| 标题 | 档案数字化的质量与安全保密控制探讨 |
| 范文 | 李忠荣 摘 要：在当前档案管理中，数字化技术的应用发挥了重要的作用，通过数字化档案的建设和管理，可使档案管理的效率得到整体提升，同时也能够便于档案使用者对档案信息进行获取，为了加强档案的利用效果，应重视档案数字化质量管理以及安全保密控制。本文对档案数字化管理的优势进行了概括，提出了档案数字化质量控制及档案安全保密控制工作具体策略，通过加强数字化档案管理效果，可使档案的价值得到提升。 关键词：档案数字化;质量控制;安全保密 在信息技术的快速发展下，各行业开始运用现代化技术开展工作，尤其是数字化技术的应用，发挥出了较多的优势。在我国的档案建设及管理中，数字化档案也逐渐产生，采用数字化档案管理可使管理的效率提升，保证了档案文件的质量。而档案数字化的安全性受到了社会的关注，因此，为了提升数字化档案管理的安全水平，应采取有效的措施来加强档案安全保密控制，使档案管理能够得到进一步发展。 1 档案数字化管理的优势 1）有利于部门落实立卷制度。档案部门立卷作为其中的重要内容，当前档案室代替部门立卷的问题比较显著，一些立卷单位分多次将分散的材料交给档案室进行立卷。在这种情况下，档案管理员对部门的工作缺少了解，难以判断材料是否完善，导致归档工作的质量降低。采用数字化档案管理的模式，可使各个归档部室的人员将文件录入到系统中，由档案管理员进行统一的编码和立卷，使档案的归档工作开展更加高效和规范。 2）使档案管理工作不受局限性影响。在传统的档案管理工作中，只能在上班的时间开展工作，同时工作的环境中应包括管理人员以及利用者、办公设备等内容。采用档案数字化管理模式可使传统的模式得到改善，使用网络以及计算机系统就可以进行档案管理，这种变化可使档案管理的效率提升。单位部门产生的电子文件可通过编码和解码来形成电子档案，使用硬盘进行储存，这种方式使储存变得更加灵活，仅仅通过允许就可以随时对所需的档案信息进行获取和查阅，因此能够加强档案管理的效果。立卷部门只要在日常工作中将部门的文件材料输入到计算机中，之后将归档材料提交给档案室，通过档案管理人员的操作就可以实现档案管理的整个工作流程。在管理中使用网络系统可对其进行立卷、编目以及打印等操作。 3）提升档案信息利用的质量。采用传统模式进行档案分类整理，这个过程比较繁琐，仅仅能够保证档案的完整安全保管和单个文件利用。采用档案数字化管理模式后，各类档案电子文件集中存储在计算机硬盘中，经过立卷后使用检索功能可以查找到同一问题的多个有历史联系的电子文件，这种方式可使档案利用者获取到更加全面的信息，使档案信息的利用发挥出更好的作用。 2 档案数字化质量控制的有效措施 1）提升档案管理人员素质水平。在档案数字化质量控制中，要想有效加强数字化档案管理，应提升管理人员的专业素质水平，使人员的整体能力提升，减少对档案管理工作带来的影响。应建立档案数字化管理的人才管理制度，对档案管理人才进行引进，为数字化档案管理工作提供更好的条件，使具有数字化操作能力和档案管理知识的人员参与到管理工作中。同时，应加强对人员的档案管理数字化知识培训，使人员能够对档案管理有全面的了解，提升自身的信息技术素养水平，能够有效运用数字化档案软件开展工作。 2）制定完善的数字化档案管理方案。应根据数字化档案馆管理的目标和要求，将档案数字化建设中的问题处理好，建立科学完善的档案管理数字化工作方案。首先，应将档案管理数字化发展目标进行明确，重视档案数字化管理总体目标与阶段目标的设置，根据实际情况来制定管理方案，还应结合数字化档案管理的科学理念开展工作。