| 标题 | 浅论档案工作和年鉴编纂的关系 |
| 范文 | 陈琳 摘 要：高校年鉴是供学院各部门及社会群体了解研究学院当前现状和未来发展的综合性、文献性工具书。档案资料、各种信息资源的有效收集与规范化整理是年鉴编纂的基础，在编纂过程中寻求内容、形式、信息化方面的创新，才能不断提高编纂质量，凸显史料价值，进而对各类档案得到及时归档起到促进作用。 关鍵词：高校年鉴;档案资源;史料价值;促进归档 黔东南民族职业技术学院（以下简称“学院）年鉴的主要作用是向读者全面、真实、系统地反映上年度学院在党政、教学、招生就业、科研、对外交流及技能实践方面的情况，是一本综合性强且具有广泛实用性、史料性的文献工具书，承载着存史、资教、育人及服务社会的重要功能，可以增强院内师生的档案收集意识和信息素养。年鉴有无实用价值和长久生命力取决于档案的累积与发掘，只有收集整理了大量可靠翔实的资料才能编写出高质量的年鉴。《黔东南民族职业技术学院年鉴》创刊于2015年，至今已连续编印出版5卷，主要以档案原始资料为基础，记述反映了改革与发展基本情况、重大活动、重要来访等，为各级领导和各系各部门在查寻资料、获取信息、编写材料等方面提供便捷有效服务，也为促进学院档案工作的可持续发展提供了新思路。 一、档案工作是年鉴编纂的基础 年鉴集中体现的是上年度学院工作基本情况、发展变化，以及大事、新事、特事等，侧重点在能否反映学院工作的新发展新成就，实事求是记述事情的起因结果，不需要过多主观评论，编写手段多样化，可以综合使用叙述体、表格、图片、文件资料选录等多种形式。年鉴的权威性在于资料的翔实可靠，无论是文字、表格还是图片，其编纂工作必须是在累积了大量丰富的档案资料基础上进行，并对所有资料进行科学、真实、客观、全面地归纳和总结。 学院的档案收集始终遵循原始记录和凭证价值的特点，坚持各类档案集中统一保管的原则，由此而来的派生信息和加工信息都真实客观地反映了学院历史沿革和工作全貌，因此充分发掘档案资源是做好年鉴编纂的基础。年鉴的编写资料渠道来源多样，主要是由各系各部门供稿，但稿件资料或多或少存在不准确不完善不客观的现象。通过调查，各系各部门撰稿人大多是需要交稿时，就临时抱佛脚拼凑数据才得出本部门年鉴初稿，稿件从内容到形式呈现僵化，有时就需要通过查阅档案来进行鉴别、核实、补充。如2017年刊登于《人民日报》上的学院中职毕业生石安山，因为之前已将报纸原件存档，在使用时就能及时地作为创业典型编入年鉴。《黔东南民族职业技术学院年鉴》在编写时，严格甄选编写内容，带有主观思想、个人情绪、观点评论的内容不编入;具有保密性质的文件、内容不刊登编入;含有针对个人的处分，应考虑对其本人形象是否有公开的严重的不良影响，从而确定是否编入;失实的事件、未完成的工作不编入;常规性工作叙述，重复累赘，没有突破和亮点不编入。个别供稿单位统计有差别时，以学院党政工作总结（报告）为准。选好材料必须以档案来衡量，选准材料必须用档案来检验，学院历年收集整理的档案为年鉴编纂工作提供了大量的文献资料，由于档案具有原始凭证价值，从而决定了它是年鉴编纂选材的重要信息来源和基础。学院档案是否齐全、完善、真实，直接影响年鉴编写质量的高低。 二、扎实做好档案工作，促进年鉴编纂的可发展性 年鉴编纂就该长编长新，创新是为了突破性发展，根本目的是打破千鉴一面的格局，不让高校年鉴变成“领导功劳簿，系部记事本”的唯上主义文章，进而与时俱进，形成自身不同的编辑风格。年鉴编纂是一项专业性与知识性相融合的工作，充分发掘利用馆藏档案资源，不断增强编者政治思想素质、文化历史素养和职责使命感，才能确保年鉴在立新意的同时出精品。 1.规范档案收集范围，增强档案归档意识 学院始建于1956年的黔东南民族农业学校，2001年8月在原四校基础上合并升格为高职院校。档案工作初始阶段，由于历史条件局限，又或工作人员自身缺乏实践经验和立足于长远的考量，难以准确区分和判定档案资料的价值，在处理众多的档案材料的过程中出现“存之无用，弃之可惜”的现象，导致原始第一手资料没有得到妥善收集存档。