| 标题 | 加强档案管理安全保密及信息化档案管理的思考 |
| 范文 | 钟琼香 摘 要：在当前社会经济快速发展的背景下，档案管理作为企事业单位管理的内容之一，越来越受到重视，要求也越来越高，包含档案管理的便捷性及安全保密性等。当前，我国在档案管理工作方面，面临着保密及安全方面的危机，如有不慎，可能出现档案丢失、篡改等情况。因此，对于档案管理人员而言，需在档案管理中，寻找方案、可靠、安全的管理方法，提高档案管理质量。本文针对档案管理的信息化及安全保密进行研究，对信息化档案管理的价值进行分析，以供借鉴。 关键词：档案管理;安全保密;信息化;途径 在企事业单位发展中，档案管理工作目的是为企事业单位发展提供服务，而在档案管理中，当前随着计算机、互联网等信息技术的发展，传统的档案管理模式暴露出越来越多的问题，不仅影响档案管理工作质量与效率，同时对档案的安全性与保密性也带来影响[1]。尤其是在档案信息化管理过程中，表现出诸多不合理情况，对档案管理信息化建设及档案资料的安全保密性带来极大的影响。所以，为了使档案管理工作质量与效率进一步提升，就需要对档案管理安全保密及信息化管理进行加强[2]。 1 信息化档案管理概述 随着当前信息技术的发展，在档案管理中传统的档案管理环境发生巨大改变，在网络化管理环境中，信息化档案管理成为发展的趋势，能够对大量档案资料实现信息化管理模式。且当前档案管理信息系统在发展中也不断完善，在大批量档案资料管理中，信息化档案管理效率、质量得到提升，符合当前企业发展的需求。现阶段，各大企业在信息化档案管理方面已经逐步落实，使我国档案管理信息化程度不断提升，为了档案使用者方便对档案资料进行查阅，在管理档案资料时，要求管理人员注重对档案资料的保密性、安全性进行加强，同时也为档案查阅者提供便利性，保证档案资料的价值得到发挥。 2 加强档案管理安全保密及信息化管理的措施 2.1 强化专业化档案管理模式 对于诸多机关企事业单位而言，其档案管理的主要部分为综合管理部门，所以在日常档案管理工作中，综合管理部门需对档案的专业化管理模式进行加强，严格履行档案管理职责，保证档案的安全性与完整性。首先，在对档案资料调阅时，审批手续必须严格按照流程进行，用专用资料夹保管申请审批表，每年一次装订成册;其次，设置专门管理人员，由综合管理部门保管档案室大门钥匙，其它人员不得接触，用完后立即放入保险柜;第三，如确因工作需要，必须进入档案管理室时，事先需通过证明办理相关手續，结束后管理员需将档案室内的电源切断，门窗关闭;最后，对档案管理时应勤打扫，室内不能存放与档案无关的杂物，天气晴朗时开窗通风，非标配用电设备严禁在档案室内使用。 2.2 加强档案管理日常检查 积极有效的日常档案管理检查工作，对提升档案管理安全保密性有促进作用，在检查时，一方面对日常调阅登记台账应注意查阅，明确是否存在经办人签名不实、要素残缺、档案调阅授权书缺少及字迹改动明显等情况，一旦发现异常情况，需对所设计的档案是否在档进行确定，同时追根溯源，对主要责任人、经办人进行询问，查清 事实[3];另一方面对档案室日常监控录像注意查看，确定是否有档案管理无关人员随意进出档案室及管理人员是否在岗。同时对档案调阅中，管理人员履行登记手续是否规范进行深入调查，及是否存在后补手续的情况，如发现问题，同样需进行查究。 2.3 推动档案管理刚性制度执行 对于企事业单位发展而言，科学合理的制度是发展的基础，同样在档案管理过程中，有效的制度是保障档案安全保密性的关键，通知确保档案管理制度的严格落实。所以，在档案管理时，对相应的法律法规进行参考，同时企事业单位需结合自身发展实际情况，对档案管理制度进一步细化，组织专职档案管理人员进行学习，对档案管理规章制度进行熟悉与掌握，并落实在实际工作中。