| 标题 | 文书档案规范化管理的基本路径 |
| 范文 | 摘 要：近年来，事业单位文书资料以及其他资料的数量增加，管理压力、管理难度较之以往都有所增加。在这种环境下，文书档案规范化管理就显得尤为重要。当前实践工作中，部分单位文书档案管理工作质量低下，工作理念、工作方式与档案学的发展脱轨，档案无序化问题突出。为此，有必要从理论层面就文书档案规范化管理的现实意义进行分析，阐述文书档案管理中常见的问题，并结合档案学理论提出对策，让文书档案得到妥善管理和利用，真正发挥出文书档案应有的价值。 关键词：规范化;文书档案;现实意义;管理;路径 1 文书档案规范化管理的现实意义 1）有利于提升档案价值。一方面，推动文书档案规范化管理，建设相应的数据库，可以更好地为相关档案需求主体提供大数据服务。文书档案规范化强调档案资源的整合利用，可以更好地借阅档案管理成本，增强文书档案服务效率[1]。另一方面，文书档案内容丰富，可以为相关档案需求主体提供原始数据，帮助相关档案需求主体进行决策。推动文书档案规范化管理，确保档案台账全面具体，不仅可以进一步提升检索效率和检索质量，彰显档案的价值，而且可以实现高效利用。 2）有利于保障文书档案资源的完整性和真实性。做好文书档案管理工作，从规范化的视角对文书档案的管理内容、管理流程以及管理方式进行仔细梳理，能够减少档案管理中存在的纰漏，让文书档案准确、全面、真实地反映单位履职工作[2]。除此之外，文书档案具有重要的凭证价值，涉及事业单位内部工作的各个方面。推动文书档案规范化管理，能够确保档案类目设置、信息资料归类、信息资料利用、档案编研工作的效率和质量，避免文书档案丢失、损毁。总而言之，新形势下必须要将文书档案规范化管理作为一项重点工作来抓，理清权责，避免重复劳动、重复加工等问题的发生，减少人力资源成本。 2 文书档案管理中常见的问题 1）文书档案信息化程度低。要实现文档档案规范化管理的目标，必须要应用相应的数字信息技术。现阶段，部分单位文书档案信息化程度低，文书档案管理环节冗长，难以提升工作效率，阻碍了文书档案数据库建设。一是文书档案分类、编号以及著录工作滞后，档案管理系统的检索效率低下。部分单位没有及时在档案管理系统终端对文书档案进行处理，后期检索过程中无法准确进行识别。同时，这也导致文书档案数据库建设缓慢，难以发挥出文书档案决策咨询作用。二是文书档案管理系统与财务系统、公文系统、OA办公系统以及其他系统之间的数据尚未关联，档案管理人员难以直接同步相关的数据信息，需要手动录入相关数据信息，难以适应新形势档案规范化管理要求。 2）文书档案归档工作不规范。文书档案与单位业务息息相关，种类众多。不同类别的文书档案具有不同的价值。首先，部分单位文书档案归档范围不明确，影响文书档案一体化工作，难以体现文书档案凭证作用。其次，部分单位文书档案归档时限不明确，档案管理部门与其他业务部门之间在立卷归档过程中的衔接度、沟通度不高，导致相关文书资料在传输、堆积过程中出现丢失、损毁的问题。最后，部分单位立卷归档的格式与标准不统一，难以达到应有的质量要求。 3）文书档案管理队伍建设不科学。近年来，事业单位文书档案资料不断增加的同时，档案管理人员的数量以及档案管理人员的素质却并没有跟上[3]。一是过于依赖专职队伍，忽视兼职队伍建设。部分单位对于兼职人员的培训不足，导致兼职人员很难快速适应文书档案工作。二是培训内容缺乏指向性，档案管理人员对本单位业务工作缺乏了解，无法高效规范地开展档案分类、利用、整理、收集等工作。三是档案信息化培训滞后，档案管理人员应用信息技术的意识和能力有待增强。四是培训方式单一，忽视从人才交流、继续教育以及经验交流的角度开展培训工作。 