其次，应制定详细的档案管理数字化工作制度，使管理工作能够得到规范，减少档案管理中的问题，使档案管理数字化更加标准，同时能够使人员按照要求进行操作，保证档案数字化管理的效果。 3）建设档案管理数字软件系统。为了提升档案管理数字化工作的水平，应完善档案管理数字软件系统，使用专业的软件，使档案管理数字化的开展更加顺利，全面发挥出档案管理数字化的功能。应通过软件系统来进行档案数据的采集、整理、存储以及检索，使档案数据的处理更加高效，还应提醒档案管理人员对档案数据信息中的错误问题产生重视，避免错误带来影响。其次，应对档案管理数字化软件进行有效的维护，避免软件在使用中出现问题，影响工作的进行，定期进行更新和维护，使软件的使用具有更好的效果，能够为档案管理数字化的进行带来有利的条件。 3 档案安全保密控制工作具体策略 1）加强安全保密技术应用。在数字化环境中，为了提升档案数据信息的安全性，应重视安全保密控制工作，避免信息产生流失等问题，使档案数据安全得到保障。首先，应引进现代档案管理软件操作系统，使用有效的加密技术以及防火墙技术等进行加密处理，使档案信息能够得到保护，加强了档案信息安全保密效果。其次，应重视使用安全防护技术，对相应的网络环境进行改善，可利用内网开展档案信息管理工作，避免信息被篡改，发挥出安全保密控制的有效作用。 2）建立科学的安全管理制度。通过建立完善的档案管理制度，可使档案的安全保密工作进行更加高效。在数字化环境中进行档案建设和管理，应对相应的规定进行明确，使档案的操作使用能够具有安全性，這样可使档案管理数字化的优势体现出来。应对数字化档案使用过的程序以及安全方案要求进行全面的完善，针对不同级别的档案使用及管理人员应开展相应的培训，结合档案安全内容进行教育。还应建立保密制度，加强对保密档案使用的专门审核，并且使保密档案数据信息在封闭环境中使用，这样可使档案泄密的风险降低，提升数字化档案管理的安全水平。 3）重视塑造档案安全保密氛围。在档案管理中，为了进一步加强数字化档案安全保密控制工作的效果，应建立一定的安全保密控制氛围，使人员形成正确的习惯。首先，应加强对档案使用等人员的安全教育，使人员能够具有安全保密意识，提升其安全保密技能水平，根据档案管理中容易产生的安全问题，应对人员进行相应的警示教育，使档案保密安全控制工作的质量得到提升，减少安全问题的产生。其次，在建设档案保密文化氛围的时候，可开展关于档案安全保密内容的活动，使人员能够更加重视对档案的安全保护，定期开展档案安全工作检查，使档案数据的管理能够得到安全保障。此外，应结合档案安全工作的情况进行有效的调整，考虑到档案管理的需求和实际现状，及时将漏洞进行更新，做好病毒查杀工作，使数字化档案管理能够具有更好的条件，全面加强管理的效果。 4 结语 档案数字化建设发展为档案管理提供了更加便捷的条件，提升了档案管理利用的效率。采用数字化档案管理可使档案文件的归档、整理以及存储等环节变得更加便利，能够保证档案文件的完整性，同时也减少了工作的繁琐过程。应进一步加强对数字化档案的质量控制和安全保密管理，重视对档案的管理，借助先进技术提升管理质量，使档案信息能够得到有效的保护，进而使档案管理工作得到全面的改善。 参考文献 [1]梁婷婷.档案数字化的质量和安全保密分析[J].科学与财富，2019，（26）：18. [2]关媛瑞.试论档案数字化的质量和安全保密控制[J].卷宗，2019，（25）：50. [3]王益平.浅议档案数字化的质量与安全控制[J].赤子，2018，（19）：136. [4]罗新敏.简述档案数字化的质量及安全保密控制[J].赤子，2015，（1）：149-149. |
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