| 标题 | 关于高职院校档案数字化建设若干问题的思考 |
| 范文 | 徐甜 摘 要：在国家信息技术不断创新的进程中，信息资源在人们生活中已成为主要资源。在此形势下，信息技术被人们应用到众多领域，高职院校也不例外，高职院校不断运用数字化对档案进行管理，这在一定程度上促进了高职院校的发展。对此，笔者首先介绍了高职院校运用数字化对档案进行管理的紧迫性;然后浅谈了高职院校运用数字化对档案进行管理的内容;最后简要展望高职院校运用数字化对档案进行管理的程序，望高职院校可以在此基础上顺利开展档案数字化建设。 关键词：高职院校;档案管理;数字化建设 高职院校想要持续发展，必须对档案进行数字化建设，因为国家的发展走向就是数字化。高职院校运用数字化方式管理档案，可以使档案管理效率进一步提升。高职院校当中的档案具有较强的历史性以及参考性，属于一种极其重要的信息资源，因此，管理档案的人员必须时刻对管理方法进行学习和创新，实时探究信息技术对高职院校实施的档案管理工作造成哪些影响，进而构建完善的数字化档案管理方案。 1 高职院校运用数字化对档案进行管理的紧迫性 1.1 能够使档案管理工作得到改善 高职院校只有对档案进行数字化管理，才能够使管理档案的部门从封闭式向开放式方向迈进，从手动管理档案方面转变成智能化采集信息、管理信息以及服务等，这样高职院校可以合理分配和有效管理信息资源，进而为社会提供良好的服务[1]。 1.2 能够使形势发展需求得到满足 随着信息化时代的到来，社会上众多领域开始应用信息化对自身发展进行完善，此背景下，高职院校应用数字化对档案管理进行建设，这对于院校的發展有着极其重要的意义。高职院校建设的档案馆中收藏了众多与院校有关的资料，因此，档案馆具有极强的历史价值。目前许多高职院校因为没有合理方法对这些档案资料进行管理，致使档案被破坏，信息资源大量丢失。对此，高职院校如果想要提供给社会与学生更多价值较高的信息资源，必须对档案进行数字化管理，使档案信息变得更加完整，与此同时，这也是新时代的发展需求[2]。 2 高职院校运用数字化对档案进行管理的内容 2.1 对档案信息进行规范化与标准化处理 高职院校现阶段档案数字化建设中存在档案规范化以及标准化落后的情况，这对于档案管理水平造成严重影响。笔者表示高职院校只有对档案进行标准化以及规划化处理，才能够有效实现数字化管理档案的目标。 2.2 对管理数字化系统的水平进行提升 高职院校应用数字化管理档案时，一定要重视整个系统建设，同时还应该注意组成此系统的所有部分都应该相对统一，利用互联网技术促使管理系统发挥整体优势，进而使管理系统的能力得以提高。如果管理系统当中某部分存在问题，都会影响整个系统的运作，所以，应该不断对管理系统进行完善。除此之外，高职院校必须明确，自己根本无法使系统当中的所有节点都统一在相同水平上，因此，我们一定要对那些占据优势的单位进行鼓励，让他们提升自己的管理水平，然后传授成功经验，进而促使系统当中的节点水平不断提升，只有这样档案管理系统才会更完善，档案管理效率才会变得更高[3]。 3 高职院校运用数字化对档案进行管理的程序 3.1 对档案数据库进行构建 第一，根据以前的资料对文件目录进行建立。从高职院校中的首批档案开始，运用计算力录入所有档案文件目录，将这些内容当作数据库的首批资料。高职院校在建立数据库的时候，能够在输入电子信息的同时，将这些信息打印出来，这样可以不断增添卷内文件目录记载，从而使数据库内资料变得更加完整。除此之外，还能够及时验证输入信息，看其是否准确，这样才能够保证数据库中信息更加完整以及准确[4]。第二，对数码照相机、扫描仪等现代化技术进行运用，对档案信息进行处理，使其恢复到原有状态。