| 标题 | 数字化档案推动新时期档案管理工作的发展探析 |
| 范文 | 毕朋营 摘 要：在信息化时代，各行各业逐渐稳定发展，企业开始重视新时期档案管理工作。本文将对数字化档案管理的特点进行简要概述，重点分析数字化档案推动新时期档案管理工作的具体策略，包括增强自身档案管理意识、提升档案管理人员的数字化管理技能、更新硬件设备、及时建立和更新相关标准等。 关键词：数字化档案;档案管理;经济效益 档案管理作为各种企业的机密与核心，所以在实际工作中，要重视档案管理工作，加强数字化档案的发展，通过现代信息技术，充分掌握数字化档案的管理技能与知识，并在档案管理中积累经验，与实际情况相结合，做好档案管理工作，最终实现数字化档案的科学管理。 1 数字化档案管理的特点 1.1 经济效益高 以往我国档案管理工作一般采用粗放型模式进行办公，当不能及时处理大量档案信息时，经常通过增加办公经费和扩充办公人员两种方法来处理，导致成本大程度增加。把数字化档案应用到档案管理工作中，可以有效解决此问题。由于数字化档案不再将纸质作为载体，而是通过新型的机读档案，所以既能够减少档案保管费用，又能够节省大量占地使用面积，进而提升企业的经济效益。另外，此方式为查阅资料提供了便利，降低复印纸张浪费和相关人员开支。 1.2 工作效率高 通常档案管理是采用纸张作为主要载体，放在档案馆或档案室中存放，因为档案的存储量大且集中，档案管理人员要是没有做好管理，需要查阅资料时就会花费大量时间与精力。应用数字化档案管理，管理人员将各种资料提前传到计算机系统中，做好相应分类，在查询时可以快速找到所需要的资料，既省时又省力，提高了工作效率。 1.3 档案利用率高 以往借阅档案需要查阅人员亲自去档案室，将其复印，才能完成借阅。并且还会受到时间和地区限制。纸质档案的数量是有限的，不能满足多人同时查阅的需求，档案利用的时效性就会受到相应影响。数字化档案的应用，可以解决时效性受限的问题。查阅资料时只需输入有效信息就可以快速的找到相应材料，还能够满足多人同時查阅，在自己的计算机中安装档案管理系统，不用进行排队。 2 数字化档案推动新时期档案管理工作的具体策略 2.1 企业管理人员要增强自身档案管理意识 管理人员的档案管理意识将会对企业的档案管理水平产生直接影响，因此，要求各层管理部门应该加强管理意识，在思想上支持档案管理工作。同时，加大对数字化档案管理的投资力度，及时引进先进的设备和技术来促进档案管理工作的开展。企业内部加大宣传力度，对从事档案管理的员工进行相应的思想建设。在网络信息化的时代，科技在快速发展，档案管理人员也应该看清社会状态，充分意识到数字档案管理的重要性。同时，工作人员需要不断强化自身职业素养，提高档案管理的自觉意识，进一步促进数字档案管理的发展。 2.2 提升档案管理人员的数字化管理技能 要想数字化档案推动新时期档案管理工作，就应该定期举办相应职业技能培训，鼓励档案管理员工和相关部门负责人，让其主动参加以数字化技术为主的培训活动及技能学习中，可以适当给予一些奖励与物质支持。经过技能培训活动，能够很好地提升工作人员的数字化管理技能。另外，管理人员还应加强学习专业基础知识，争取能够充分掌握理论，并将其应用到实践中。还要不断聘用专业技术人才，能够采用公开社会招聘或猎聘方法进行招聘。在公开社会招聘时，必须要保证公正、公开性，对应聘人员进行筛选，选择信息技术精通的人才予以聘用。在招聘结束后，对新员工进行岗前培训，使其充分了解自己所工作的环境及内容，根据实际实践的指导逐渐使其掌握档案管理工作的要点，提升其动手能力，将新员工培养成为数字化档案管理的强大后盾。在此基础上，既可以提升管理部门及工作人员的信息技能水平，还能够为数字化档案管理提供便利条件[1]。 2.3 更新硬件设备 要想更好的达到数字化档案管理，相应企业或单位应当根据可用资金数量，定期对硬件设备进行更新与替换，以便为数字化档案发展奠定良好基础。第一，在做好原设备保存工作的基础上进行硬件设备更新，或者将其储存在“云”端，更新之后将档案资料重新下载。第二，在将陈旧硬件设备更换之后，务必要对设备进行仔细调试，保证所有设备都可以正常运行工作，特别是计算机，其作为数字化档案的重要载体，安全稳定性与各方面性能都对数字档案的下载、上传、储存等工作产生影响，一定要确保计算机系统稳定无漏洞，给后续各项工作的开展提供保障。第三，出去设备本身，还要为硬件设备安全运行创造良好环境。为用于档案管理的相应硬件设备建立专门房间，并定期安排工作人员进行清扫，便于统计档案查阅人员数量及查阅情况，防止出现档案丢失现象。定期对数字化档案管理设备进行定期检查与维修，重点检查计算机，确保硬件和软件都不存在问题，进而保证档案管理工作的顺利展开。 2.4 及时建立和更新相关标准 数字化档案管理需要多方的协调配合和相互努力，就要求档案管理部门、档案室及档案馆三方面的共同努力。倘若只依靠某一个部门的力量难以完成此项工作。所以想要切实落实数字化档案管理，应该先查看信息资源，是否在资源共享阶段，唯有达到共享状态才能够进行接下来的工作。还应确保各个阶层的主管部门可以做好相应工作，制定档案管理的要求标准及工作规范，倘若相应标准与当下阶段的发展情况不相符时，要及时更新相关标准，以确保可以与企业或单位的发展方向保持一致。另外，还要大力推动数字化档案管理工作的有效开展与实施，为确保其规范性，建立相应档案工作标准体系。就目前来说，数字化档案工作具有长期且复杂性，需要做好各个方面的工作，并结合实际情况，才能达到档案管理与信息技术和新时代的同步发展[2]。 2.5 做好数字化档案精准管理 数字化档案相对传统档案管理来说，更为方便、简单、快捷，不过对于细节的注重程度有明显提高，倘若数字化档案文件未能进行有效整理，就可能会使文件受到损坏或者丢失，对档案管理质量造成影响。所以，要对档案进行精准化管理。第一，需要完善管理机制，对档案管理的书面化、同步化、专业化、全面化制定具体标准，使文件从收集、形成、整理、审核、录入、移交的各个环节的工作内容与要求更加清晰明确。第二，设置专职档案员，明确具体工作范围与职责，将责任落实到个人，结合责任追究制度，如果发现问题，需要追究相应员工的责任，防止出现推卸责任的现象，促进员工之间能够形成互相监督工作氛围，为实现精准化管理奠定坚实基础。 3 结束语 通过以上论述可得出，要想做好数字化档案推动新时期档案管理工作，就应先将数字化档案管理工作做好，既能够提升资料的安全性，还可以有效提高管理人员的工作效率。经过数字化档案管理系统，能够快速查阅资料，减少相应人员的工作压力。数字化档案管理的实现，进一步促进我国档案事业的发展。 参考文献 [1]李琳.大数据时代国有企业档案数字化管理对策研究[J].武汉电力职业技术学院学报，2019，17（04）：50-52+56. [2]姚水英.数字化档案推动新时期档案管理工作的开展[J].兰台内外，2019（31）：3-4. |
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