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公共图书馆年度报告调查研究

范文

高美云

摘要年度报告是公共图书馆重要的档案资料，也是科学管理、对外宣传、推进信息公开的重要手段。论文对19所公共图书馆公布的年度报告进行调查，从发布渠道、时间、形式、内容设置、编撰流程分析、提出并行编撰不同类型的年报、建立信息统计平台挖掘数据深层意义、加强宣传推广推进信息公开等建议，以期为公共图书馆年度报告发展提供借鉴。

关键词公共图书馆年度报告

分类号 G250

DOI 10.16810/j.cnki.1672-514X.2019.04.011

Abstract Annual report is an important archival material in public libraries. It is also an important means for scientific management， publicity and information disclosure. This paper investigates the annual reports published by 19 public libraries. From the distribution channel， time， form， content setting and compilation process analysis， it puts forward some suggestions on parallel compilation of different types of annual reports， the establishment of information statistics platform to excavate the deep meaning of data， and the promotion of publicity and information disclosure， so as to provide reference for the development of the annual reports of public libraries.

Keywords Public library. Annual reports.

0 引言

年度報告指全面反映机构年度工作情况和成果的报告性文书（以下简称“年报”）。最早的年报始于1858年美国的工业行业，后来越来越多的行业相继模仿该做法，1923年Ralph Munn对外公布了第一份图书馆年报[1]。对于通过年报来了解某一单位组织的业务情况，我国起步相对较晚。1993年颁布的《股票发行与交易管理暂行条例》首次规定上市公司每个会计年度必须提交年报;2008年施行的《政府信息公开条例》第三十一条规定了各级行政机关应当在每年3月31日前公布政府信息公开工作年报;2014年修订的《事业单位登记管理暂行条例实施细则》第六十五条规定事业单位应当向社会公示年报;2016年颁布的《公共文化服务保障法》第二十一条规定公共文化设施管理单位应当建立公共文化设施资产统计报告制度和公共文化服务开展情况的年报制度;2017年颁布的《公共图书馆法》规定公共图书馆“定期公告服务开展情况，听取读者意见，建立投诉渠道，完善反馈机制，接受社会监督”，由此我国公共图书馆年报制度正式走向法制化与规范化发展的轨道。为配合法律的贯彻落实，2017年第六次公共图书馆评估正式将年报纳入评估指标。对于评估标准下发时满一年后，年报的公开情况如何？年报的内容设置、版面设计及呈现形式有何特点？笔者认为有必要对国内公共图书馆年报进行调研分析，以期为公共图书馆年报编撰及公布提供借鉴。

1 调查对象

本文选取19个城市公共图书馆作为调查对象，其中包括五大在政治、经济、文化等诸多方面具备引领、辐射、集散功能的国家中心城市，通过网站、微信、微博等发布渠道进行搜索（时间跨度为2018年4月—6月），对其发布的年报进行调查。

调查发现，部分公共图书馆发布的年报分为两种形式，一种是传统的档案型年报，涵盖统计数据、服务及管理介绍、科研成果展示等系统全面的信息，这里称之为“综合年报”;另外一种是专门统计阅读的年报。广州、金陵、上海等图书馆除了档案型年报外还发布了单馆或地区以阅读数据为主体内容的报告，这里称之为“阅读年报”。综合年报主要通过网站发布，而阅读年报则倾向于微信、微博发布。参照2017年“城市图书馆学术论坛”中山大学唐琼、肖鹏两位老师的理论研究，结合广州、杭州、厦门、深圳图书馆代表介绍的编撰经验，笔者对所获得的年报分别进行“综合年报”和“阅读年报”分析。

2 综合年报调查分析

笔者搜索19所公共图书馆网站，共获得17份综合年报，通过业内交流获知成都图书馆有编制综合年报但未对外公布。厦门图书馆年报是涵盖服务、资源、管理等数据的统计性年报;深圳图书馆年报则是以概括服务、管理等方面为主的叙述性年报，这与其他15份既包含统计数据，又包含事件记录及成果展示叙述的年报差异较大，具体见表1。

