| 标题 | 信息化背景下档案馆服务研究 |
| 范文 | 韩聪慧 摘 要：随着经济的发展和社会的进步，人民的物质文化需求也越来越呈现出多样性特征。不仅仅局限于物质条件的丰富，精神需求的满足也是当下阶段人民对社会发展提出的新要求。正是在这种大背景下，公共服务理念逐渐走入了我们的日常生活并贯彻到了工作的方方面面。在政府大力倡导服务的大背景下，档案管理部门作为我国重要的文化事业部门出现在大众视野中。如何加强档案管理，保证其更好地发挥为公共服务的基本职能成了当下阶段的发展要求之一。因此，本文重点研究档案馆在信息化的大背景下如何正确认识当前形势和自身存在的实际问题并走上正轨的发展之路，满足人民日益增长的物质文化需求。 关键词：档案管理;公共服务;信息化背景;人民大众 档案也是一种资源，对整个社会的发展和进步有着非常重大的意义。合理利用档案资源并开发其内在价值可以有效提升档案管理效率，推动某个地区社会的全面进步。随着科学技术的发展和新媒体时代的到来，档案管理工作也要与时俱进，显现更多新的特征。只有实现了与时代发展密切接轨才能真正保障档案管理的效率和科学性。作为东北地区的吉林镇赉县，一个经济发展程度有待提升的地区，发挥档案管理效用，建设新时期的先进档案管理模式更是一项非常重要而有意义的举措。 一、档案和信息化概念解析 1.档案 关于档案的定义，目前整个学术界还没有形成统一的认识。一般情况下所指的档案主要是说档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。所以档案的根本属性也就是他的记录性。在我国漫长的历史发展阶段，档案在每个朝代都有不同的名称和代词，而进入新时代以来，档案管理工作的地位逐渐强化且随着信息技术手段的提升，档案管理方式也有了很大的变革，电子化档案和信息化档案的确立为我国的档案管理事业注入了新的活力。档案的信息化是21世纪的今天档案发展的新趋势。档案信息化是指专门负责档案管理工作的档案馆在管理阶段利用先进的信息技术和设备对档案资源进行电子数据加工，达到信息化处理目的，加速档案收集、存储、管理、使用现代化。也就是说，档案的信息化只是把档案管理的基本形式做出了调整和变革，不会涉及档案管理本身的内容转变。以前的档案管理普遍以实体为主，每一个人或每一家企业的档案都会有一个专门的档案册，各類文档纸张都会编钉在档案册内，并有专门的档案馆收藏起来。但是电子档案却更加便捷，首先它以电子文本文档的方式取代了纸张，在存储方式上也以U盘和芯片取代了实地场所，这有利于节约资源，减少破损从而提升管理效率。在保障档案安全的前提下，为用户提供所需档案信息，让档案的凭证作用更好服务于社会。 2.信息化背景下综合档案馆公共服务 （1）综合档案馆公共服务 综合档案馆公共服务主要是指提供档案材料供使用者充分利用的所有档案的总和，所以其工作内容主要可以分为三个方面：收集、管理和使用。档案管理的一切工作的进行都必须紧紧围绕“方便和利用”这两个主题开展，一旦偏离这两个主题，档案管理工作就失去了原有的方向，这也就违背了原始的档案管理初衷。而机构改革后的档案馆，馆内所设的各部门均是为了档案的保管与利用提供服务，即档案馆公共服务水平提升的各个重要环节。从这三个方面来看赉县档案管理，在收集和管理方面做的相对好一些，但是涉及到档案利用的问题，就存在很大的空间了。没有对档案管理形成科学认识，只是认为档案管理和图书馆里一样，只需要定期编册并维护保养就可以了。对其本身的价值认识远远没有达到专业程度，更没有实现有效开发。 （2）信息化背景下档案馆的公共服务 信息化的大背景下档案馆服务的主要内容是指利用信息技术手段将传统的纸质档案和照片通过机器扫描、处理和保存等工艺步骤形成相应的电子格式从而为社会公众提供更为便捷有效的查阅和利用，同时也可以为政府工作部门的政务决策和党委决策提供参考依据。所以，基于档案信息化和档案管理公共服务的职能来看，赉县的档案管理工作是存在欠缺的。这需要我们正确认识该县档案管理的问题缺失并归类，只有明确了基本问题，我们才能实现对症下药。 二、镇赉县档案公共服务研究 本次论文完成阶段，为了实现档案管理效率的提升，我结合吉林省镇赉县的档案管理工作进行了详细研究，针对镇赉县档案管理工作现状主要有以下发现： 1.地方政府重视程度不够，档案管理边缘化 边缘化就是一直得不到重视，进而导致负责档案管理的工作部门一直未能建立起权威，从而在多数人眼中沦为可有可无的角色。这种情况在我国的档案管理工作中是一种比较常见的问题，并不只是某个小区域才有的问题。例如在东部发达地区，这些地方经济发展程度高，政府财政收入也处于较高水平，在资金充裕的前提下，档案部门的工作开展能得到比较稳定的资金支持。