| 标题 | 关于财务档案信息化建设的思考 |
| 范文 | 王丽娟 摘 要：随着信息化时代的来临，社会各领域、各行业都加快了自身的信息化进程，财务档案管理工作也不例外。然而由于缺乏明确的建设目标、规范的建设标准以及管理人员技能水平较低，财务档案信息化建设质量并不高。为切实提高财务档案信息化建设水平，相关人员必须充分认识到档案信息化建设中存在的问题，采取有效的措施来解决问题，实现财务档案的信息化管理。 关键词：财务档案;信息化;建设 为满足企业的发展需求，适应社会的发展潮流，财务档案管理工作必须与时俱进，改进传统的管理手段和方法，切实提高管理的质量和水平。加强财务档案信息化建设，实现网络化管理，不仅是企业现代化管理的具体要求，同时也是强化财务档案管理工作质量的不二选择。 一、财务档案信息化建设存在的问题 1.缺乏明确的信息化建设目标 当前很多企业的财务档案管理工作仍旧延续传统的管理模式，无论在思想上还是行动上都没有真正转移到信息化方向上来。此外，财务档案与其他部门的协调工作不到位，档案信息化建设需要利用网络资源，由于缺乏统一领导，财务档案信息化建设所涉及到的不同机构与部门在实际工作中未曾尽到相应的义务，没有进行高度配合，因而财务档案信息化缺乏明确的建设目标。 2.缺乏规范的信息化建设标准 有些工作人员受传统的档案管理观念影响，在实际的财务档案管理工作中信息化理论并未与实践有机结合。财务档案信息化建设缺乏可借鉴的标准范例和经验，因而财务人员在开展这项工作时往往会遇到诸多困难，影响了财务档案信息化建设的有效推进。尽管相关法规已经明确规定了财务档案管理的各项内容，但是在实际工作中，现有的档案制度仍旧难以满足档案管理工作的需求。现行的财务档案管理立法在一定程度上滞后于当前的档案管理水平，亟待健全和完善。二级财务部门在财务档案的收集归档工作上表现得比较松散，要想使这一状况从根本上得到改变，就必须通过制度加以约束，确保财务部门档案信息的系统性与完整性。部分企业的财务档案借阅制度不够健全，致使档案信息的查询、调阅、借阅工作缺乏有效的依据。 3.管理人员缺乏必要的信息化管理技能 很多财务档案管理人员并没有对档案信息化建设予以高度重视，忽视了财务档案的收集与整理，从而导致资料出现霉变、散失等情况;甚至有工作人员将财务档案信息据为己有，在调整岗位、调动工作或者退休离职的时候将档案带走。很少有财务人员懂得档案信息的搜集与整理，能够将纸质档案转换为电子的档案更是凤毛麟角。一方面，部分财务人员的观念是比较传统落后的，认为只要不丢失就完成了档案的管理工作;另一方面，企业单位缺乏对财务档案信息化管理人员进行针对性培养;再者，盡管财务部门设有专门的档案管理人员，但是人员数量不足，特别是懂得信息化管理的人员更是稀少。 二、加强财务档案信息化建设的对策 1.建立健全财务档案信息化管理制度 运用科学发展观的眼光对财务档案信息化建设的管理制度加以健全和完善。管理制度的建设要以档案管理部门和财务管理部门为主，相关单位和部门积极地参与到制度的建设中，将理论与实际结合，从实践出发，制定科学合理的管理制度。如重要数据备份制度、数据库系统的监控制度、内外网实行物理隔离制度等。只有管理制度得到健全和完善，才能从根本上推动财务档案的信息化建设，创建一个良好的环境，财务档案管理工作才能有具体的章法可依。 2.强化财务档案信息化建设的意识 财务档案管理工作要与时俱进，那么提升管理人员的综合素质是必不可少的。首先，财务档案管理工作需要由文化素养高、业务能力强的人员来担任，档案管理人员必须能够熟练掌握基本的信息知识和技术，为财务档案信息化建设提供必要的支持;其次，加强对财务档案管理人员的信息技术培训，让其能够运用新的方法、设备、技术开展工作，提高管理人员对信息技术手段的运用意识和能力，强化他们的法制意识、市场意识、信息意识以及财务档案信息化建设意识，让管理人员充分认识到财务档案信息化建设的作用、价值、意义和地位。财务档案信息化建设是时代发展的必然趋势，在当今时代，企业现代化管理水平高低的一个重要衡量标准便是该企业的财务档案信息化建设质量。做好财务档案信息化建设能够为企业的经营发展带来诸多便利。一方面，企业要具有长远的发展观念。