2.1 发布渠道

互联网时代，公共图书馆可通过网站、微信、微博等发布年报。网站由于栏目稳定、搜索便捷等成为图书馆公布综合年报的重要平台，这与评估中规定“年度计划和年报在图书馆网站发布”一致。其中，64.7%的图书馆将综合年报设置在“关于我们”或“服务数据”二级栏目下，其他图书馆将综合年报设置在“动态—业务建设”或“服务指南—历年回顾”等三级栏目下，部分图书馆没有设置固定栏目，公众需要花费一定的时间才能访问。以笔者所在的广州图书馆为例，纸质版综合年报编制完成后对全体馆员发放，并通过媒体发布会等主动向社会公开;邮寄给理事会成员、行政主管部门、业内同行等;摆放在会议室供研讨会、专业交流等社会各界来访时取阅等。

2.2 发布时间

发布时间指网站公布的日期。根据调查，58.8%的图书馆标注了综合年报的发布日期，时间从1月至8月不等。截至5月底，只有广州、哈尔滨、深圳图书馆发布了2017年报，其他图书馆最新年报依然为2016年报。查阅各馆综合年报历年发布时间，4所图书馆于2017年第六次公共图书馆评估前集中公布了近几年的年报，即使评估前对外公布年报的图书馆历年发布日期也不太稳定。对比上市企业的年报，《股票发行与交易管理暂行条例》第五十七条规定：“在每个会计年度结束后后一百二十日内提交经注册会计师审计的年度报告”，其年报大多集中在4月下旬公布。年报具有一定的时效性，因涵盖众多的数据资料，收集、汇总、分析数据以及编撰均需耗费大量的时间，但发布时间越晚越容易造成“过时”之感，而稳定的发布日期更有利于公众获取年报信息。

2.3 发布形式

64.7%的图书馆以pdf格式发布综合年报，23.5%的图书馆以jpg、png图片格式发布综合年报，无论是pdf还是jpg、png，都基于文档再通过编辑器制作而成，与word文档的区别并不大。综合年报篇幅少的仅仅5页，多的达到166页，差异性较大，篇幅越长，资料记录的保存效果更为丰满;篇幅短，则宣传阅读的效果更好，其中只有29.4%的综合年报配有图片。杭州图书馆年报自2011年改版后，从工作罗列调整为重点工作展示，从纯文字调整为图、文、表相结合，增加了综合年报的可读性。

2.4 体例与内容设置

体例指年报的组织结构，即年报的内容如何排列。调查显示，多数图书馆综合年报按内容罗列排序;广州、杭州、金陵图书馆年报按章节对内容分类，如广州图书馆年报分年度概览、业务统计分析、社会参与、影响力及附录五章，但各馆对章节的理解各有差异，杭州图书馆将“媒体报道”编排在“社会影响”章节下，而金陵图书馆则将“媒体报道”编排在“附录”章节下。美国公共图书馆年报一般包括报告目录、馆长致信、图书馆大事年表、重要项目介绍、重要服务介绍、数据统计、财务信息、理事会成员信息、捐赠信息、分馆信息[2]。

调查可见，我国公共图书馆年报内容排在前五位的包括：工作总结、统计数据、获奖情况、大事记、机构设置。各馆综合年报内容各有侧重，即使是同一所图书馆，不同年份的内容也不尽一致。其中值得注意的是，除上海图书馆单独公布预算、决算及绩效目标外，其他馆综合年报都公布了统计数据，其中公布业务数据占100%、文献资源占100%、购书经费占58.8%、硬件资源占47.8%，但只有3所图书馆公布了数据与服务、数据与管理的关联分析。调查发现，各馆对“工作计划”的理解不一，9份公布工作计划的年报中，5份公布的是当年的计划，另4份则公布的是次年计划。

3 阅读年报调查分析

考慮综合年报涵盖的内容较多、可读性不强等因素，为提高点击率、扩大社会宣传，部分图书馆发布了阅读年报。因各馆在微信、微博中均无设立单独的年报栏目，如果不是时刻关注各馆微博或公众号信息，只能通过历史信息查找，且由于各馆阅读年报题名不一，为搜索带来了一定的难度。19所图书馆中只查到6所公共图书馆的阅读年报，其中广州、深圳、上海发布的是地区年报，具体见表2。

