| 标题 | 对提升中职学校档案管理人员素质的几点看法 |
| 范文 | 郑青 摘 要：近几年来，随着信息技术的不断普及，整个社会对档案管理工作的要求越加严格，对人员的素质也有更为严格的要求。中职学校的档案管理人员素质普遍偏低，这也直接阻碍学校档案管理工作的顺利开展，本次就如何提升中职学校档案管理人员的素质做出讨论。 关键词：中职学校;档案管理;人员素质 档案管理是中职学校日常工作中的重要组成部分，对已有档案进行有序管理有利于将校内的实际情况反映出来，进而为科学研究、教育教学等提供系统而完善的数据资料，档案管理的质量也能充分体现学校的办学水平。在教育教学改革的大环境之下，中职学校的档案管理工作需要面对一系列未知的挑战。就档案管理人员来说，自身必须充分了解学校的发展状态，掌握档案管理的原则和方法，并且精通信息化软件的操作，确保中职学校档案管理工作得以有条不紊的运行。 一、中职学校档案管理工作的重要性 学校档案是指学校内的多项档案，最常见的如人事档案、学籍档案、會计档案以及科研资料等，这也就意味着中职学校内的档案管理工作内容复杂，管理人员必须适用科学性的管理办法将不同形式的档案予以收集和存储，最大程度的保障档案资料的真实性和完整性。对中职学校来说，档案是最为原始的资料，资料记录着曾经发生过的重要事件，并详细描述了相关人员从事件中收获的成果和经验教训。以科学研究为例，研究成果、研究过程中遇到的问题和解决办法就是必须记录在案的内容，为后续的研究者提供参考依据。 中职学校档案管理工作的基本内容为收集与接收档案，整理并鉴定档案的准确性，同时负责档案的编辑与统计，对档案信息进行进一步的开发与利用。大数据技术的兴起与发展均为中职学校的档案管理提供了便利，电子档案安全性较纸质档案更高，只要加强管理工作一般不会出现档案被盗等严重问题。但要求管理人员在适应档案管理工作的前提之下，必须掌握一定的信息技术，实际操作过程中管理人员则需要时刻注意各项档案信息的准确性与时效性，一旦由于档案管理人员操作失误导致档案内的数据出现偏差，或是档案数据没有及时更新，都不利于档案信息管理工作的顺利进行。 档案管理作为学校管理的重要工作内容，是办学质量的直接体现。无论是正常开展教育教学、还是保障学校科研人员的个人权益，保存完好的档案都发挥着不可替代的重要作用。 二、中职学校档案管理的人员素质问题 现阶段，中职学校档案管理的人员存在几个明显的问题，其一是人员的业务能力较为薄弱，无法对档案管理的流程进行全面把握，导致档案管理的工作效率常常不尽如人意，其二是人员的道德素养有待提升，下面从这两方面进行具体分析： 1.业务能力方面。对现代化档案管理工作不熟悉。目前中职学校的大多数档案管理人员素质偏低，他们认为档案管理无法与教育教学过程相提并论，要么对档案管理的理论知识理解有误，不能将理论完美应用到实践当中，要么就是不熟悉计算机操作，日常工作中效率低。有些工作人员的观点是学校的要求不严格，因此以应付的心态看待工作，这样容易因为人员业务问题出现数据遗漏甚至错误，让学校档案管理的工作质量大打折扣。 安于现状，工作缺乏积极性。规范化、标准化的档案管理是中职学校进行现代化档案管理的前提基础，但实际上当前从事档案管理的人员缺乏工作积极性，基本只是按照学校的安排执行工作，也没有主动尝试探索何种管理方式更为便捷而高效。如此一来，可能会影响到中职学校教育资源的配置。 人员缺乏自主学习的意识。现代化的档案管理充分发挥计算机系统的应用价值，结合网络不仅能为档案的存储提供广阔的空间，而且档案的检索、增删等均十分便捷，然而现阶段许多中职学校依然采取以往的档案管理办法，有些工作人员明知自身业务能力不足，比如不熟悉计算机软件的具体操作，却迟迟没有改进的趋势，使得档案管理的工作效率难以保证。 2.职业道德方面。工作理念趋于落后。部分中职学校并不重视档案管理工作，未建立完整的档案管理制度，片面的认为档案管理就是对校内的多种档案予以收集、整理，并做好归档和保存，当有人员需要调取档案的时候，确保有对应的档案资料即可。这也直接影响到档案管理人员的思想观念，没有意识到档案管理对学校的重要意义，像有些档案被调取后未及时收回，导致档案的完整性遭到破坏。 缺乏爱岗敬业的品质。档案管理工作本身较为繁杂，且流程基本固定，许多人员入职之后，就容易因其太过枯燥而出现消极怠工、甚至离职的现象。