同时日常管理中心需定期对制度执行情况进行检查，可采用非现场与现场检查结合的方式进行，并通过监控系统对检查情况进行监督，避免出现检查不彻底、不仔细及走马观花情况，对存在管理人员违规操作及应当发现但未发现的隐患，不管是否造成损失与影响，均需追究相关人员责任。 2.4 改进档案管理手段 在对档案资料进行管理时，管理手段并非单一，根据档案的类型采取的管理手段也不同，如在档案交接、传递工作中的安全管理，在涉密档案资料管理中的安全保密管理等。1）加强涉密档案安全管理。与一般档案资料对比，涉密档案在保密程度上级别更高，所以在管理时要求更严格，管理的难度也相应较大，特别是在我国企事业单位发展过程中，涉密档案资料具有种类多、数量小的特点，要求档案管理人员对涉密档案加强安全管理，可从几下方面入手：首先，对涉密档案安全管理制度进行建立与完善，避免出现违规操作情况;其次，对涉密档案管理时，采用重点管理，由专人进行管理，并将做人落实到人。最后，定期核查涉密档案，保证涉密档案万无一失。2）强化档案传递阶段的安全管理。虽然档案具有较强的固定性，通常不会传递或转接，但在实际工作中，仍然存在诸多传递的情况，特别是组织或个人工作岗位、工作地点变化时，就会出现频繁的档案转接情况。且档案传递过程中，需相关部门共同配合完成，并非孤立存在，只有各机构、部门合作，才能安全传递档案资料。因此，对档案管理人员的职业道德与素养有较高的要求，强化保密意识，维护档案所属组织与个人的利益，对以往档案传递过程中的经验及不足积极借鉴与改进，使档案传递的安全管理工作有效提升，为实现档案管理信息化奠定基础。 2.5 创新档案管理技术手段 在档案管理中，因互联网中可能存在危险程序或系统漏洞，容易导致档案资料受到入侵或系统受到攻击，尤其在档案传递中表现尤为突出。因此，对于档案管理部门而言，必须在管理措施与技术方面采取创新发展思路，保证档案管理的安全性与保密性。1）不断更新加密技术。对档案信息安全管理中，加强网络安全管理，主要手段为对信息资料进行加密处理，该方法对信息数据及系统的安全性能直接有效的提升。在信息安全技术层面，加密技术具有重要性，在档案资料安全管理中融入加密技术，能使档案资料处于不公开、保密的状态。同时，加密技术应用后，原档案信息资料转换成乱码，可有效降低档案信息被不法分子截获后破译的可能。在档案管理实际工作中，可采用对称性加密技术，如公式密码算法，根据档案资料的涉密程度、重要性等进行加密处理。2）不断加强防写技术。根据字面意思，防写技术的实施目的是避免外界对信息资料进行修改，该技术在档案管理中应用后，档案信息可被设置为“只读”模式，外界在“只读”模式下对档案信息无法修改，只能进行读取，且该过程不可逆。防写技术在实际应用中，可分为一次写入光盘与只读光盘两种：一次性写入光盘可实现对档案信息的多次读出，但只有一次写入的机会，可对信息续写，但无法进行删除;只读光盘则不能对信息写入及删除，只能对信息读出。在档案管理中引入防写技术，档案管理的保密性与安全性可达到大幅提升。 3 结论 综上所述，档案管理作为当前企事业单位管理的重要工作内容之一，档案资料的安全性、保密性是管理中的重点，为实现这一管理目标，加强档案信息化管理具有重要意义，同时提高了档案资料使用的便捷性，有利于档案管理效率与水平的提升。 参考文献 [1]邸攀峰.提升事业单位档案管理信息化建设的对策[J].办公室业务，2019（22）：94+96. [2]马文彦.探析信息化条件下机关档案安全保密管理[J].兰台内外，2018（07）：17-18. [3]牛庆晶.浅谈信息化档案管理及其安全性[J].科技风，2018（26）：235. |
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