在档案利用或是编研过程中不难发现，一些重大活动与事件没有文字记载，或者缺少照片资料，或者声像资料没有规范的备注，只能通过访询当时的教职工获取关键信息，但由于时间久远加之每个人的关注侧重点不同，导致对于事件描述难免出现偏颇的现象。另有，学院主管教学、科研、招生就业、技能实训等部门，没有将对外签订的协议、获得的表彰资质、创新创业典型等及时送交档案馆集中统一保管而导致丢失，这就给今后在查考利用和编研时埋下隐患。 档案工作人员应该保持高度地敏锐性，静下心沉下身到各系各部门指导监督教学、科研、招生就业、技能实训等各项工作产生的档案材料的整理归档工作，规范档案的收集整理范围，并充分开发这些馆藏档案资源以便凸显年鉴编纂的价值。重点收集上级领导视察学院时的重要指示、讲话、题词、照片等;上级下达的关于机构编制、专业设置、经费下达、人事任免等的批复;学院形成的党政文件、党政会议记录、党政年度工作计划和总结、党政领导讲话稿、党代会和教职工代表大会等的全套会议材料;反映学院学术活动、科研工作、招生就业、教育教学的专业文件材料;学院历史沿革、大事记、获奖荣誉、典型事例、重要活动的简报和声像材料;学院与外单位签定的各种合同协议;对外交流活动中产生的资料、声像、实物等。同时还要主动收集退休教职工、离校毕业生手中散存的与学院发展历史节点相关的重要档案资料，在后期编研时才会有据可查，有料可编。档案资料及时整理归档，在编研过程中把零散的档案汇编成一本有序、准确、精炼的年鉴，既体现了档案的收集价值，又反映了年鉴的实用性。 2. 恪守档案本职工作，提高编研人员素养 年鉴编纂是个需要反复斟酌推敲、核实求准的过程，编研人员要具有良好的政治文化素养和业务能力，必须严格遵守上级和学院的相关法规制度，做好相关档案资料的安全保密工作。以档案工作者的严谨性及时将档案立卷归档，以新闻者的敏锐性及时捕捉学院的新发展新成就，以编研工作者的开拓性客观记录事实、创新内容形式。编研人员的政治文化素养、业务能力和保密意识决定年鉴编纂工作能否扎实有序开展，同时也影响年鉴的质量和文化内涵。 编研人员在踏实立足于本职工作的基础上，要具有政治大局观和高度敏锐的判断力，认真学习把握国家方针政策，时刻关注时势和学院的发展动态，编研成果才会有政治高度和历史深度，才能更充分地体现资政育人的功能。不断丰富深化文化底蕴，关注和汲取历史知识和学院发展历程，增强档案专业知识的学习，编研时才会目标明确，对选题得心应手。一个合格的编研人员能在编研时对档案具有独特的思想、敏锐的眼光，进而发掘档案具有的潜在价值。 档案管理和编研都是需要花费时间去精心打磨的工作，工作人员的职业道德素质有时比技术能力更重要，在深入透彻的学习政治理论的同时，更要不断提升职业操守和人格品质。要甘于平淡、埋头苦干;要谦虚谨慎，摒弃浮躁;要认真严谨，精细精致。 3.加强档案数字化 ，创新年鉴内容 现代化办公技术逐渐推动着人们的工作方式进行重大转变，人们对档案的重视程度和利用需求也在逐步提高，单纯依靠传统地手工查找方式已经远不能满足利用者的需求，时效性和准确性是档案收集保管和编研利用的最终目的。因此要将纸质档案尽快纳入信息化建设，多途径地借助信息媒介来提高档案编研的现代化水平和利用效率。学院档案馆针对馆藏纸质档案存量大、利用效率低、查找费时等突出问题，按照国家要求将重要的常用的民生纸质档案逐步實现数字化，以便实现全文检索和在线利用，从而减少纸质档案的重复磨损。如将机构设置、人事任免、职称晋升、经费下达、表彰奖励、新生录取名册、学籍卡、毕业验印名册、合同协议等进行全文扫描，并转发为数字信息上传档案管理系统。这样不仅解决了档案传统利用方式与当今时效性之间的矛盾，更为提高年鉴编纂效率和丰富内容提供有力保障。 馆藏档案是年鉴编纂的基本来源，但是又不能仅仅只是局限于此，还应该积极拓宽渠道，广泛收集与学院人文历史和发展变迁有关的文献资料，对不同文献进行深度细致研究比较，通过综合分析来取精华去糟粕，增强年鉴编纂的深度和广度。