| 标题 | 企业档案信息资源整合策略之我见 |
| 范文 | 魏艳彩 摘 要：企业档案信息关乎着企业的经济发展和合法权益，拥有着丰富的记录和利用价值，新时代企业通过开发和整合档案信息资源，从而整体提升企业的市场竞争力。但是目前企业档案信息资源存在着分散性的特点，在进行资源整合方面存在着一定的问题，无论是档案信息整合意识，还是服务范围都存在着滞后的现象，制约着企业档案信息的发展。文章从企业档案信息资源整合的意义出发，针对档案信息资源整合存在的问题，从而提出针对性的建议，帮助促进和提高企业档案信息资源整合的利用率。 关键词：档案信息;资源整合;策略 档案指的就是企业最原始、最真实的记录活动，对企业而言档案信息具有记录性和资源性两大特性，对企业的经营管理具备重要的借鉴和利用价值。尤其是在市场竞争日益激烈化的背景下，充分开发和整合档案信息资源，能够帮助企业快速的做出市场反映，及时的捕捉发展机遇，最终促成企业的科学发展。信息化时代更需要借助数字化技术，展现企业档案的信息资源价值，内外结合，促进企业的又好又快的发展。 1 企业档案信息资源整合的意义 1）提高档案信息的利用率。企业档案信息涉及企业发展的了经营管理、产品销售及财务等方方面面的内容，通过将档案信息进行资源的整合，能够让企业档案处于有序、集中的状态。经过分门别类，使得大量同类或者相关的信息可以按照专题进行整合，形成系统化的档案信息体系，使用起来更加的方便，大大的提高了档案信息的利用率和使用率，为企业创造更大的档案信息价值。 2）提升企业市场竞争力。档案信息是一个企业发展的科学记录，通过收集和利用这些信息资源能够帮助企业制定科学的发展决策。借助强大的档案信息资源整合，加速企业各部门之间的信息沟通和交流，更好的总结工作的经验，吸取教训，从而更好的开展企业发展工作。另外企业本就是一个强大的整体，各个部门之间或多或少存在着不理解，通过信息资源整合，可以帮助协调各部门工作，提高工作效率，促进企业整体竞争力。 2 企业档案信息资源整合存在的问题 当前企业档案信息资源的管理和整合还是存在着问题，很多都处于相对封闭的状态，企业档案处于比较零散和混乱的状态，其问题主要表现为： 1）档案信息资源整合意识弱。目前很多企业在自身档案信息资源的管理和整合上还缺乏意识，一部分觉得档案信息对企业而言并不是那么重要，导致一些企业的档案信息管理非常混乱。另一方面一些企业档案部门的思想观念还停留在简单的收集和整理阶段，并没有对档案信息进行系统化的整合。还有些领导并没有形成信息共享的意识，而且在信息化技术广泛应用的背景下缺乏创新的意识，导致企业档案信息网络化技术低，很多企业的信息资源整合还停留在纸质文档阶段，制约了档案信息资源的开发和利用。 2）档案信息整合法规和制度不健全。关于企业信息的管理和整合并沒有具体的法规和健全的制度，导致很多企业档案信息的管理取决于个人意愿和意识，影响了档案信息整合的进程。很多企业甚至都没有设置独立的档案部门，仅仅只是让个人负责整合，建立完整的档案整合制度更是无从谈起。此外企业档案信息整合还缺乏有效的监督机制，在信息的收集、整理、整合过程中凭借自我意愿，容易导致信息的失真和流失，造成后续的利用脱节问题。 3）档案信息数字化建设落后。实现档案信息资源的整合和开发其重要的途径就是档案信息的数字化和信息化，实现信息资源的共享，为企业的发展提供更多的数字信息和经验。但是目前由于企业缺乏档案信息整合的意识，导致在档案信息数字化建设上有所忽略。尽管一些企业有意想要构建数字化档案信息建设，但是档案部门的数字化工作基本都是由以前专职档案工作人员负责的，他们在数字化技术的知识和应用方面还缺乏能力，导致整个数字化的效果不佳。只是将档案信息单纯的搬入到电脑中，而没有在更大范围内对档案信息进行整理和整合，影响档案信息服务价值。 