3 文书档案规范化管理的基本路径 1）深入推进信息化建设，形成电子化管理模式。文书档案规范化管理需要依托相应的信息技术，才能做到科学管控与高效利用。一是要做好文书档案分类、编号以及著录工作，及时对相关的电子文件进行处理，确保档案管理系统能够识别和检索。一方面，要充分利用高速扫描仪、微缩相机对纸质類文书档案进行处理，将其转为电子文件的格式，为全面数字化铺垫基础。另一方面，要结合单位业务特点，通过档案管理系统设置相应的检索条件，实现对文书档案信息的深度挖掘。二是要从技术层面入手，打破文书档案管理系统与财务系统、公文系统、OA办公系统以及其他系统之间的数据壁垒，实现集成化管理、一站式管理以及共享式管理，提升管理效能。 2）做好制度建设，强化文书档案归档工作。首先，单位要从制度层面细化文书档案的归档范围，避免文件资料在收集与归档中出现差错，实现系统化、规范化、精细化管理的目标。可以结合单位自身业务实际，按照政策公文类、会议类、总结报告类、信访工作类、人事任免类、单位历史沿革类以及其他类别对文书档案的归档范围予以明确，做到应归尽归，规范管理。其次，单位要明确文书档案的归档时限，细化业务部门与档案管理部门之间的职责，确保文书档案从产生到归档的各个环节能够有机衔接起来，避免文书档案丢失。此外，因故离职以及工作变动过程中所形成的文书档案资料必须交接明确，填写相应的交接记录表，确保文书档案的连贯性、整体性和系统性。最后，文书档案立卷归档必须要保持文件资料之间的有机联系，遵循文件资料形成的特点和规律，确保后期能够高效使用。从规范的角度来看，单位必须从制度层面统一文书档案立卷规范，确保文书档案的份数、页数、格式、种类齐全完整，提升组卷、编目质量。 3）重视文书档案管理队伍建设，夯实管理基础。现代档案学强调文书档案管理人员的数量与档案管理工作要求相匹配，充分肯定档案管理队伍对于文书档案规范化建设的意义。为此，单位必须要转变管理理念，重视文书档案管理队伍建设，切实将人力资源管理优势转化为文书档案管理优势。一是要从系统化的角度对人才进行分类培训。既做好专职队伍的培训，又做好兼职人员的培训，确保兼职人员能够适应文书档案规范化管理的环境。同时，在招聘兼职人员时可充分考虑兼职人员的工作经验、专业背景，确保兼职人员能够第一时间适应单位工作环境。二是要提升培训内容的指向性，了解文书档案管理人员的需求，立足于单位业务实际开展培训。三是要重视档案信息化培训，强化文书档案管理人员对大数据技术、档案管理系统、云储存技术、档案数字管理等知识的掌握程度。四是要创新培训方式，综合利用人才交流、继续教育以及经验交流等活动对人员进行培训。 4 结束语 新时期，如何促进事业单位文书档案规范化管理，打造精细化管理模式，是当前文书档案管理人员重点关注并思考的课题。要实现这一目标，必须要革新工作理念，更新管理方式，应用新型技术。通过本研究可以发现，文书档案规范化管理不仅有利于提升档案价值，而且有利于保障文书档案资源的完整性和真实性。为此，单位一是要深入推进信息化建设，形成电子化管理模式;二是要做好制度建设，强化文书档案归档工作;三是要重视文书档案管理队伍建设，夯实管理基础。 参考文献 [1]王海鸥.文书档案规范化管理的实践路径思考[J].办公室业务，2019（18）：113-114. [2]王煦.事业单位文书档案规范化管理思考[J].办公室业务，2019（11）：97. [3]宋鑫.事业单位文书档案的规范化管理探析[J].黑龙江档案，2019（01）：69. 作者简介 王振军（1975-），男，福建晋江，本科，毕业于中央广播电视大学，档案馆员，研究方向：档案管理。 |
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