| 标题 | 机关档案室电子文件归档工作探讨 |
| 范文 | 宫国裕 摘 要：随着信息技术的发展，办公自动化系统应用越来越普及，电子文件成为党政机关办公行文的主要载体。机关档案资源建设也将由纸质档案归档转为电子文件归档。如何做好电子文件归档工作是机关档案室档案信息化建设的重要课题。 关键词：电子文件;归档;意义;不足 1 新形势下做好机关档案室电子文件归档工作的意义 1）有助于开展全文检索。档案管理人员在计算机管理系统利用文字图表类电子文件时，通常情况下都是在检索目录信息后才会显示扫描件，这样一来正文内容无法提供检索。现阶段很多机关单位经常利用档案通过图像识别、关键词著录、人工录入等方式为其提供内容检索，受多种因素的影响，计算机管理系统无法覆盖全部文书档案，加之工作量较大，因此无法进一步满足用户的需求[1]。因此，档案管理人员可以通过电子文件的收集最大限度地实现档案内容的检索，有效保证查准率和查全率。 2）有助于开展深层统计分析。现阶段，很多机关单位都开展了档案目录信息统计分析。由于缺乏完善的档案全文信息，从而无法有效为深层次统计分析提供素材，在很大程度上制约了档案收集和服务的利用。目前，已有各种互联网全文检索系统，如谷歌、百度等，尤其是对全文检索方面数据的积累，有效实现了智能检索，为用户提供了诸多便利。时代在发展，随着档案全文信息的有效积累，高效、及时的智能档案一定会助推档案服务利用的发展。因此，做好电子文件归档管理工作至关重要。 3）有助于扩增档案信息资源总量。近年来，随着信息化的深入推进，涌现了海量的数字信息。随着社会的不断发展，传统文件归档方式已无法有效归纳或管理海量的数字信息。基于此，则需要不断革新归档方式，才能更好地实现数字信息归档，促使档案资源总量的扩增，切实为社会提供良好的服务[2]。 4）有助于提高檔案信息的安全性。众所周知，在传统的档案服务利用中，对档案内容的控制只能采取人工干预的方式，因此大大增加了人为因素，埋下了诸多安全隐患。在新形势下，随着全文信息的收集归档，可以充分利用软件系统有效控制档案内容，这样电子文件就可以降低档案管理的难度，减少档案管理人员的工作量，更好地提供管控严格、标准一致的档案服务利用。 2 机关档案室电子文件归档工作中存在的不足 1）认识不足。首先是对档案信息化认识不足，有些人认为机关档案室档案信息化就是管理机读目录就行，没有深入理解信息化工作内容和目标;其次是在“双套制”背景下，有些人认为电子文件归档就是拷贝一份文件的电子版，认为可纸质档案归档，电子文件可有可无;再次有些机关工作人员对档案工作的认识仅限于纸质文件，认为电子文件管理是单位信息部门的事，跟档案工作无关;最后即使个别机关档案室有电子文件归档想法，也不知道如何开展工作。 2）归档制度不完善。相对于纸质档案归档，电子文件归档相关制度建设严重滞后。国家标准方面，国家档案局于2002年颁布了《电子文件归档和管理规范》，当时我国对电子文件的研究尚处于探索阶段，随着实践的深入，其中的一些表述和要求已不能同现实需要相适应[3]。例如，《电子文件归档和管理规范》对电子文件的归档范围仅仅表述为参照国家有关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并未考虑电子文件的形成规律和多样性对归档的影响。部门规章方面，大多数机关档案室没有明确电子文件归档责任主体，没有建立本单位的电子文件归档范围和保管期限表，电子文件归档工作尚无章可循。 3）归档信息基础薄弱。机关档案室缺少电子文件归档所必需的软硬件条件。表现在：大多数机关档案室档案信息化建设滞后于单位信息化建设，仅仅配备计算机单机用于日常纸质档案整理和机读目录管理，没有接入单位局域网，在业务系统开发时没有考虑电子文件归档问题，没有预留归档接口。 