从数量看，发布阅读年报的图书馆数量相对较少，说明公共图书馆对阅读年报的重视程度不够;从题名上看，阅读年报更为口语化，如上海图书馆的“上海市民有多爱看书？答案就在这份报告里”，采用疑问句的形式，吸引公众眼球;从发布时间看，阅读年报大多集中春节前后，或“世界读书日”之际发布，各馆发布时间相对固定;从呈现形式看，阅读年报穿插了大量的图片，甚至采用H5的方式融合了音乐、动画等效果;从内容设置看，阅读年报主要展示公众关心的数据，包括外借文献量、注册读者量、接待访问量、举办读者活动及借阅排行榜等。综上所述，阅读年报主要以用户作为受众，以受众关心的数据作为主要内容展示，并通过口语化的展示、简洁的设计，契合重要的时机发布，吸引公众的关注度。

4 年报编撰流程

年报编撰是一项细致的工作，需要一套完整的工作流程以保障数据、资料的系统性与准确性。深圳图书馆制定《信息工作制度》，明确年报由办公室统筹负责，其他部门配合设立信息专员，规定信息报送的范畴、分工、内容、格式等，办公室定期编撰发布周报、季报，形成严谨的信息收集机制。厦门图书馆启用业务报表系统，就报表系统操作、数据统计口径、统计方法、填报规范等召开专门会议，确定数据填报责任人，严格报送期限，办公室负责数据审核并从系统提取年报所需的数据。以广州图书馆为例，从12月初启动编撰工作至次年4月完成年报发布，历时约4个月。具体时间和流程（见图1）：12月确定提纲，发布通知明确收集内容、部门分工、格式等;次年1月各部门提交数据并起草专项分析报告，报告经分管领导审稿后再提交办公室，严格把关专项分析报告质量;2月办公室完成数据的整理、核对并制作可视化的图表，按提纲确定的体例编排各类资料形成年报初稿;3月至4月对年报进行4层审核，数易其稿后形成定稿，最后交出版社排版校对出版，层层保障年报的编撰质量。

5 探索与建议

5.1 以用户为中心，进行分类编撰

公共图书馆依靠政府财政拨款运行，以社会公众为服务对象，同行间的交流有利于更好地开展公共文化服务。因此，年报的受众含政府部门、公众、同行三种，不同受众因关注点不同，信息需求也有所差异。政府部门希望了解效益、收支情况、社会参与建设等信息，业内同行更希望了解服务开展、服务统计及创新项目，而公众则关心服务项目、馆藏信息等。为方便不同的受众查找所需的信息，公共图书馆可以并行编撰不同类型的年报。

综合年报主要面向行政部门、业内同行发放，更为注重专项服务的深度分析与趋势指引，主要涵盖以下内容：（1）年度概况，包括工作总结、工作计划、组织结构、人员结构、文献信息资源结构及服务结构等。其中，“工作计划”应公布次年待开展的项目，以便公众监督管理。因涉及隐私问题，“人员结构”不必详细到员工信息，而是展现员工学历、专业、职称的结构。（2）统计与分析，数据以图表的形式展现，重点展示人员信息、资源建设、财务收支、服务效益等数据，相应的分析应当包含人力资源、文献信息资源、财务收支、基本服务、阅读推广服务、数字化服务等报告，新服务项目可采用案例的方式重点展示。（3）社会参与建设，包括社会捐赠、合作伙伴、志愿服务等。（4）影响力，包括媒体报道、获奖情况及社会评价等。（5）附录，包括大事记、机构信息（如机构名称、地址、联系方式等，含分馆信息）、人员信息（如理事会成员名单）等。必要时，综合年报应增加图书馆专业术语概念释义，以便图书馆业外人员阅读。综合年报可与出版机构合作，采用新颖美观的设计，搭配年度重点服务、活动等图片，采用双色调印刷，既摆脱传统报告白纸黑字的沉闷，又脱离了华丽的多色彩设计的窠臼，形成个性化而稳定的风格，彰显机构自身特色。

