| 标题 | 县级社保档案工作研究 |
| 范文 | 陈树江 社保档案是社会保险经办机构在办理养老、医疗、失业、工伤、生育等业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。加强社保档案规范化管理，是贯彻落实中央提出的“着力保障和改善民生”的要求，实现社会保障事业可持续、健康发展的重要基础工作，对维护参保对象的权益和规范经办业务行为发挥着不可替代的重要作用。 一、縣级社保档案管理的现状 （一）档案意识薄弱，对立卷归档落实不到位 现在卢龙县各社保经办机构对档案工作的重要性都统一了认识，但仍存在着一些主客观因素影响社保档案立卷归档工作。一是从客观上讲，有些经办机构由于人手少，业务量大，只注重业务的办理，无暇顾及业务档案的收集整理。二是从主观上讲，有些领导对档案工作思想上重视不够，对立卷归档缺少时间观念，对档案工作不安排不落实。有些经办人员对档案管理认识不到位，认为办好业务就是做好了本职工作，档案工作似乎成了他们的额外负担，对文件材料的立卷归档工作往往是一推再推，不愿主动承担。尤其是乡镇劳保所档案工作更未引起足够的重视，由于业务量大，参保登记表中有忘写日期和盖章不全等问题，档案不能及时上交到县城乡居民保险管理中心归档等，都反映了责任心不强。正是领导分而不管，管而不实，经办人员又互相推诿，导致收集和立卷归档落实不到位。 （二）档案保管条件简陋，配套设备设施不完善 受办公条件的限制，很多经办机构没有建立符合面积的档案室。卢龙县社保局、医保中心，隶属人力资源和社会保障局，办公场所不独立，办公用房非常紧张。虽然设有综合档案室，但面积一至两间，而且多是铁皮柜，存放量少，和庞大的档案数量相比捉襟见肘，导致很多业务档案仍分散在各个业务科室，没有实行集中统一管理。在乡镇劳保所，城乡居保档案随意堆放，综合档案室形同虚设，如若没有及时整理将存在极大的安全隐患。一旦人员调动，极容易造成档案资料的流失。同时，受经费影响，无法按照档案保管的要求配齐设施设备，达不到八防要求，档案安全得不到保障。县级财政也只能保障社保经办机构的基本运转，无力提供良好的社会保险经办软、硬件环境。 （三）档案管理人员素质不高，案卷质量达不到规范要求 各社保经办机构几乎没有档案专职管理人员，一般情况都是业务办理人员兼职，这些人员年龄偏大，受教育程度低，缺少档案专业知识和操作电脑的技能。有的机构即使有档案员，也大多是近几年招聘的公益性岗位人员，聘期一年，更换频繁。这些人员缺乏档案管理知识，对社保业务流程不了解，整理存在局限性，降低了档案管理标准。检查中发现分类有错误，立卷不合理，保管期限划分不清，案卷题名拟写不准确等，尤其是纸质和电子版目录缺失现象非常严重，这为档案利用带来了极大的不便。各经办机构只把《规定》发布实施后的业务档案资料立卷归档，《规定》发布之前的形成的社保档案业务资料仍无暇顾及，积压严重。 （四）档案管理规定执行不到位，后续问题没有统一解决 在2009年7月人社部、国家档案局3号令《社会保险业务档案管理规定（试行）》下发后，明确了社会保险业务档案的概念及其管理的职责、条件、制度，档案的形成、分类方法、保管期限以及利用、鉴定、销毁、移交和相关法律责任等内容，但在县级并未引起足够的重视。办理哪类业务参保单位或参保人应需填写哪种表格，提供哪些相关资料没有统一标准，造成归档资料杂乱。对档案软件的开发与利用没有做出规定，有的采用电子表格，有的使用文书档案软件，这样无法满足社保档案管理的需求，使得业务档案管理的规范化、标准化水平较低。 （五）档案管理手段落后，档案利用存在诸多不便 县级社会保险机构分散，既按险种分设，又按城乡分开，少的四五个，多的五六个机构。百姓上门办事进错了门，跑错了窗口，问错了人的现象时有发生。近几年各经办机构把精力放在突击整理档案上，忽视档案管理系统建设。有的经办机构虽然实现了档案的微机管理，但由于软件、硬件、人员没有实现有机结合，有的缺乏相应软件、有的缺乏专业人才，未能发挥应有的效能，最后仍是需要通过手工查阅纸质档案，效率十分低下。随着参保人数不断增加，档案数量也逐年增加，手工查阅的利用服务方式已不能满足社会发展的需求。 二、规范县级社保档案工作的对策 （一）加强领导，明确职责，创建社保档案齐抓共管协调机制 社保档案涉及的部门多，工作难度大，需要各相关部门建立工作协调机制，统筹协调开展工作。一是各级党委、政府要负总责，要加强对社保档案工作的领导和统筹协调，加大资金投入和人力投入，切实解决目前工作中存在的库房紧张、资金短缺、人才匮乏等现实问题，为社保档案工作创造有利条件。