3 促进企业档案信息资源整合的策略 针对当前企业档案信息资源存在的种种问题，应当结合企业实际发展现状，进行深入的探索和分析，找出解决和促进企业档案信息资源整合的有效措施。笔者从宏观的角度主要从以下几个方面提出建议： 1）增强档案意识，挖掘档案价值。实现企业档案信息资源整合就需要从意识层面对档案有更深入的认知和理解，无论是企业领导还是档案部门工作人员都需要转变自己的意识，准确的把握档案信息的价值，提高对档案信息的利用率。作为企业领导需要充分的意识到档案信息整合对企业战略发展所起到的引导作用，重视对档案部门的建设和培养。而档案部门的工作人员也应该积极的转变自己的观念，充分认识到自己工作的重要性和对企业长远发展的贡献，不断的提升自己的专业技能，学习数字化的信息技术，为企业创造更多的信息资源服务和价值。同时档案部门还应当充分的挖掘档案信息的价值，依托现代化技术，将各种要素的信息进行有机结合，克服档案信息时间、空间及不同环境的限制，实现信息的衔接和沟通。通过构建数字化的信息检索平台，将分散的信息资源链接成一个整体，加速企业档案信息的资源共享，促进企业的信息发展。 2）加强制度建设，完善档案立法。档案信息资源整合归根结底还是需要从制度和立法的层面提供强有效的保障，首先从立法层面而言，我国现有的档案法律是20年前的产物，显然已经不太适应目前的发展情况。所以在进行档案立法上应当新时代企业档案信息的实际特点，转变企业档案管理的理念，除却机关单位的档案信息重要以外，其它企业的档案信息资源管理和整合也同样重要，对企业自身，对社会的发展都存在着积极的意义。同时还要赋予企业一定的法律地位，使得企业在档案资源的“享”与“被享”上具有一定的权力和义务，强化企业档案信息的整合发展。其次从企业制度层面而言，企业在遵循国家大的政策方针的前提下，制定出符合企业自身发展的档案管理准则，将档案信息整合的每一个环节都进行细化，确保将每一项工作落到实处。同时还要完善对档案信息工作的监督机制，对信息失真和整合不利等问题进行及时的反馈，制定对应的奖惩制度，从而不断的提高信息资源管理工作的效率和质量。 3）构建档案网站，建立信息资源库。数字化时代借助信息技术不断的强化和整合档案信息资源，通过网络技术建立企业档案信息资源网站，将档案文件中的文本、图像、声音及数据等内容进行集中的预览、分类、汇总，让员工通过网络检测就可以轻松的查询到所需的信息。此外还可以在网站上设立咨询栏目，让员工们可以进行信息资源的在线交流，加速信息的共享。此外积极的建立信息资源库，可以更好的保存和开发企业信息资源，最大限度的为企业提供信息资源的服务。在做好必要的纸质文档的收集外，还需要大力加强电子数字形态的档案管理工作，积极拓展档案信息的辐射面，丰富档案信息的内容。数字化档案信息管理不仅能够节约时间和成本，在信息资源的整合优化上还具有广泛的优势，从而不断的满足企业对于信息资源的现代化需求。 4 总结 新时期对于企业档案信息资源的管理与发展也有着新的要求，尤其是在信息技术的影响下，企业档案信息资源的整合已然成为必然的发展趋势。通过对企业信息进行收集、整理和汇总，从而构建数字化的档案信息管理体系，进一步深化信息资源的整合和共享。文章通过对档案信息资源的意义出发，针对企业档案信息资源整合存在的问题提出针对性的策略，帮助促进企业信息资源的整合发展。 参考文献 [1]李士旺.企业档案信息资源整合策略之我见[J].兰台世界，2018（07）：11-12. [2]王彩虹.企业档案信息资源整合共享研究——以广州地铁集团公司为例[J].档案学研究，2017（10）：28-29. |
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