阅读年报应从公众的需求出发设置栏目，不仅仅包括服务数据、借阅排行榜，还应该包括重点服务、馆藏信息、财务公开、理事介绍、捐赠合作信息、分馆信息、联系方式等，通过文字描述、数据图表演示、以及图片展示吸引公众阅读与传递。重点列举捐赠合作名录，对捐赠者致以感谢，以激发社会对图书馆的捐助意愿。此外，可设置馆长寄语、馆员互动、反馈渠道等栏目，听取公众建议，增加人文气息。可采用盛行的H5电子杂志制作动态的效果，融入文字、图片，甚至声音、视频，提高年报的视觉效果、增强与读者的交互性[3]。

5.2 建立统计平台，进行数据挖掘

由于数据量庞大、统计途径多且涉及业务交叉，在进行年报编撰时容易发生数据重复或遗漏计算，这是年报编撰的一大难点。2010年国际图联颁布的《图书馆统计宣言》强调：正确、可靠和可比的数据对于图书馆统计的价值和有效性至关紧要，这取决于图书馆正确、及时地递交统计数据，又必须对统计项目采用相同的定义和方法。建立信息统计平台，制定统一的填报标准与统计方法，数据的统计范畴应与评估等国内同行的标准对接。可从OA系统、集群管理系统、客流系统等抓取的数据自动汇总到信息统计平台，无法在系统统计的数据将设置人工填报端口，明确各数据端口责任人，截止填报时间后只能由统筹部门更改数据，保障数据的准确性与及时性。利用SPSS等统计工具，建立数据融合分析，挖掘馆藏结构与读者服务，为图书馆管理提供针对性的参考。

5.3 树立精品意識，加强宣传推广

相对于专业期刊、年鉴、名录等资料，年报因其流通范围小一般处于内部留存状态，因此多数馆在编纂时没有过高的要求。但从其使用价值角度来看，更应树立精品意识，提高年报的艺术性与可读性，一旦条件成熟便可申请书号正式出版，扩大年报的影响力。充分利用年报作为媒介与社会沟通交流的作用，将其放置在网站明显栏目，并通过微信、微博、APP等提供阅读年报的推送服务。年报可运用于预算编制、行业交流、媒体见面、公众互动等场景，提高年报的使用价值，推动公共图书馆年报编撰行业化发展。

5.4 重视数据发布，推进信息公开

欧美公共图书馆非常注重财务信息的公开，包括财政收入、服务收入、捐赠收入以及活动支出、购书支出、资源设施等，保证财务信息的公正与合法性。信息公开是民主管理的必然趋势，国内公共图书馆对于财务信息公开还持有谨慎的态度，反而导致公众对公共图书馆的猜疑。公共图书馆应当适时将收入与效益展示在纳税人面前，消除公众隔阂，赢取更多的关注与支持。因此，国内公共图书馆要探索建立信息公开平台，及时汇总公共图书馆主要建设与服务数据及年报信息。这样的做法将有助于各馆参照他馆的服务数据，建立横向比较的指标管理体系，吸收他馆的先进经验和做法，推动图书馆界的交流借鉴与学术研究。

6 结语

近年来，公共图书馆事业蓬勃发展，《公共图书馆法》适时颁布，将推动公共图书馆事业迈入科学、规范、健康发展的新时代。站在公共图书馆事业发展的关口，年报作为重要的历史资料，将科学、真实、系统地记载与见证公共图书馆的发展史。图书馆工作者应致力于年报的理论与实践探索，为公共图书馆年报规范化和制度化发展提供借鉴。

参考文献：

RIFFEY M S. Annual reports for public libraries[J]. Location of Repository，1952（1）：20-23.

李宇佳，张广钦.美国9所公共图书馆年度报告内容分析与主要特征[J].图书情报工作，2016（22）：12-19.

龙泉.985高校图书馆2016年度报告调查[J].图书馆论坛，2018，38（10）：102-108，117.

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