二是县人社部门要承担主管责任，成立相应机构并明确分管领导，一定要落实符合档案保管要求的档案室，做到各个门类档案集中保管，保证足够的装具，有条件的可以考虑安装密集架，同时添置相关设备设施，达到八防要求。三是上级社保业务部门要加强对县级社保档案的督导，积极开展达标验收等活动推动县级社保档案实现常态化管理目标。四是县档案局要承担监管指导的责任，借助社保档案达标验收有利时机，与上级部门密切配合，主动融入，深入推进全县社保档案规范化管理。 （二）建章立制，立法先行，深化社保档案精细化管理长效机制 制定了专门的档案管理办法或实施细则，完善了社保档案的工作流程，做到有章可循、有法可依。一是完善档案管理制度。各经办机构要将社保档案工作作为一项基础性工作去抓，建立健全档案收集、整理、统计、保管、利用、保密、鉴定、销毁等各项管理制度，并列入年度工作检查内容，督促抓好各项工作的落实。比如针对城乡居保档案数量大收集难问题，卢龙县建立健全了村、乡镇、县三级档案搜集网络，明确各级责任，交由县城乡居民保险中心集中归档，统一管理。二是制定各险种业务档案整理细则。依照《社会保险业务档案管理规定》，拟定各险种业务档案整理细则。县档案局根据当地实际，帮助各经办机构制定了各险种业务档案分类方案，制定立卷、分类、著录等标准，统一档案格式，并严格执行。三是统一使用档案管理软件。从档案查阅利用和档案移交考虑，推荐统一使用档案管理系统，从实践中总结出用电子表格著录案卷目录和卷内目录不但容易造成目录丢失，而且导入档案软件费时费力，不利于后期数字化加工，原文与目录挂接等。 （三）打破常规，开拓创新，探索社保档案高效利用服务机制 一是转变传统接收观念，采用重要民生档案随时移交进馆的方式，将利用率高的社保档案等重點民生档案接收进馆，不断整合档案资源，实现社保档案等重点民生档案全县集中统一管理。二是建立社保档案专题数据库，优先对其数字化，使档案信息资源整合进一步推进。三是建立民生档案查阅中心。2017年卢龙县作为秦皇岛市唯一民生档案查阅中心试点，以此为契机，继续将社保档案等重要民生档案接收进馆，提供专业的档案保管和利用服务。这样既促进了经办机构档案及时整理，又帮他们解决了档（下转63页）（上接34页）案数量急剧增长与档案库容紧缺的现实矛盾，同时能为群众查询档案提供更便捷高效的服务。 （四）扩大宣传，提升素质，完善社保队伍建设保障机制。 一是加大社保档案工作宣传力度。利用各种宣传手段和宣传渠道，广泛宣传社会保险档案工作的重要性，提高每一位公民的社会保障意识，积极争取各级党委、政府领导对社会保险档案工作的重视与支持，为建设和完善社会保险档案工作创造良好氛围和有利条件。二是提高档案人员业务水平。要定期举办业务培训班，加强对各经办人员业务培训，提升业务档案管理水平。新时期还要求档案员具备计算机实际操作能力，熟练运用现代化管理手段管理社保档案资料，提高工作效率。三是要保证档案队伍的稳定性。做好社保档案工作，要把好用人关，成立档案工作领导小组，至少配有一名专职、多名兼职的业务档案工作人员，并且保持队伍稳定性，从而保证档案工作的连续性。 （五）因地制宜，整体推进，构建社保档案规范化工作常态化机制。 针对县级社保档案数量巨大且有多年积存档案未及时整理的状况，如果紧靠几个人承担，很容易导致档案整理出现马拉松状况。一是集中力量，清理积存。从目前对社保档案的利用需求来看，参保人员对于社会保险经办机构成立以来至国企改制之间的档案的利用需求相对比较大，尤其对当时的缴费花名册利用率非常高。整理积存档案是一项复杂、艰巨的任务。卢龙县档案局组织力量完成了这部分档案的分类、装订、编号、录入和信息化处理，并已提供利用。二是以点带面，整体推进。借鉴兄弟县区社保档案管理的先进经验，卢龙县社保局联合县档案局采取以点带面的方式强力推进社保档案整理工作，在县社保局先行建立试点，以点带面，带动医保中心、失业保险所规范建档，全面推进全县社保档案规范化管理工作。三是社保档案定期向县档案馆移交。在完成最基本档案规范化后，为防止他们由包办产生的等靠思想和规范化工作反弹，对新产生的业务档案定期向县档案馆移交，督促持续做好立卷归档工作。 随着社会的发展，加上我们从事档案管理工作人员的不断努力，我们相信一定能摸索出更为高效的管理方式，为社会保险工作提供更加完善的保障。 （作者单位：卢龙县档案局） |
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