生了不良影响，因此改为要求将相关内容的标签粘贴于光盘盒上；为了保证光盘内容与纸质档案相一致，档案管理部特规定了图纸电子光盘鉴定程序及表格，规定只有在项目经理部专业人员、监理公司专业人员、工程管理部设计管理室专业人员鉴定签字认可后方能向设计单位支付设计费，这样一来就保证了图纸电子版的真实有效。

（工作单位：太钢档案管理部、馆员、太原市尖草坪区尖草坪街2号太钢档案管理部、）

随便看

科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。