| 标题 | 新时期科研院所档案管理工作的构建与优化 |
| 范文 | 摘 要：档案记录着科研院所的各项业务工作，同时对科研院所的发展方向有重要的指导作用。科研院所的档案主体是科研课题全过程形成的文件材料。新形势下，课题的类型和开展形式多样，跨领域、跨学科、跨机构成为科研活动开展主要方式，有效开展管理档案，探索新的管理方法迫在眉睫。本文就新时期下科研院所档案管理工作的构建与优化方法进行探究，希望能够提高科研院所档案管理的效率和质量。 关键词：新时期;科研院所;档案管理工作;优化方法 基金项目：中国科学院档案馆专项课题“分院系统档案工作管理体系的构建与优化”（项目编号：2017-02-001）。 新时期下科研院所档案管理的数量与难度呈现爆炸性增长，为档案工作带来了新的机遇和挑战。科研院的档案工作必须顺应时代发展的需求，采取有效的保障措施和切实可行的对策进行构建和优化，以满足科研工作的需求。现阶段信息技术发展高速发展，档案信息化建设是档案管理工作的转型升级，双套制成为新时期档案管理工作的主流模式。笔者结合自己的工作经验以及专业知识，就新时期下科研院所档案管理工作的构建与优化展开分析，提出新时期档案管理工作中遇到的问题与困难，探究数字化与档案管理融合的方法。 1 档案管理工作构建与优化的意义 1.1 提升档案管理水平 科研院所档案资源丰富、门类众多。数字档案建设是新形势档案工作发展的趋势，“双套制”的出现为档案管理提供了双重保障。数字档案建设需要有良好的档案环境，包括健全的档案管理机制，牢固的档案安全体系、良好的档案工作网络，以及恪守职责兼职档案员等。数字档案建设将更好地理顺和解决影响科研院所档案工作的一系列问题，进一步提升档案管理水平。 1.2 加大档案资源建设力度 档案资源建设是档案管理工作的重要内容之一。科研管理工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里。科研院所开展课题的类型和形式多样，跨领域、跨学科、跨机构成为科研活动开展主要方式。传统档案以纸质的形式存在，而现代科研数据存在的形式多样，如业务系统或应用平台中存在大量的电子档案数据。以传统纸质收集保存的方式，存在电子数据难以收集的问题。档案管理工作优化之后，管理人员改善档案管理环境，强化档案数字资源管理模式，加强对特殊载体档案和科研过程中的原生电子文件归档管理，实现对跨领域、跨学科、跨机构的科研项目数据资源共享。 1.3 推动档案规范化管理 档案管理规范化是新时期档案管理的要求。传统档案管理存在后端管理的弊病，严重影响研究所档案收集的完整性。通过前端介入，制定规范化的业务管理流程和操作程序，并对归档工作流程和标准进行有效的监督和检查，尤其加强科研课题开展过程中形成的实验数据和实验记录的监管，才能确保档案管理工作规范、科学有序地开展。 1.4 为科研诚信保驾护航 档案资源的开发利用是档案工作存在的意义所在。最近中办国办印发《关于进一步加强科研诚信建设的若干意见》。该意见明确，严肃查处严重违背科研诚信的行为，并要求完善科研诚信管理工作机制和责任体系、加强科研活动全流程诚信管理。科技档案是科研课题、科技成果全过程的反映，是真实的记录。规范科研档案管理，健全原始实验数据记录是建立科研诚信的重要保障。 2 科研院所档案管理工作存在的问题 2.1 缺少健全的档案管理体系 缺少健全完善的档案管理体系是影响当前科研院所档案管理质量的重要因素。档案工作管理流程不明确，档案工作网络运行呆滞，档案主管机构和专兼职档案员工作不遵照档案管理体系开展工作;档案制度执行力度不够，没有贯穿和纳入科研院所的各项管理制度中，如科研项目管理制度、基本建设项目管理制度、会计管理制度等，与外单位签定的合同和协议无写入对完成工作的归档要求;没有建立配套的监督检查办法，对归档的要求没有纳入职工的考核体系，对归档是否完成没有相关的奖惩制度。 2.2 归档意识薄弱 科研院所发展的重点工作是科研工作，因此科研课题档案是科研院所档案工作的主体。大部分科研院所的科技档案管理管理工作存在项目课题研究过程性材料、原始性材料归档较少;纸质材料多，其他载体材料少，以及档案材料分散在组长和科技人员手里等问题。科研人员的档案意识不强，没有认识到归档工作是对国家负责、对单位负责和对个人负责应尽的义务;或者为了对所开展研究领域成果的保密，或者认为档案工作就是简单的文件保管工作，对学术研究没有太大的帮助等原因，拒绝向档案室移交材料，尤其是核心件材料和工艺技术材料。另外，部分科研院所没有足够的资金用于支撑档案管理的开支，整体的不重视导致档案管理人员在工作中不能尽职尽责。 2.3 档案信息化建设滞后 信息化技術作为当今社会最发达的技术之一，其出现改变了我们的生产生活方式，各个行业都在借助信息技术实现行业革新与转型，档案工作也不例外。新时期下科研院所开展课题的类型和形式多样，存储的形式也不仅限于纸质形式，电子数据广泛存在。档案信息化建设滞后直接影响电子数据的统一管理和妥善保存，造成档案电子数据流失。同时，档案信息化建设滞后影响档案的利用，无法做到便捷查阅和高效共享。 2.4 管理人员专业素养不足 档案工作横跨百业，档案管理人员专业素养决定着档案管理的质量及效率。