如：高职院校中有部分档案使用频率非常大，特别是那些年代极其久远的档案，被损坏的十分严重，所以，只有运用新技术对其进行处理，才能够与原始状态相接近，并使档案更加完整。 3.2 对管理档案的软件进行推广 高职院校在对档案进行数字化建设的过程中，应该关注电子文件，进而合理运用管理软件。电子文件包括电子文件载体、电子文件内容、电子文件运行平台等，因为在不同因素的影响下，不相同的电子文件被高职院校纳入电子档案系统当中的时候，依赖以及需要的硬件平台与软件平台都是不一样的，这在一定程度上阻碍了高职院校管理档案工作的开展。所以，高职院校必须对电子文件的管理加强重视，然后对以上问题进行分析，制定科学的解决方法。在实际工作中，工作人员可以利用印发电子目录的方式归纳卷宗的名称、类型和等级等，与此同时，还要详细规范软件格式，这样就可以保证数据库高效、稳定运行。 3.3 对管理人员的素质进行培养 高职院校在不断创新管理档案方法的过程中，需要管理人员具备较强的素质。由于在管理档案的工作当中，档案具有极其广的层次性和知识面，所以，管理档案的工作人员一定要具备较强的管理水平与管理能力。高职院校中管理档案的工作人员必须具有专业文化知识，否则就会使管理档案变得杂乱，甚至出现张冠李戴的现象。高职院校在管理档案的时候应该强调工作人员具备良好的专业素养，尽心尽责，踏实肯干，对档案进行认真整理。因此，高职院校应该对管理档案的工作人员进行职业道德与精神的培养，让每个工作人员都可以具备较强的责任心，使档案管理更高效[5]。目前科技化已经普及到各个领域，因此管理档案的人员还必须可以熟练运用计算机技术，只有这样才能够实现智能化管理档案的目的，使档案信息变得更加可靠。高职院校必须定期开展培训课程，定期抽调档案管理人员参加，使管理人员在学习中提升自己的综合素质，进而使档案管理效率得以提升。 3.4 对与档案管理有关的使用水平进行提升 高职院校应该对管理档案的使用水平以及服务水平进行加强，健全服务思想与态度，确定服务方向。高职院校在对档案进行管理的时候，一定要使用各种各样的方法革新服务形式，并为学校以及社会的发展奉献自己的微薄之力，强化服务意识、服务质量以及基础建设，明确借阅者想要使用哪些资料，进而及时提供给借阅者需要的资料。与此同时，高职院校一定要注意，如果想要将档案资料的使用范围扩大，那么必须合理开发以及利用档案，将优质的服务提供给高职院校。现在高职院校不但没有将档案数字化管理作为重点建设，而且还没有运用先进的方法进行档案管理，致使部分档案成为死档，几乎没有人去看，可是一般这些档案才能够提供更可靠和真实的信息。所以，高职院校在对档案进行管理的时候，必须重视这些信息的完善以及整理，使档案开发程度与使用水平得到提升。 4 结束语 总之，高职院校想要对档案信息进行数字化管理，那么一定要做好长期作战的准备，并不断对管理方法进行创新，进而使数字化管理系统变得更加完善。高职院校在具体档案管理过程中，应该按照建设规则和步骤逐一实施，促使高职院校稳定发展。 参考文献 [1]王秋云.新形势下高职院校档案管理的数字化建设探析--以湖南城建职院为例[J].经营者，2018，35（17）：157-158. [2]杨慧卿，肖婷.《高职院校人才培养工作动态档案利用平台》构建实践研究[J].兰台世界，2018，42（23）：27-28. [3]沈姣.全媒体时代大学生党员档案数字化建设路径研究[J].山西档案，2019，23（6）：58-60. [4]朱葵阳，曾伟忠.我国病历档案数字化建设的意义、问题和策略研究[J].兰台世界，2018，33（6）：56-57. [5]程大帅.“互联网+”时代城镇图书档案数字化建设研究[J].山西档案，2019，28（1）：74-75. |
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