但经济的发展并不是一帆风顺，当地区经济发展出现颓势时，各项支出就会明显减少，档案管理部门一直是资金支持减少的重点“照顾对象”。但是总体而言，发达地区的地方政府还是能够提供相对充足的经费用来支持档案建设工作，获得的资金支持越多，地方政府的活动经费越多，引进的技术设备和基础设施条件才会更完善，整体的档案管理效率才能得到稳步提升，而档案管理效率提升带来的有优惠又能使地方政府从中获得便利，所以这就导致当地政府会越来越重视档案管理工作。例如以杭州、苏州、厦门和深圳等为代表的东南沿海经济发达城市，很多都已经建成了比较完善的档案管理设施并随着社会信息化的建设逐渐建成了智慧档案馆。但是在一些经济发展程度相对较低和落后地区，档案管理工作不能直接转变为经济利益拉动区域经济发展，也正是由于这种因素，档案管理部门的角色定位逐渐边缘化。我们以吉林省为例，虽然处于我国东部地区但是吉林的整体经济发展水平与东南沿海地带仍然存在差距，特别是在一些地级市和县内，绝大多数档案馆在行政等级划分上都是副科级单位，负责管理档案馆工作的领导人员配置也相对单一，这也在某种程度上反映出了档案馆受到的重视程度是比较低的。机构级别低直接对应着单位的发言权，在信息技术普及并大肆传播的背景下，实现档案馆工作方式的信息化转变需要面临很多的困难，档案管理者话语权的缺乏便是其中最明显的一个因素。镇赉县的档案管理工作基本符合上述实际情况，所以地方政府重视程度不够，档案管理工作边缘化是其进行档案管理的过程中面临的最主要的问题之一。 2.档案工作经费不足 上文所述，经济发展水平的限制是制约一个地区档案管理整体效率提升的重要因素，资金的支持是维持一个地方各项工作正常开展的必要条件之一。所以经费问题在一定程度上就显得比较重要了。而具体到镇赉县，情况更是如此，作为吉林省一部分，镇赉县位于东北老工业基地的区划范围，与该地区的发展面临的困境相似的是，镇赉县同样也有自己的制约瓶颈，作为一个依托森林、矿产和煤炭资源起家的城市，随着国家发展理念的更新和社会事业的变革，粗犷的发展模式已经逐渐退出历史舞台。地方政府面临着产业转型的时机档口，承受的压力同样也来自各个方面。而像档案馆这种并不能直接给当地政府带来经济效益的或转化为GDP的行业，一定会受到冷落。在2018年，镇赉县出台了有关档案管理的相关文件并在其中明确指出：每年大约有10万元左右的经费作为档案馆在实现纸质档案向数字化档案转变时的加工经费。规定虽然如此，可这10万左右的费用在实际落地环节能不能得到有效贯彻和足额发放都是未知数。经费的不确定性致使档案馆的实际运转行为一直得不到保障，更不能为负责数字化转化档案的工作人员提供足够的薪资报酬，这也就很容易导致中途停工或者出工不出力的局面，档案的信息化建设之路愈发艰难。另一方面，档案管理的经费和硬件设施一直不能得到充分的支持，资金短缺以及档案储藏库房空间有限都是非常明显的问题。基础设施的建设是维护国家档案安全的重要前提之一，而且并不是所有档案都会面上全体社会大众毫无保留地公开，因为在很多档案中牵涉了国家机密和重要内容，如果在开展档案管理的过程中连最基本的档案安全都做不到，那么就跟不用说整体的服务质量和服务水平了。当今形势下，档案管理部门资金缺乏，先进设备也落实不到位，安全基础设施建设更是远远不足，这一系列的不良因素都会成为制约档案管理效率提升的瓶颈因素。 以上两点都是镇赉县档案管理过程中存在最主要的问题，这些问题的存在不利于档案管理效率的整体提升。但在这个大数据时代，档案行业是一个非常珍贵的宝库，其中蕴含着巨大的财富，绝对值得相关政府机构和工作人员投入时间和精力去开采，去挖掘，只要肯下力气，档案事业就是一个金矿，取之不尽，用之不竭。 三、提升档案管理服务水平的策略 1.确立档案管理的新理念 档案馆开展档案管理工作最主要的一个目的便是实现最高效便捷的档案利用方式从而向使用者提供完整的信息，而这些信息在此之前都是主要依靠纸质材料的形式得以保存下来。随着互联网技术的兴起人们的生产和生活方式也有了很大的转变，这也助推了工业革命实现了人类社会生产力的飞速进步。档案形式的信息化也正是在这种大背景下被提出来的，随着互联网技术的深入发展并进入社会各个行业，人们的生产和生活方式也逐渐出现新的特征。这些新出现的方式和特征就需要相关的档案管理工作能够在满足当下人民对档案的基本需求，但是對档案事业而言，信息化建设重点需要首先转化固有的档案管理模式和基本方法，用更先进的档案管理理念指导当下阶段的档案管理工作。镇赉县目前的档案管理工作存在一个不合理的地方就是工作人员的结构层次存在欠缺，从业人员的整体年龄普遍偏大，对一些新趋势的认识以及新技术的掌握工作暂时做的不到位，信息化的档案管理给这些人的工作带来了巨大的压力和改变，这就需要他们及时适应新的变化。