高校修志编鉴，应该紧贴时代气息、办学理念、人文风貌，以事见义，以史彰义，以文化人。《黔东南民族职业技术学院年鉴》针对大事记的“要事”特点，增编了上级下发的关于学院人事任免、财政拨款、科研立项方面的文件内容，学院当年重要获奖统计表;针对学院重大活动，增编选录了领导讲话稿、各级技能竞赛获奖统计表等。如2018年鉴增编两个年度热点版块，一是学院各系各部门学习“党的十九大”情况以及新闻图片;二是学院万达新校区的校园风光、教学活动、课外实践图片。体现了年鉴紧贴时代、关注社会的功能。目前的年鉴，基本上还都是“一本书”的面孔，纸质年鉴传播的局限性很大，实效性较差，应该积极在多媒体传播手段上寻找突破口。运用新兴网络平台实现年鉴的“信息荟萃化”“主题杂志化”“多语种化”及“电子书刊化”“影音声像化”。 三、年鉴编纂助推档案工作发展 1.档案工作与年鉴编纂实现互补 档案工作有其滞后性的特点，材料形成、积累、整理、归档是一个较长过程。比如基建档案只能在工程竣工后按项目归档，但是有些工程完结需要花费数年的时间，因为不能及时归档有时就会出现前期材料缺失、查阅困难等现象;又如学院历年人事任免、职称晋升、获奖表彰的文件繁多，查找利用时会花费很多时间甚至不得其要。年鉴则是一年一编，逐年收录编辑重要任免或者是批复文件、各系各部门领导干部名单，这样在利用时只需根据年度翻找即可，在时限上体现了及时性，在内容上体现了全面性、综合性，在利用时体现了便利性。在编纂过程中能够加强自查档案归档工作中的不足，通过查缺补漏进一步完善档案工作的管理水平，可以使得档案资料归档规范化、合理化、丰富化，因此年鉴编纂与档案工作能够互通有无、互补不足。 2.加大了档案的收集力度 作为年鉴编纂的基础，没有丰富的档案馆藏，就无法优质地开展编纂工作。这就促使档案工作人员和年鉴编纂人员注重平时收集积淀，不仅是收集整理学院文件资料，也积极广泛地征集与学院相关的全方位资料，扩大素材范围 ，丰富档案馆藏。从而既完成了收集完善档案的工作任务，又提高了年鉴的编写质量。近年学院各系各部门档案收集意识极大增强，能够积极主动地把重要协议和具有代表意义的获奖证书移交档案馆，如文化创意产业系移交2019年获贵州省“学术先锋号”牌匾;教务处移交学院获2018年国家级教学成果二等奖荣誉证书。这些珍贵的获奖都被编写进学院年鉴并配彩页图。档案的及时收集和移交，既使见证学院的发展历程和历史文化的文件资料、声像实物得以妥善保存，又使年鉴的内容能够重点突出。 3. 保护馆藏纸质档案，延长档案使用年限 馆藏档案是学院的历史宝贵财富，尽可能延长档案资料的使用年限是档案工作人员的职责和使命。年鉴以档案资料为基础进行编纂，突破了档案在利用方面的局限性，因为历年都收录了重要文献数据，查阅者也可以在年鉴中获取到需要的相关信息，这样既可以减少辗转调阅复印档案原件的繁琐不便，又可以使馆藏纸质档案减少磨损，得到最大限度的保护，从而使档案的使用年限得到延长。 综上所述，档案工作与年鉴编纂相辅相成，年鉴是对学院一年所形成的档案及其他文献进行全面综合、深度加工的产物，是对档案文献进行优质筛选的精粹之作，档案工作是年鉴编纂的基础，年鉴又同时促进了学院档案工作的高速优质发展。档案和编研人员的工作任重道远，重视培养符合时代发展的档案编研工作者已成为当务之急，在做好档案收集整理归档的同时，要积极主动地进行信息加工和编研，开拓馆藏档案数字化信息化服务的新渠道，使档案事业在编研中得到升华和创新。 参考文献： [1]张彩会.与时俱进是高校年鉴生命力所在[J].年鉴信息与研究，2009 [2]李金云.高校档案部门编写年鉴的思考[J].兰台世界，2005 [3]赵 红.关于高校年鉴编纂的问题与对策[J].宿州教育学院学报，2011 （作者单位：黔东南民族职业技术学院） |
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