究其原因，档案管理的工作人员缺乏爱岗敬业的精神，工作过程中只想选择操作简单、耗时较短的工作，像学生档案管理的工作量大，就很少有人员自愿承担。况且有些中职学校为了提高工作效率、保障工作质量，专门配备了大量档案管理人员，但这也为有些人员提供了偷懒的机会，认为自身不主动总会其他人解决工作中的问题，互相推卸责任。 对国家法律法规认识不足。早在上世纪九十年代，国家政府部门就颁布了《档案法》旨在规范档案管理的流程，这也就要求档案管理人员将相关法律法规熟记于心，并严格按照法律法规规范化工作，然而目前许多中职学校的工作人员对法律法规认识不足，再加上学校内的培训较少，也没有完善的工作制度，不利于学校的统一管理。 三、提升中职学校档案管理人员素质的几点建议 信息化时代背景下，档案管理工作的理念必须进行转变。提高档案管理人员的素质，中职学校要从以下几方面努力： 1.借助政府部门的监督指导，改善学校与相关人员的档案意识。中等职业教育原本就与高等教育存在一定差距，随着科学技术的创新性发展，其后续的发展会受到更多挑战。学校应结合现行的教育教学现状不断调整教学理念，促使学校师生与档案管理人员充分了解档案的相关法律法规，进而积极配合相关工作。政府部门要发挥自身职能，对中职学校的档案管理工作加强监督与指导，定期组织校内领导干部与档案管理人员共同学习档案的法律条款，提升学校对档案的重视度，促使学校以更加饱满的热情投入档案管理工作。 2.借助思想教育，培養档案管理人员的职业道德。首先学校应重视档案管理工作，积极引入该专业的人员负责管理学校档案，并做好岗前培训工作。信息时代之下，档案管理人员的工作范围扩大，像管理部分涉及到学校或合作单位的重要档案就被纳入为人员的日常工作事项，对此人员必须具备良好的职业道德，热爱自己的职业，充分了解国家和学校对档案资料管理的相关要求，对所有经手的档案负责到底，保障资料的完整性与真实性。学校可以定期组织集体培训，让人员尽快形成坚定的道德品质。 3.借助定期培训，培养档案管理人员的专业能力。档案管理的专业知识，可以通过知识培训的方式，促使人员摒弃传统的档案管理思想，不断学习档案管理的新型理念，鼓励人员积极参与培训工作。同时与其他学校或企业共同举办经验交流活动，学习其他机构先进的管理计数，提高人员的工作能力。档案管理的计算机操作是现代化管理的基础，学校应了解管理系统对自身的重要性，将性能卓越的系统引入到档案管理系统当中，并对系统的使用者与维护者进行技能培训，增强工作效率。 4.借助社会招聘，积极引入档案专业人才。档案管理的任务量大，且专业性极强，并非人们传统观念中简单的资料整理。档案管理人员不仅要掌握档案管理的原理、方法和流程，还要及时更新工作理念，掌握与时代发展相适应的技术知识，其后才能在档案信息的收集、整理与分类、开发等环节做到有条不紊。针对中职学校在职档案管理人员不熟悉工作问题，建议具备一定经济实力的学校积极引入档案专业人才。同时可以引导专业人员分享自己的工作经验或讲解专业知识，提高管理人员的整体素质。 5.借助现代技术，提高档案管理的效率。学校应基于自身的发展状态，引入现代化的科技手段，为工作人员的无纸化办公提供有利的物质环境，尽可能克服原本落后的管理办法。对现有的现代化管理系统予以优化，促使各个部门之间加强合作，将校内的所有档案进行统一管理，降低档案信息遗漏或者重复的可能性。 6.借助统一的管理制度，提升档案管理人员的工作积极性。人员的管理制度包含两方面，其一为日常工作的要求和监督办法，其二则为工作质量的考核制度，前者的应用是为了调动管理人员的工作积极性，将所有工作进行细化，确保每一位人员有对应的责任，避免工作之中出现疏忽，进而影响到学校的正常教学。后者则是通过考核制度和后期的奖惩，明确人员的工作能力，并为其安排最为适合的工作内容，促进档案管理工作的有序进行。 结语 中职学校的档案管理工作体现着学校的管理水平和办学思想，对学校而言则必须明确档案管理对自身发展的重要性，为人员提供学习的机会，提高档案管理人员的素质，增强学校的综合实力。 参考文献： [1]陈洪亮.中职学校档案工作的规范化、标准化管理策略思考[J]. 办公室业务，2017 [2]关敏然.中职学校档案管理工作存在的问题及对策[J]. 办公室业务，2017 （作者单位：福建省泉州市机关干部文化学校） |
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