| 标题 | 新时期档案工作规范化管理的若干探究 |
| 范文 | 摘 要：在现代管理理念下，档案管理是非常重要的内容之一。对于一个企业而言，档案管理不仅仅是企业的一项基础性工作，其更是确保其稳步发展的重要因素。纵观我国当前企业实际管理工作现状，我们必须承认其在档案管理工作中是存在着一些问题和弊端的，而且这些问题和弊端正在一定程度上影响着企业的发展速度。本文将从企业档案管理工作的规范性这一角度来展开详细的论述与分析。 关键词：新时期;档案管理;规范化 档案的规范化管理是档案管理工作中的核心部分。加强档案的规范化管理，提高档案管理的规范性，也是在从另一层面强化着企业的整体的管理效果。关于新时期档案工作的规范化管理，笔者结合自己多年的相关工作经验，提出以下几点看法和建议。 1 新时期档案工作为什么要注重规范化管理 在现代企业管理理念当中，一个企业的档案工作管理水平则在很大程度上代表着企业综合实力的强与弱。档案管理工作中所涉及的一些参考值和凭据值能够非常直接的反映出这个企业的整体管理质量。近些年，伴随着我国档案管理工作的开展与进步，现在的档案管理已经变得越来越复杂化。企业必须要充分重视起档案管理，全面提高档案管理的规范化水平才能够确保企业整体工作的协调性，不会影响到企业的发展节奏。关于新时期企业为什么要注重规范化管理，笔者将其总结为以下几个具体原因： 1）档案就是企业外貌的重要组成部分，档案是否足够规范，在很大程度上影响着企业的整体形象。档案更像是企业的一种无形资产，其虽然不具备直接的生产和创值能力，但是，却能够从根源上动摇着一个企业的形象。因此，企业必须要重视起档案工作中的规范化管理，提高档案的规范化管理水平就是在维护企业的脸面。 2）企业的档案资料记录的是企业发展的每一步历程，档案资料就是企业发展的见证，是对企业发展和成长的最好证明。因此，企业加强对档案的规范化管理更多的是一种使命，是一种责任。 3）企业在实际运营过程中，会涉及非常多种类的资料信息和海量的数据资源，这些资料信息和数据资源需要依靠规范化的档案管理来进行筛选、过滤、协调和分配，确保各种资源都能够按照各自的性质划分到同一类别当中去，方便企业对这些资源的后续利用和探究。因此，规范化档案管理是档案工作中的一项基础要求，规范化是确保档案工作效率的重要前提条件。此外，规范化的档案管理还能够在一定程度上确保企业资源信息的科学性和准确性，其能够为企业领导层作出正确决策提供重要的参考依据。 2 目前影响规范化档案管理的几类阻碍因素分析 2.1 档案部分或者全部丢失 档案的丢失是影响规范档案管理效果的重要阻碍因素之一。根据笔者的调查和了解，发现当前有一部分企业在档案管理工作中普遍存在着档案文件部分丢失或者全部丢失的情况，当然导致档案文件丢失的原因不尽相同。档案资料的丢失必然会影响到档案的规范化管理。 2.2 档案管理系统存在漏洞 目前，有越来越多的企业选择使用了先进的智能化档案管理系统，这一系统的应用的确在很大程度上提高了档案管理工作的质量，但是，档案管理系统自身并不是完美的，其在实际应用过程中也暴露出了一些问题和漏洞，档案管理系统中的一些现有组件彼此之间的配合程度不是很高，而且有一部分组件是需要独立操控和运行的，这就使得在各个环节连接过程中容易出现断层的情况，进而影响到档案管理的规范程度。 2.3 人为因素 人为因素也是影响规范化档案管理的重要原因之一。笔者了解到，当前很多企业在档案管理工作中的人员配置存在着很大的问题，一些企业并没有认识到档案管理的重要价值，因此，安排负责企业档案管理工作的人员要求也会相对较低一些，要么是一些即将退休的员工转岗参与到档案管理工作里面来，要么是从社会上招聘一些学历比较低，经验也不是很丰富的人来负责企业的档案管理。这些人要么思想陈旧，要么能力不足，如果要依靠这些人来提高档案管理的规范性，提高档案工作的信息化水平是非常困难的。 3 如何提高档案管理的规范化水平 3.1 将档案规范性要求落实到各项实际工作当中去 在企业当中，一份档案最终进入到档案管理部门归档入库之前是需要历经企业多个部分的审核与批准的，其必须要确保档案里面的内容和信息是准确无误的。也就是说企业里面的每一份档案都需要历经一个相对漫长的流转过程。因此，我们必须要将档案的规范性要求渗透到企业各个部分当中去，要让档案在最开始的形成阶段就能够保持足够的规范性，其在形成过程中的每一个阶段都要满足规范性的需求，而不是到最后阶段才重新开始对档案的规范性提出要求。基于这一点，笔者建议企业应该在内部建立起档案规范性制度，让所有接触过档案的部门都要负起责任，档案的规范性在哪一个部门没有达标，哪一个部门就要负责重新整理。 3.2 充分利用起先进的信息化技术 信息化技术是确保档案管理规范性的重要技术保障，信息化技术的使用可以大大提高档案管理的工作效率。比如：档案管理人员在打印档案文件时，可以通过技术的设置来将档案里面的内容按照既定的顺序来自动生成一个序列，这样一来，档案的格式就可以得到统一的调整，其也能够在很大程度上减少档案管理人员的文件归档工作量。这就是信息化技术的优势，也是档案管理人员应该充分利用起来的技术力量，有了技术的支持和辅助，档案规范化管理水平将会得到很大的提升。 3.3 企业应该针对档案规范化管理需求来进一步健全档案管理制度 笔者建议企业在实际條件允许的情况下，可以考虑建立档案管理评估小组，专门针对规范化档案管理以及相关档案管理工作进行有效的评估和监管，并且随时根据实际情况的变化来及时调整和完善档案管理制度的内容，针对档案管理工作中出现的问题来制定出档案管理应急预案。还有，企业应该将档案管理制度中规定的内容分层分级落实到位，确保档案管理制度的有效性。 4 结束语 综上所述，企业必须要认识到规范化管理在档案工作中的重要作用，在实际工作中进一步加强对档案工作的规范化管理，综合考量影响档案管理规范化的诸多因素，提出针对性的解决方案。 参考文献 [1]王金英.大数据时代企业强化档案工作的思考[J].企业改革与管理，2019（2）：18-19. [2]言冰.基于服务理念的供电企业档案管理工作创新[J].办公室业务，2019（10）：135-135. [3]肖运玲.企业档案管理工作中的几点认识[J].现代企业文化，2019（18）：100-101. [4]孙波.试析如何提高企业办公室档案管理工作效率[J].黑河学刊，2019（4）：15-15. 作者简介 杨晔（1986-），女，汉，河北泊头，大学本科，助理馆员。 |
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