| 标题 | 浅谈急救中心“120”调度系统电子档案的管理 |
| 范文 | 聂佳 摘 要：本文立足急救中心实际，探讨“120”调度系统产生电子档案的利用、特点及管理中存在的问题及对策。 关键词：急救中心;调度系统;电子档案 “120”调度指挥中心是院前急救的呼救中心、指挥中心和信息中心。随着急救事业的发展及通信与计算机技术的普及，各地急救中心不断加大对“120”调度系统的升级建设，根据院前急救和指挥调度工作的流程，“120”调度系统已具备了呼救受理、指挥调度、即时信息、质量管理和支持保障等五大应用功能，它把院前急救的全过程有机的组织起来，实现了医疗救援全过程的信息数字化，产生了急救中心99%以上的电子档案。 1 “120”调度系统电子档案在急救中心管理工作中的利用 1）是评价院前急救工作的敏感指标，为管理、科研提供科学依据。“120”调度系统产生的全程信息管理电子档案为急救中心进行精细化管理提供了强有力的手段，是评价院前急救工作的敏感指标。它对院前急救质量的评价管理、突发公共事件指挥救援效果评价和危重急症抢救的统计分析、急救网点的合理规划设置和科研都将发挥有效的信息中心作用。 2）為纠纷投诉等提供有效的证据。“120”调度系统具有“即时信息”功能，能对涉及院前急救的语音、文字、位置和图像等动态信息进行实时采集、分析、显示。所产生的电子档案包括呼救、调度、驰援、救治、转运、移交过程的语音、时间、状态、轨迹、车内监控视频等信息，为纠纷、投诉等提供了有力的证据。 2 “120”调度系统形成电子档案的特点 1）信息量大。云南省急救中心“120”调度中心2019年共受理电话53万余次，累计派诊8.9万余次，出诊82397次急救各类病人78690人次，平均日救治人数215人次。120调度中心每天平均存储的各种信息总量达0.5至0.6G。 2）类型多。120调度中心的电子档案涉及通话记录、车辆卫星定位GPS电子地图、电子文档、GPRS短信息等。 3）要求保存时间长。由于120调度系统产生的电子文件涉及医疗急救全过程，是医疗行为的真实记录。具有法律意义，在法律上没有明确的保管期限，因而数据保存必须在10年以上。 3 “120”调度系统电子档案管理中存在的问题 1）对电子文件的归档重要性认识不足。因“120”调度系统大多具有实时压缩存储功能，在无备份情况下，系统存储器可支持3-5年的电子文件存储，加之调度系统电子文件的产生、形成一般由急救中心调度科负责，其形成部门易忽视其归档的重要性或因增加工作量不愿承担此项工作。 2）电子文件对系统的依赖性。电子文件的生成、传递、存贮、利用都离不开计算机软、硬件平台的支持。近年来，“120”调度系统不断升级、更新换代，可能会出现之前保存完好的电子载体存贮的文件信息因软硬件环境的改变而难以完整准确地读出，而变成“电子文物”，这样电子文件就如同一张消失了字迹的白纸，变得毫无意义。因此，电子文件的系统依赖性会影响电子文件的长期安全。 3）电子文件对环境的特殊要求。目前，急救中心调度系统电子档案多采用移动硬盘定期双份备份存储。硬盘所处环境的温湿度、灰尘、电磁干扰、机械振动等都可能对其构成威胁。温度过高或过低会造成硬盘电路元件失灵，磁介质因热胀效应而造成记录错误;温度过低，空气中的水分会被凝结在集成电路元件上，造成短路。湿度过高时，电子元件表面可能会吸附一层水膜，氧化、腐蚀电子线路，以致接触不良，甚至短路，还会使磁介质的磁力发生变化，造成数据的读写错误。湿度过低，容易积累大量的因机器转动而产生的静电荷，烧坏电路。灰尘体积虽小，但对硬盘的危害是不可低估的。在灰尘严重的环境下，硬盘的内部电路、元器上很容易吸附空气中的灰尘颗粒，影响热量散发，产生漏电而烧坏元件。另外灰尘也可能吸收水分，腐蚀硬盘内部的电子线路。磁场与机械振动对电子档案的载体磁性影响非常显著，强磁场（如音箱、喇叭、电机、电台、手机等）可能使磁性载体发生消磁，从而影响数据信号的读取。同样机械振动也容易造成消磁现象。 4）威胁电子文件安全性的主要因素。设备故障、计算机病毒、黑客攻击、人为失误、信息泄露等都会威胁电子文件信息的安全。 4 解决问题的方法与对策 1）加强组织领导，独立归档，协同管理。对电子文件的形成到归档工作部门，要加强领导和组织管理。由主管领导统一协调，指定调度科专人或计算机工程人员负责调度系统电子文件的形成、收集并按照归档要求进行档案移交，与档案室管理人员协同管理。为协调各部门的工作，要明确制定相关的规章制度、标准以及具体的规定，专门设立“120”调度中心电子文件卷宗，统一电子文件存储格式，将调度系统电子档案的立卷归档工作列入责任目标考核中。 2）档案工作提前介入电子文件的运作和管理中。针对电子文件的设备依赖性，在“120”调度系统引进、更新、升级的过程中，档案工作必须提前介入，与调度系统软件开发商一道共同解决好兼容性问题。 3）加强对电子化档案管理知识的培训，以提高档案管理人员的业务素质和管理水平。随着电子技术的在院前调度系统的广泛应用，电子化档案管理进程日益加快，急救中心档案人员还只停留在纸质档案管理上是远远不够的，一是应积极安排档案人员参加继续教育课程，进行电子化档案归档的管理培训;二是要交强交流与学习，走出去，引进来，推广先进经验，迅速提高档案人员的实际操作水平。 4）建立独立的电子档案管理库房，加强安全性防范措施。针对电子档案管理环境的特殊要求，提供和改造相应的条件。一是调整电子档案适宜的温湿度，总结出最合理可实施的方案。采取更加严密的防尘措施，特别要加强防止外磁场的影响，远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内。不移动运行中的微机和硬盘，硬盘搬动运输时严禁磕碰，最好用泡沫或海绵包装保护，尽量减少机械震荡。二是加强对网络安全的防范，在系统中设置安全登录、限制权限，防写“只读”设置，安装防毒软件、防火墙，定期进行升级杀毒，不允许在系统中随便使用外来磁盘、光盘，如需使用应进行病毒检测。做到防范到个归档过程，维护信息数据的真实与安全。 参考文献 [1]朱红俊.浅析电子文件对省急救中心档案建设的影响[J].云南档案，2007（09）：018. [2]朱爱卿.浅析电子化档案管理[J].云南档案，2007（07）.020. |
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