现代化企业对自身的定位已经逐渐向“经济效益”和“社会效益”的可持续发展上过渡，财务档案管理工作是为企业的建设与发展提供服务的，因此必须具备一定的经济性和社会性，充分发挥财务档案管理工作的优势，为企业管理者提供优质的信息服务，使企业做出准确的预测和决策，确保企业经济活动的顺利开展，实现经济效益与社会效益的双赢，打造良好的企业形象，不断提升知名度。另一方面，增强信息化观念。财务工作已经步入电算化时代，就实际评估结果来看，评估专家组主要是通过财务系统对电子账本、财务制单凭证进行调阅，从而对与“四项经费”相关的信息进行搜集与检查，所以，企业必须不断提高财务档案管理人员的信息化意识，改进传统的档案管理模式与手段，明确信息化环境下财务人员的工作职责。最后，建立创新服务理念。财务档案服务于企业的经营发展的，因此，财务档案服务必须不断创新，为档案管理工作注入新鲜血液。创新服务可以从服务的内容和手段两方面着手进行，在内容方面，由原先的档案数量要求转变为质量要求，在手段方面，从传统的单一方式转变为整合利用。 3.财务档案信息化的规范化建设 财务档案信息化建设的关键在于对档案信息进行整体规划，在建设规划中纳入电子文件的归档管理以及档案资源的数据库建设等内容，借助网络平台对财务档案信息资源进行整合，从而共享信息资源。同时，企业要根据自身规模，对管理人员的工作加以明确，切实做好各项工作，对财务档案管理的网络进行不断完善。 （1）对档案的收集归档工作进行完善 财务档案的收集是一项最为基础、繁琐的工作，不同级别的财务部门需要协调之间的业务联系，对归档范围加以明确，统一、有目的地对档案进行收集、整理和移交，该项工作也是对企业二级财务部门档案工作的督促和检查，严格地对档案实行归档，使档案的完整率、归档率、合格率都得到有效提升。 （2）严格按照档案分类进行立卷 要使财务档案的归档质量得到保证，首先，要对立卷人员开展相应的业务培训，强化立卷人员的工作责任感;其次，对于“重数量、轻质量”的问题，需要从管理体制方面进行根本解决;第三，根据评估指标制定与档案管理需求相适应的分类标准，规范财务档案管理，使其更具合理化。 （3）规范利用财务档案信息 为确保财务档案信息得到更好的利用，相关人员必须对财务档案的规范化利用加以重视。一方面强化计算机检索和编制功能，使财务档案能够得到准确、有效的利用;另一方面制定并完善财务档案的查询、调阅、借阅制度，由专门人员落实该项工作，明确岗位责任;最后，为确保财务档案能够得到长久利用，必须对档案进行安全保护，通过制定相关的安全与保密制度，对财务档案的保管与利用进行严格规范。 4.加强档案信息化基础设施建设 加强基础设施建设是财务档案信息化的物质保证，它直接关系到档案信息化建设的最终成果。档案信息化基础设施建设主要涉及到网络平台以及硬件平台的建设，网络建设是档案信息化建设的根基，而软件建设则是档案信息化成功建设的关键所在。软件建设包括应用软件建设和系统软件建设。在建设财务档案信息化基础设施的过程中，应当平衡软件建设和硬件建设，尤其是在对应用软件进行设计和开发的时候，应当尽量精雕细琢，力求完美。只有财务档案信息化基础设施建设得以完善，才能高效、稳步地推进档案信息化管理工作。 5.提高档案管理人员的信息化管理水平 财务档案信息化建设要求档案管理人员不仅要具备传统的档案管理技能，同时还需具备熟练操作计算机、网络、掌握信息分析和信息安全等方面的信息化技能。档案管理人员的信息化知识结构、技能水平直接关系到财务档案信息化建设的成败。随着会计电算化的不断发展，财务档案管理需要具备利用计算机进行高速计算和信息分析的能力，因此必须加强财务档案管理人员的队伍建设，引进专业人才，提高档案管理的信息化水平。 三、結语 财务档案信息化建设是信息化时代的必然发展要求，档案管理部门和财务部门必须同心协力，积极进行协调配合，将自身的优势充分发挥出来，不断推进财务档案信息化建设，探索一条有效的财务档案管理模式，不断提高财务档案管理水平，为企业的生产经营提供高效的档案信息服务。 参考文献： [1]殷 潇.关于财务档案信息化建设的思考[J].人文之友，2019 [2]卜 萍.关于财务档案信息化建设的思考[J].经济师，2019 [3]王文杰.关于财务档案管理信息化建设的思考[J].中国管理信息化，2016 （作者单位：云南省农业科学院粮食作物研究所） |
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