管理人员专业素养不足体现在缺乏档案专业知识，没有经过系统培训;不了解科研院所工作的工作职能和流程，对档案的监督和指导到位;对计算机和网络等信息技术存在知识漏洞;身兼数职，没有足够时间和精力管理各类档案;缺乏主动服务意识，无奉献精神等等。 3 新时期下科研院所档案管理工作的构建与优化方法 3.1 构建完善的档案资源体系 “收得齐”是科研院所档案管理资源体系建设主要内容。覆盖科研院所各项工作而形成档案应做到“应收尽收、应归尽归”，真实记录科研院所的发展历程。科研院所要加强对档案工作的重视，充分认识到档案资源建设对科研院所未来可持续发展的信息服务和保障。建立健全档案管理机制，制定档案管理规章制度，组织完善档案工作网络，建立预立卷制度，保证档案内容的完整性、准确性和系统性。专兼职档案管理员树立参与观念和超前意识，从源头抓起，熟悉科研院所的各项工作管理流程以及可能产生的各类文件材料，加强对各类档案的过程材料收集。对于档案不明确的活动，尤其档案管理模式发生变化的科研活动，更需要与业务部门开展沟通和交接，确保档案收集齐全。同时要保障档案室内部环境符合存储要求，定期对档案进行检查，损毁以及污染的档案给予修复，保障档案的完整性。 3.2 构建有效的档案利用体系 “用得好”是科研院档案利用体系建设的核心所在。档案源于工作，用于工作。管理人员要以坚持全面、历史、发展的原则综合考虑，对档案的价值进行鉴定。鉴定档案价值的目的 是为了更加科学、妥善的保管档案，因此档案管理人员要提升专业素养，以免出现鉴定误判，影响档案的价值。科院院所档案部门要创新服务机制，改变被动服务、利用方式单一的状态，丰富档案服务内容，完善服务手段，构建档案信息服务新体系，充分开发利用档案信息资源，满足科研院所档案利用的需求，满足科研人员对不同类型档案的需求。比如对档案信息进行分析和研究，建立具有特色的信息数据库和科研成果数据库，辅助科研院所的科学研究和科学决策;利用库藏档案，结合需求，开展档案编研工作，不仅发挥档案价值，还能起到保护档案的作用，尤其是对珍藏的孤本，可以更好地保护原件。 3.3 构建牢固的档案安全体系 档案是为历史服务，科研院所应把档案安全体系建设提升到战略的高度来认识，把“管得住”作为档案安全体系建设的底线。档案安全建设是一项系统工程，涉及档案管理的收管存用每个环节，包括存贮环境安全、利用环节安全、管理过程安全、保护技术安全、网络环境安全等一系列整体措施。科研院所的档案内容涉及科研领域和科技成果，安全保密意识更要警钟长鸣、长抓不懈，对涉密档案保存和利用要履行严格的审批手续。另外，档案的信息化建设过程中，尤其要注意档案数字资源长期保存和安全灾备。 3.4 构建前瞻的档案信息化管理平台 信息化建设能力的提高是科研院所档案管理水平提升的重要措施。科研院所应大力倡导信息化技术在档案管理中的运用，将档案信息化建设纳入科研院所的信息化建设规划中，同步部署和实施。数字档案室的建设是档案管理工作转型升级的必由之路。科研院所应结合档案管理工作实际，根据数字档案室的构建要求，健全规范档案管理制度和工作流程;从数字档案建设的角度，梳理研究所现有的各类办公平台或应用系统，理清数字档案室建设的技术路线、功能需求与融合点。同时数字档案室建设是一项实践性很强和探索性的工作，不可能一步到位，要统筹谋划，分步实施。如纸质归档管理的制度规范与工作流程;运行系统的选择与研发;线上线下并行试点推进;系统建设与业务管理系统的融合等。当前，运行系统的选择与经费投入、技术人员与技术研发力量薄弱仍是档案信息化难以推进的主要原因。 3.5 提升档案管理人员的综合素质 新时期的档案管理人员应该复合型人才，具备档案专业技能，熟知档案管理制度的同时，还需全面了解科研院所的整体情况，对科研院所的各项管理工作基本流程和对所涉及的科研领域的基本知识有所了解，才能从全局考虑归档文件材料的收集与整理，做好各类档案管理工作，并提供优质服务，满足科研院所对档案的需求。优秀的档案管理人员会利用自身的知识规范各类档案的归档流程，研究改进措施，完善科研院所的档案管理，积极探索适合本研究所的档案管理方法。随着档案信息化的建设，档案管理人员要努力掌握信息管理技术以及计算机领域的新知识，与信息时代接轨。 4 结束语 档案管理工作改革是顺应当前社会发展需求的必然举措，但是改革不是一蹴而就的，是一个循序渐进的过程，需要充分认识到档案管理改革的重要性，并制定出合理的构建优化方案。科研院所的档案管理任务重、意义大，改革优化势在必行，要以创新档案管理模式，运用更科学、更高效、更便捷的形式来开展档案管理，提升效率和质量，为科研院所的发展提供支撑和服务。本文对新时期下科研院所档案管理工作的构建与优化方法的分析存在很多不足之处，将在实践中持续改进。 参考文献 [1]邓源.科研院所档案管理问题初探[J].企業科技与发展，2008，（12）：219-221. [2]岳素芳.加强科研院所档案“三个体系”建设探析[J].机电兵船档案，2013（6）：41-43. [3]张艳路.高效开展科研院所档案管理的策略研究[J].城建档案，2019.10：79-80 作者简介 苗碧芸（1970-），女，汉，广东，高级业务主管，馆员，大学本科，中国科学院广州分院，档案管理。 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。