4）归档电子文件不完整。一些机关档案室虽然开展了电子文件收集归档工作，但保存的电子文件普遍存在不完整的问题。表现在仅归档保存了电子文件本身，而忽视了背景、结构信息等元数据的保存。这样，使得电子档案的原始性、真实性、完整性得不到保障，影响档案凭证作用的发挥。 3 机关档案室电子文件归档工作的有效对策 1）积极转变思想观念，强化文件规划管理。电子文件是机关单位信息资源不可或缺的重要部分。在新形势下机关单位档案管理系统，业务系统以及办公自动化系统的开发应用情况，必须要立足于实际，从前端入手，科学合理地设置业务系统归档功能，同时还要制定出电子文件归档程序和时间。在此过程中，一方面需制定电子文件归档格式、归档方式以及电子文件档案管理系统接口等制度，并进一步加强电子档案管理系统的安全性，确保电子文件管理的安全。另一方面，还要采用先进的技术手段，进一步控制电子文件的质量。与此同时，还必须将对电子文件的管理贯穿于电子档案全过程的控制和监督中，最大限度确保电子文件的可靠性、可用性、真实性和完整性。 2）构建归档管理制度，确保电子文件规范完整。在新形势下，要想顺利有效地开展电子文件归档管理工作，需构建科学合理的电子文件管理制度，因为这是进一步实现电子文件归档管理目标的重要途径。第一，建立健全电子文件管理规范，确保电子文件归档管理工作的有序开展。要求档案管理人员加强学习，了解有关电子文件归档和管理方面规范体系。与此同时，还需开展电子文件归档和管理标准体系的研究，立足当前电子文件归档管理的实际进行科学规划，从而构建宏观的电子文件归档体系框架，建立电子文件归档管理和电子文件安全保障方面的制度标准，并确保标准的操作性和指导性。第二，构建电子文件全过程管理制度。为做好电子文件归档管理工作必须要靠制度来约束档案管理人员，确保电子文件档案的真实性、完整性以及原始性。电子文件与纸质文件相比较，前者所涉及的问题非常多，同时也受诸多因素的制约，如果单纯依靠档案部门的一己之力是难以完成的。这就需要电子文件形成部门、综合业务管理部门、电子文件收流转部门、计算机信息管理部门以及档案部门加强交流沟通，形成合力，营造一个良好的电子文件归档环境，形成全面且优质的电子文档。 3）确保电子档案管理的安全性。使用现代化的技术措施对电子档案的真实性、完整性和安全性进行保护，可以使用防火墙技术在组织与其他网络系统之间建立障碍，避免档案管理系统被非法访问或盗窃;对电子档案应用加密技术，防止计算机病毒的入侵;定期更新计算机软件;做好电子档案的备份等。同时，还要提高档案管理者的安全防范及保密意识。 4）培养复合型的档案管理人才。档案管理人员在档案信息化中始终处于主导性地位，是最重要的建设资源。在当今现代化的信息时代，档案管理人员应当是具备档案管理专业知识和相应计算机能力的复合型人才。因此，应加强档案管理人员档案专业知识和信息技术等方面的培训。 4 结束语 综上所述，电子文件归档涉及诸多先进技术和档案管理知识，因此机关单位管理者一定要认识到电子文件归档管理的重要性，克服机关单位人力、物力方面的局限，重点加强对档案管理人员的培训力度，制定完善的电子文件归档管理标准和制度。 参考文献 [1]杨祯.电子文件归档和电子档案管理研究[J].城建档案，2019（12）：12-13. [2]蒋余芬.移动智能终端电子文件管理关键问题探讨[J].通讯世界，2019，26（12）：40-41. [3]米兰.新形势下如何做好电子文件归档管理工作[J].城建档案，2019（11）：62-63. |
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