因此，强化档案管理效率的重要一步便是确立档案管理新观念，通过培训的方式加强对从业人员的教育深度，转变他们的工作观念，帮助他们及时适应新出现的档案管理先进技术。与此同时也要落实员工工作监督机制，规范员工的工作行为，从根本上铲除消极怠工和出工不出力的不良现象，这也是推动档案管理信息化的重要手段之一，同时也是强化档案管理更好地发挥档案对社会发展促进作用的重要保障条件。只有工作人员从意识上接纳了新兴的管理理念，才能从实践上积极主动的支持信息化建设，助推公共服务水平更上一个台阶。 2.加大档案馆基础设施建设 加大档案馆基础设施建设主要可以从以下两个方面入手开展：第一，为档案馆建设提供更为丰富的资金支持。信息化建设工作的进行，经费是其中非常重要的一部分。甚至可以认为经费的保障直接决定了档案管理建设的成败。在镇赉县2017—2019这三年间，通过观察每年的档案管理经费标准支出来看，虽然数字是逐年增加的，但是与东南沿海的发达地区相比仍然存在一定的差距。所以，要想实现镇赉县档案管理效率的真正提升，首先需要强化并解决的还是经费问题。为此，档案馆必须要更加积极主动地为自己争取预算，努力地将自己的档案管理预算计算到当地市政府工作的总预算中，以此获得更加稳定的财政支持，尽可能较少因为资金不足出现的断层和波动。除了这一点以外，在得到必要的资金支持后，档案管理部门还要着力提升每一笔资金的使用效率，尽可能实现每一笔资金使用效率的最大化，减少或避免资金浪费和流失，同时也要设立专项的资金库并完善资金管理使用机制，维护资金安全的同时消除内部人员利用职务之便侵占共有财产的违规违法行为。最后，为了进一步拓宽档案工作经费的募集来源，档案馆也可以发挥其他渠道对融资的便利作用，比如到社会层面上寻求与企业之间的合作机会，以及把自身档案馆的部分职权进行租赁和下放，在不影响根本性质的前提下，实现与社会层面的共同经营治理，这不仅有利于把最先进的档案管理理念充分融合到具体的工作过程中，还有利于缓解资金问题，为档案馆建设提供更加坚实的保障条件。第二，配备档案服务的软件和硬件设施。软件设施和硬件设施的配置是提升档案馆公共服务和信息化水准的又一关键指标性因素，更是提升整体公共服务质量的重要工具。因此，镇赉县在完善档案信息化提升服务之力量的过程中，必须要实现专业的计算机技术设备和相关的信息转化工具。依托计算机技术为载体，利用各种数据处理和储存设备和互联网技术推动档案管理工作的可持续发展。那么该如何实现这一点呢？首先镇赉县档案管理机构必须要清查管内所有的档案数目并把这些纸质档案做好标号和清算;其次，档案馆的工作人员要密切结合管内的实际情况做好经济预算然后到市场上采购和档案数量相吻合的电脑计算机设备、硬盘和扫描器械并立刻投入使用按照一定的标准构建数据库;最后，拥有了相关的先进设备并不意味着档案管理效率的提升，因为设备也要对应着能够熟练操作这些设备的人，只有具备一批专业素质过硬的从业人员才能真正实现镇赉县档案管理效率的全面提升。因此，我们还要加强对工作人员的培训力度，例如每周都要设置专业的培训课，邀请技术人员对这些员工开展机器设备操作示范和培训，从而提升工作人员的基础从业素质。上述几个方面的工作都必须充分贯彻落实，每一条都不可或缺。 四、结语 档案管理在当下社会发展过程中扮演的角色至关重要，随着经济发展水平的提升和社会意识的进步，人们对档案的重视程度也在一天天加强。因此，我们要正确认识档案管理和档案服务对一个城市乃至一个地区发展所能起到的重要作用，并把每个地区的实际情况与档案管理的一般原理和真理性认识结合起来，从而提升档案管理的整体效率和最终结果。这也是我们今后开展社会建设以及实现可持续发展必须要坚持的重要方向和基本要求。 参考文献： [1]常诚诚，刘 腾.公立医院基层党建工作档案信息化建设的实践和探索[J].兰台内外，2020 [2]康淑英.公路工程档案资料管理现状及信息化管理创新的思路探讨[J].科技与创新，2020 [3]余芳芳.事业单位人事档案管理信息化建设及发展研究[J].科技经济导刊，2020 [4]尚红玉.高校人事档案管理信息化建设的价值、困境及路径[J].中国民族博览，2020 [5]刘 颖.新时期信息化背景下医疗机构人事档案管理现状分析[J].中国校医，2020 [6]曲 文，汤 琦.基于BIM的医院基建档案信息化管理的思考与探讨[J].中国医院建筑与装备，2020 （作者单位：镇赉县档案馆） |
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