| 标题 | 浅谈档案信息的开发利用 |
| 范文 | 王涛 摘 要：信息技术的发展促成了社会信息化和网络的潮流，信息需求成为信息社会文明的标志之一。积极开发利用各种资源是保证我国社会主义建设事业顺利进行的必要条件，这不仅要求我们积极开发利用各种物质资源，而且要求我们积极开发利用各种信息资源，在各种信息资源中，档案以其独具的与人类社会各种活动的伴生关系及所载信息的原始性、真实性等特殊性，而占有独特的地位。深入研究探讨如何开发利用档案信息资源具有十分重要的意义。 关键词：信息技术;档案信息;档案人员 1 当前开发利用档案信息资源工作中所存在的问题和难点 开发利用档案信息资源工作是档案管理工作的目的所在，是很重要的。在这方面，档案工作者已经做了不少工作，取得了一定的成绩，但与目前飞速发展的社会需求相比，档案信息资源的开发利用工作在许多方面存在着差距，还有许多问题和难点亟待解决。 首先，飞速发展的现代信息技术，提供了新的信息存储载体、传递渠道及信息处理方式，使得档案信息数量剧增，形式各异，从而增加了其开发利用的难度。当代技术的发展，特别是随着多媒体技术、计算机网络技术和现代通讯传输技术的发展，档案微缩制品、录音录像制品等各种载体形式大量增加。加之几年来印刷品形成的档案文献数量也急剧增加，这些对档案部门的信息资源开发工作产生了极大的冲击和深刻的影响。而对多种多样、浩如烟海的档案信息资源，档案工作者如何依靠现代化的技术手段收集、处理信息，及时、系统、准确地提供档案信息服务，从而跟上时代发展的步伐，在信息竞技场上站稳脚跟，成为档案信息开展工作面临的严峻挑战。 其次，在提供利用方面，没有抓住档案信息的特点，缺乏针对性、有效性，服务目标不明确，服务方式被动单一。随着社会主义市场经济体制的进一步完善和社会信息化程度的普遍增强，人们对信息的需要发生了全方位的变化，在利用档案时，不仅要求提供原始信息，而且要求提供经济分析预测的综合信息，尤其需要与国民经济和社会发展密切相关的经济、科技信息，面对市场经济发展带来的信息需求变化，我们档案工作者已经做了不少的工作，取得了一些成绩，但总体上来说，其服务模式仍未摆脱看摊、守业、等客上门的单一被动局面。并且在档案信息资源的开发上更多的是流于形式，重数量轻质量，编研成品的深度、广度远远不能满足利用者的需要。因缺乏市场调研，档案部门提供的信息成果大多时效性、针对性较差，很难进入信息市场，满足市场需求，产生价值作用。使档案信息资源不能完全发挥出应有的服务功能，产生实在的效益。 2 档案信息资源开发利用的有效途径 2.1 要积极创造有利条件，推动档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设 1）收集档案资料的齐全是推动档案信息资源开发利用自动化、网络化建设的基础。必须加强档案的收集工作，坚持常收集，拓宽渠道，把各类档案资料收集全，增加门类，逐步建立起门类齐全、结构合理、内容充实、数量充分的档案信息库。 2）对档案进行系统的整理。这是推动档案信息资源开发利用现代化进程所必不可少的环节。必须强化档案整理工作，对收集来的大量档案，本着严肃负责的态度，逐件逐卷进行整理，防止不应有的疏漏，采用科学的方法，及时、系统地加工整理，使之规范化和标准化，为实现档案信息资源开发利用的现代化做好必要准备。 3）检索要深化。这是推动档案信息资源开发利用自动化、网络化建设的重要内容和必要条件。对档案信息的检索尽可能采用现代化的技术手段，为档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设创造有利条件。 2.2 要加强市场调研，主动了解社会需求，不断提高档案信息编研成品的质量 为了把分散的静态的材料变成动态的材料。更有效地服务于社会，应不断提高编研成品的质量，这是开发档案信息资源的重要途径。要想提高档案信息编研成品的质量，一个重要的前提就是档案部门必须了解社会的档案要求。现代化档案信息服务，是以市场作为出发点和归宿点的。要想提高档案信息编研成品的质量，开发出利用率高，经济效益好的编研成品，就必须以市场为导向，以用户需求为立足点。再次，要拓宽服务方式，以加大宣传开放档案力度，满足社会利用需求。 1）拓展服务方式，实行多种服务。为了使利用工作卓有成效，档案部门除了向用户提供日常的借阅以外，还应积极拓展服务方式，实行多样化服务，如开展咨询服务、跟踪服务、定向服务等。开展咨询服务，一方面可以使用户通过咨询获取所需的信息，节省用户的时间。另一方面，档案人员可以在咨询服务的同时，了解用户的需求特点、利用要求以及利用档案的信息反馈，以便对档案信息的利用进行预测、研究，进而改进档案信息服务工作，开展跟踪服务和定向服务，有助于档案人员了解和研究社会各界、各种类型的利用者对档案信息的需求情況，在掌握现已存在的客观需求情况和预测未来需求动向的基础上，配合提供服务，并对利用档案信息比较集中的部门和单位进行有针对性的重点服务，从而提高档案部门的服务水平和服务效果。 2）做好宣传工作，增强社会的档案利用意识。档案部门在做好服务工作的同时，还应通过多种途径强化宣传工作，不断增强社会的档案利用意识。因为只有社会了解了档案，需求者才会前来寻求所需。就有可能从根本上扭转档案信息资源开发利用的被动局面，提高档案信息的利用效益。 3）加大开放档案的力度，充分满足社会利用需求。为了紧密配合社会经济、科学文化发展及社会各方面的档案利用需求，档案部门必须加大开放档案的力度。第一，必须把可以开放的档案尽快开放出来，在不违反《档案法》的前提下，可适当放宽经济、科技、文化类档案向社会开放范围、时机、密机的控制程度。第二、应建立科学合理的档案的降解密制度。凡属于已解密的档案都应通过各种形式向社会开放，为全体公民服务，凡属于可以公开的档案目录，包括检索性目录和报道性目录都应提供给利用者直接查检，或公开出版档案目录等。第三、档案部门应积极主动地调查了解社会需求，尽可能开放对社会利用量大、利用频率高的档案，并简化利用手续，增加借阅时间，尽快使档案发挥其应有的社会作用。 2.3 要优化知识结构，抓好队伍建设 随着社会经济和科学技术的发展，档案从门类到载体，从管理手段到传播方式都发生了巨大变化，档案人员单一的专业知识已远远不能适应形势发展的需要，因此，档案部门必须重视抓好档案人员的继续教育，不断提高档案人员的知识水平和工作能力，优化档案人员结构。 抓好档案人员的继续教育要从实际出发，教育方式要灵活，方法要多样。教育方式上可依据单位实际，采取学历教育，在职岗位培训、自学、参加学术研讨及岗位参观考察等多种方式。在教育内容上，要顺应当前社会和经济发展的趋势，增加有关计算机、外语及现代科技管理方面的知识，从而拓宽档案人员的知识面，优化其知识结构，提高其综合素质，以便为档案信息资源的开发利用开拓新局面。 |
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