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标题 大数据环境下文书档案的信息化管理
范文

    摘 要:档案属于一种特殊性质的信息资源,在当前的社会环境下,起到了至关重要的作用。在事业单位内部,文书档案属于一项重要的文件,更是事业单位的信息库,为事业单位的有序发展起到辅助作用。文书档案管理人员应结合时代发展的趋势,对管理理念进行优化创新,结合实际情况采取科学合理的管理方式,引导文书档案向着大数据方向过渡。但受各种因素的影响,文书档案管理工作依旧存在不足,结合实际情况制定完善措施,提高事业单位档案管理工作质量与效率。

    关键词:大数据环境;信息化管理;文书档案

    1 大数据的概述与文书档案管理的意义

    1.1 大数据的简要概述

    随着网络的不断普及,大数据应用范围更加广泛,在保存容量方面得到大幅度提高,大量无法加工与应用的数据在这一过程中逐渐形成,提高后期使用与管理的难度。因此,在大数据环境下,操作该项数据的过程中可采取查询、文件检索等方式,提高数据的繁琐性,影响后期各项管理工作的开展。随着信息化的快速发展,在获取信息时存在较大难度,为在激烈的市场竞争中提高核心竞争力,只有获取相关数据后才能够实现稳定发展。但是,并非体现在数据源的获取上,更应体现在数据的利用方面,充分挖掘数据的潜在优势。因网络应用体量的大幅提高,在当前的大环境下,大数据在人们的日常工作与生活中属于重要的信息。

    1.2 文书档案管理的意义

    事业单位的发展历程,由文书档案所记录,做好文书档案管理工作,能够为国家事務的管理提供相关管理依据。例如,事业单位在开展各项重大活动时,要求相关工作人员进行记录,为后期工作的开展提供参考,上级监督部门也会定期或不定期的进行检查。整理、维护文书档案,是事业单位文书档案管理人员应尽的责任,从根本杜绝遗漏、残缺等情况的出现。另外,事业单位文书档案管理工作的开展,还能够为社会大众提供服务,事业单位的工作业务以及相关活动,均在文书档案当中清晰完整的记录下来,为后期工作的开展提供参考意见与重要信息,同时为相关工作的记录与查询提供便利,提高工作质量与效率。

    2 大数据环境下文书档案管理的内容

    2.1 数字化管理

    通常情况下,纸质档案在文书档案当中占据较大比重,其中记录着大量的文字信息,因所录入的信息量较为庞大,为档案管理工作人员的工作能力与工作耐心提出了更高的要求。受人为因素的影响,在录入大量的信息时,不仅会加大信息录入错误的概率,还会为后期的查找工作产生影响。因此,大部分事业单位的文书档案均实现了信息化管理,合理应用计算机技术降低档案管理人员的工作难度,提高工作质量与效率。在大数据背景下,对纸质档案加以数字处理,是文书档案管理所具备的主要特征,同时降低对档案信息产生的影响,为信息的保存与管理提供便利。

    2.2 安全化管理

    在大数据环境下,应用数字化文书档案,不仅能够从根本降低对档案元件的损坏,还能够延长档案元件的保存周期。但是,受各项因素的影响,部分事业单位在开展文书档案信息化管理工作时,信息安全问题逐渐得到暴露。因此,结合具体的发展情况,事业单位应对文书档案管理方式进行优化,并创新档案管理技术,真正实档案管理信息化系统的完善,制定相关规章制度提高安全管理体系,避免受人为因素影响导致各项安全问题的出现,为单位单来更多效益。

    3 现阶段文书档案管理存在的问题

    3.1 尚未给予档案管理重视

    因文书档案管理工作质量,并不会直接影响到单位的盈利情况,在部分事业单位内部,文书档案管理工作并没有得到领导者的高度重视,相关工作人员只要保存好相关文件即可。正是因为没有给予档案管理这项工作高度重视,在搜集文书资料的过程中,不积极、不配合等情况时有发生。因缺乏重视程度,在事业单位的文书档案管理中,现代信息技术的应用能力有限,难以科学规范的开展文书档案管理工作。

    3.2 缺乏规范档案管理方式

    在搜集文书档案范围方面,存在不合理现象,文书档案管理与使用中应包含个人的奖惩情况,但部分工作人员忽略平日数据与信息的搜集,对于职工的综合评价相对模糊,缺乏道德素质方面的内容。另外,在整理文书档案时,鉴定属于一项关键环节,因缺乏统一的档案管理标准,在利用过程中缺乏规范化程序。因部分档案具有隐私性,但凡出现丢失情况必定会为各个与单位造成损失。相关问的存在,均会影响到文书档案管理工作的顺利开展。

    4 大数据环境下文书档案管理的策略

    4.1 提高人员综合能力

    提高档案管理人员的工作能力与综合素养,在大数据背景下,能够对文书档案信息化建设起到重要意义。因此,根据文书档案管理人员的实际情况,定期开展专业培训工作,帮助档案管理人员掌握最新的专业知识,熟练应用各项信息技术,培养出更多复合型文书档案管理专业人才。另外,文书档案管理人员,应给予档案管理工作高度重视,将思想作为切入点,明确档案信息化的实质性作用与优势,定期对档案管理人员的各项工作能力进行考核,建立完善的档案管理体系。最后,将现存文书档案信息的优势充分挖掘出来,构建完善的管理战略。

    4.2 加强信息化的管理

    单一化的文书档案管理模式,难以满足现阶段各个部门对档案的应用要求,在大数据背景下,档案信息化管理,是时代发展的必然趋势。因此,在开展文书档案管理工作的过程中,应合理应用现代信息技术,构建完善的档案管理系统,采取科学合理的方式处理各项档案信息,形成与其相对应的管理范围与内容,再逐一对各项档案信息进行细化处理,实现文书档案信息化管理。另外,改变文书档案管理模式,由以往的文书档案实体管理,向文书档案数字化管理过渡,提高档案管理效率,将其作用与优势充分发挥出来。

    5 结语

    总而言之,随着大数据时代的到来,对文书档案管理提出了更高的要求。因此,应给予文书档案信息化管理高度重视,满足现阶段发展的需求,结合具体工作情况将现代信息技术应用其中,构建完善的档案信息化管理系统,对查找与应用各项信息给予高度重视,发挥档案信息化的作用与优势,不仅能够提高文书档案管理水平,还能够为事业单位带来理想的经济效益,满足今后持续发展的需求。

    参考文献

    [1]王蕊.浅谈煤矿三产企业管理信息化的意义[A].煤矿自动化与信息化——第26届全国煤矿自动化与信息化学术会议暨第7届中国煤矿信息化与自动化高层论坛论文集[C].2017

    [2]王曦冉.电力企业管理信息化的应用[A].中国水力发电工程学会信息化专委会、水电控制设备专委会2014年会暨学术交流会论文集[C].2014

    [3]张伟.企业档案在企业文化建设中的实践——以华能碌曲水电开发有限公司为例[A].档案与文化建设:2012年全国档案工作者年会论文集(中)[C].2012

    作者简介

    袁咏梅(1975-),女,汉,江苏省常州市,大专,常州市金坛区环境卫生管理处,研究方向:文书档案。

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更新时间:2025/3/15 13:24:59